30 Otázky a odpovědi na pohovor s administrativním asistentem
Zde jsou otázky a odpovědi na pohovor s administrativním asistentem pro začátečníky i zkušené kandidáty na vedoucí kanceláře a asistenty administrátora, aby získali svou vysněnou práci.
1) Co je administrativní asistent?
Administrativní asistent je osoba odpovědná za plnění různých úkolů. Patří mezi ně pomoc při vedení záznamů, sjednávání schůzek a provádění podobných úkolů. Osoba, která chce pracovat jako administrativní asistent, také pracuje na psaní, ukládání a kancelářských činnostech.
Zdarma ke stažení PDF: Otázky a odpovědi na pohovor s administrativní asistentkou
2) Jaké jsou nejdůležitější vlastnosti potřebné k tomu, abyste se stali administrativním asistentem?
Důležité vlastnosti potřebné k tomu, abyste se stali administrativním asistentem, jsou:
- Koordinace týmu: Je to činnost, která zajišťuje, že je ve správný čas provedena správná akce.
- Kvalita time managementu: Je to způsob, jak kandidát plánuje a řídí aktivity.
- Kvalita plánování schůzek: Tato kvalita zahrnuje úkoly spojené s organizováním obchodních nebo projektových schůzek.
- Kvalita komunikace: Tato kvalita zahrnuje verbální i neverbální konverzaci mezi kolegy v kanceláři.
- Znalost zpracování textu: Je potřeba k vytvoření reportu, vytvoření a editaci dokumentů atp.
- Vyřizování emailů a telefonátů: E-maily a hovory mohou být od kolegů z kanceláře a klientů.
- Vytváření a udržování záznamů v systému: Mohou to být důležité informace související s podnikáním, které by měl spravovat správce.
- Sjednávání schůzek: Zahrnuje činnosti související se jmenováním kandidáta klienta a dalších zdrojů organizace
3) Jak zvládnout více supervizorů jako asistent administrátora?
Administrátor může pracovat s více supervizory tím, že jim poskytne potřebnou podporu. Může také zahrnovat rozdělení pracovní části spolupracovníkům. V případě, že se objeví nějaké prioritní úkoly, měl by je řešit asistent administrátora.
4) Jak pracovat jako administrativní pomoc, když čelíte tlaku?
Když administrativní pomoc čelí tlaku, může být řízena pomocí:
- organizační schopnosti
- Přesměrování stresové energie na užitečnou kreativní energii.
5) Jak může administrativní pomoc zvládnout každodenní úkol?
Administrativní pomoc může spravovat každodenní úkoly:
- Vytvoření seznamu úkolů.
- Seřazení seznamu od nejdůležitějšího po nejméně.
- Umístění seznamu úkolů někam, kam ho zaměstnanec vidí.
- Vyhněte se úkolům, které nejsou povinné.
- Stanovte termín pro prioritní úkoly.
6) Vysvětlete základní software potřebný pro administrativní práci
Základní software potřebný pro administrativní práci je:
- Plánovací software: výhled a Kalendář Google.
- E-mailové aplikace a software: Gmail, Yahoo, Hotmail atd.
- Tabulkový software: Excel a Google Sheet.
- Prezentační software: Microsoft PowerPoint a Slideshare.
- Software pro tvorbu dokumentů: MS Word, Google Doc.
7) Proč je verbální komunikace důležitá v administrativních asistenčních pozicích?
Verbální komunikace je důležitá v práci administrativního asistenta, protože:
- Administrativní asistenti musí podporovat celé pracoviště. Osoba si pravidelně dopisuje s manažery a spolupracovníky.
- Je to užitečné při rozhovoru po telefonu nebo s osobou, která se účastní jednání a konverzuje se zákazníky.
- Verbální komunikace zahrnuje naslouchání a odpovídající reakci. To lze provést pomocí správného tónu pro danou situaci.
8) Kdo je vedoucí kanceláře?
Kancelářský manažer je někdo, kdo zajišťuje, že kancelářské povinnosti jsou splněny efektivně a efektivně. Tato osoba také přiděluje úkol ostatním zaměstnancům.
9) Jaké jsou výhody administrativního asistenta?
Výhody konkrétního administrativního asistenta jsou:
- Administrativní asistent může uvolnit mysl.
- Osoba, která pracuje jako administrativní pracovník, zefektivňuje administrativní povinnosti.
- Vítejte další lidé přicházejí do kanceláře.
- Může vyplnit slabost nebo mezeru v podnikání.
10) Jak žonglovat se soutěžními úkoly v roli administrativního asistenta?
Administrativní pomoc může žonglovat s konkurenčními úkoly správným řízením času a upřednostňováním práce. Osoba to může také udělat tak, že k dokončení úkolu zapojí více členů z týmu.
11) Proč je důležité osvojit si adaptivní dovednosti u administrativního asistenta?
Přijetí adaptivních dovedností v administrativním asistentovi je důležité, protože:
- Poskytuje flexibilitu při změně a přizpůsobení práce odpovídajícím způsobem.
- Člověk může řídit a uspořádat konfliktní priority složeným způsobem.
- To dává administrativním asistentům pozitivní přístup k jejich úkolům.
12) Jakým běžným problémům čelí administrativní asistenti?
Běžné problémy, kterým čelí administrativní asistenti, jsou:
- Zabývat se různými pracovními strategiemi:
Vztahuje se k plánu práce, kde různé situace vyžadují různé strategie k dokončení.
- Přerušení v práci:
Spolupracovníci společnosti očekávají, že budou kdykoli k dispozici. Administrativní asistent mnohokrát dostává e-maily v každou pracovní dobu. Tato situace může vést k přerušení plnění důležitých úkolů.
- Přijetí nové projektové práce:
Administrativní asistent musí poskytovat mnoho služeb různým lidem v podniku. Proto v tomto scénáři může být přijetí nových projektových prací a prioritních úkolů náročné.
- Jezero soukromí v kanceláři:
Administrativní asistenti mají zřídka své kancelářské prostory, což je osobní. Obecně musí sedět v blízkosti společných prostor. Existuje tedy vysoká šance, že v kanceláři bude jezero soukromí.
13) Co dělat, když jeden zaměstnanec nevycházel s ostatními spolupracovníky?
V případě, že jeden zaměstnanec nevycházel s ostatními spolupracovníky, pak se podívejte na akce, abyste viděli, že děláte cokoli, co může přispět k současné situaci.
14) Co je dotykové psaní?
Psaní dotykem je schopnost používat paměť bez použití zraku k nalezení kláves na klávesnici.
15) Jak odpovídat na otázky ohledně chování administrativního asistenta při pohovoru pomocí STAR?
Postupujte podle následujícího postupu a odpovězte na otázky v rozhovoru pomocí techniky STAR.
- Najděte vhodný příklad.
- Vytvořte rozložení, které může snadno popsat konkrétní situaci.
- Zvýrazněte úkol, na kterém se daná osoba podílela.
- Podělte se o akci, kterou člověk provedl.
- Podělte se o výsledek, který má administrativní asistent.
16) Vysvětlete něco o týmovém hráči
Týmový hráč je člověk, který může snadno spolupracovat s členem skupiny nebo týmu. Obchodní týmy vyžadují týmové hráče, aby dosáhly svých cílů.
17) Vysvětlete charakteristiku týmového hráče v administrativní asistentské práci
Charakteristiky týmového hráče v práci administrativního asistenta jsou:
- Pochopte roli: Členové týmu organizací by měli poskytovat dobré výsledky a ziskovost. To může vyjasnit očekávání ohledně cílů.
- Přijímání rozhodnutí: Administrativní asistent je zodpovědný za rozhodnutí, zda bude tým funkční, nefunkční nebo vysoce výkonný.
- Týmu se zavázal: Tým je skupina kompetentních a obětavých lidí. Vedoucí tohoto týmu by měl překážky související s dovednostmi, školením a řízením výkonu.
- Zaměřené na budoucnost a optimistické: Tým by se měl na sebe dívat optimisticky. Dobrý týmový přístup může fungovat strategicky a předvídat různé akce pro růst podniku.
18) Co je to právní asistent správce?
Právní asistenti jsou profesionální lidé, kteří podporují právníky v právním prostředí.
19) Uveďte důležité vlastnosti asistenta právního administrátora
důležité vlastnosti asistenta právního administrátora jsou:
- Asistent právního administrátora provádí právní analýzy a průzkumy.
- Vykládat rozhodnutí, zákony a předpisy v dokumentech.
- Vytvářejte, korigujte a revidujte návrhy právních dokumentů.
- Vedení záznamů s tištěnou a elektronickou kopií dokumentů.
- Získejte potřebné informace od jiných agentur nebo společností k dokončení úkolu.
- Vytvářejte a spravujte informace a také generujte referenční nástroje, které vám usnadní práci.
- Vytvářejte a formátujte právní zprávy týkající se managementu.
- Pravidelně udržovat a aktualizovat sledovací systémy a databáze.
- Odpovídejte na dotazy, které se týkají právního případu.
- Zajistěte efektivní a efektivní administrativní informace a pomoc.
20) Jaké jsou požadavky na právního administrativního asistenta?
Požadavky na právního administrativního asistenta jsou:
- Analytický myslitel a badatelská dovednost.
- Schopnost porozumět a interpretovat dokumenty používané pro právní účely.
- Dobré organizační schopnosti.
- Schopnost dodržovat termíny.
- Měl by pracovat samostatně nebo jako součást týmu.
- Písemné a komunikační dovednosti.
- Zkušený v Lexis-Nexis, USAO, Microsoft Office a plánovacím softwaru.
21) Jaké jsou nejlepší řízení projektů aplikace potřebné pro asistenta administrátora?
Nejlepší aplikace pro řízení projektů potřebné pro asistenta administrátora jsou:
- RationalPlan: RationalPlan je snadno použitelný softwarový balík používaný k plánování, správě a sledování obchodních projektů. Jedná se o desktopovou aplikaci vyvinutou společností Stand By Soft.
- Trello: Trello je webový nástroj pro řízení projektů vytvořený Fog Creek Software v roce 2011. Tento nástroj pro spolupráci pomáhá asistentovi administrátora organizovat projekty na palubě.
- Vzduchovatelný: Jedná se o řešení projektového řízení, které je vhodné pro organizace a podniky všech velikostí. Nabízí funkce organizace a spolupráce v efektivním a mobilním stolním řešení
- Nevyřízené položky: Nevyřízené položky jsou vynikající software pro správu projektů, který je bohatý na funkce a přitom se snadno používá. Plány jsou nákladově efektivní s více možnostmi předplatného a jsou účtovány na společnost, nikoli na uživatele. K dispozici jsou verze hostované v cloudu i on-premise a také bezplatný plán.
22) Jak předvídat obchodní potřeby?
Asistent administrátora může předvídat obchodní potřeby:
- Převzít iniciativu k podpoře podnikání namísto čekání na směr nebo schválení.
- Dokončení klíčového úkolu, aniž byste se museli kohokoli ptát.
- Naučte se řešit problémy a jejich komplikace.
23) Vysvětlete vynalézavost
Vynalézavost se týká schopnosti překonávat obtíže. Člověk, který rád pracuje jako asistent administrátora, by měl znát věci, které je potřeba k osvojení. Obchodní požadavky se mění rychlým tempem, a proto je člověk musí rychle přijmout.
24) Vysvětlete důležitost emoční inteligence v práci asistenta administrátora
Důležitost emoční inteligence v práci asistenta administrátora je:
- Pomáhá člověku snadno spolupracovat s ostatními spolupracovníky společnosti.
- Emoční inteligence může člověku umožnit porozumět emocím druhých.
- Umožňuje asistentovi administrátora řídit emoce kolegů.
- Emoční inteligence může pomoci asistentovi administrátora najít a zvládnout stres.
25) Vysvětlete efektivní komunikaci
To je důležitá otázka, kterou si klade tazatel. Efektivní komunikace znamená komunikaci mezi lidmi takovým způsobem, že sdělení je:
- Správně zakódováno a přijato
- Doručujte přes správný kanál
- Správně dekódováno a také srozumitelné příjemci.
V podnikání se komunikace nazývá efektivní, když data nebo informace sdílené mezi zaměstnanci vedou k obchodnímu úspěchu.
26) Uveďte potřebnou kvalifikaci právního administrativního asistenta?
Potřebná kvalifikace právního administrativního asistenta je:
- Paralegal osvědčení.
- Bakalářský diplom z práva.
- Zkušenosti v právním prostředí.
27) Co myslíte faxováním dokumentace?
Dokumentace faxování se týká přenosu nebo příjmu textových dokumentů faxem.
28) Co znamená prověřování hovoru?
Prověřování hovoru je proces vyhodnocování telefonních hovorů před rozhodnutím, zda odpovědět nebo ne.
29) Proč je vedení deníku důležité?
Správa diáře je důležitá pro sledování událostí nebo schůzek.
30) Co je Microsoft Excel?
MS Excel je mřížkový program, který se používá k vytvoření mřížky vzorců, čísel a textu specifikujících výpočty.
Tyto otázky na pohovoru také pomohou ve vašem životě (ústních)
Máš rád:
