30 Ερωτήσεις και Απαντήσεις Συνέντευξης Βοηθού Διοικητικού
Ακολουθούν ερωτήσεις και απαντήσεις συνέντευξης Βοηθού Διοικητικού για νεοφώτιστους, καθώς και έμπειρους υποψηφίους για στελέχη γραφείου και βοηθούς διαχειριστή για να πάρουν τη δουλειά των ονείρων τους.
1) Τι είναι ο διοικητικός βοηθός;
Ένας διοικητικός βοηθός είναι ένα άτομο υπεύθυνο για την εκτέλεση διαφόρων καθηκόντων. Αυτά περιλαμβάνουν βοήθεια για την τήρηση αρχείων, την πραγματοποίηση συναντήσεων και την εκτέλεση παρόμοιων εργασιών. Το άτομο που θέλει να εργαστεί ως διοικητικός βοηθός εργάζεται επίσης για δραστηριότητες δακτυλογράφησης, αρχειοθέτησης και σχετικές με το γραφείο.
Δωρεάν λήψη PDF: Ερωτήσεις και απαντήσεις για συνέντευξη βοηθού διοικητικού συμβουλίου
2) Ποια είναι τα πιο σημαντικά προσόντα που χρειάζονται για να γίνεις διοικητικός βοηθός;
Τα σημαντικά προσόντα που απαιτούνται για να γίνει κάποιος διοικητικός βοηθός είναι:
- Συντονισμός της ομάδας: Είναι μια δραστηριότητα που διασφαλίζει ότι η σωστή δράση γίνεται την κατάλληλη στιγμή.
- Ποιότητα διαχείρισης χρόνου: Είναι ένας τρόπος με τον οποίο ένας υποψήφιος σχεδιάζει και διαχειρίζεται τις δραστηριότητες.
- Ποιότητα προγραμματισμού συνεδριάσεων: Αυτή η ποιότητα περιλαμβάνει εργασίες που σχετίζονται με την οργάνωση συναντήσεων επιχειρήσεων ή έργου.
- Ποιότητα επικοινωνίας: Αυτή η ποιότητα περιλαμβάνει τόσο λεκτική όσο και μη λεκτική συνομιλία μεταξύ συναδέλφων γραφείου.
- Γνώσεις επεξεργασίας κειμένου: Χρειάζεται για τη δημιουργία της αναφοράς, τη δημιουργία και την επεξεργασία εγγράφων κ.λπ.
- Αντιμετώπιση email και τηλεφωνικών κλήσεων: Τα email και οι κλήσεις μπορεί να είναι συναδέλφων γραφείου και πελατών.
- Δημιουργία και διατήρηση αρχείων στο σύστημα: Αυτές μπορεί να είναι σημαντικές πληροφορίες σχετικά με την επιχείρηση που πρέπει να διαχειρίζεται ο διαχειριστής.
- Κανονισμός ραντεβού: Περιλαμβάνει δραστηριότητες που σχετίζονται με το διορισμό υποψηφίου πελάτη και άλλους πόρους του οργανισμού
3) Πώς να χειριστείτε πολλούς επόπτες ως βοηθός διαχειριστή;
Ο βοηθός διαχειριστή μπορεί να χειριστεί πολλούς επόπτες παρέχοντας την απαραίτητη υποστήριξη. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τη διανομή ενός τμήματος εργασίας σε συναδέλφους. Σε περίπτωση που προκύψουν εργασίες προτεραιότητας, τότε ο βοηθός διαχειριστή θα πρέπει να τις αντιμετωπίσει.
4) Πώς να εργαστείτε ως διοικητική βοήθεια όταν αντιμετωπίζετε πίεση;
Όταν η διοικητική βοήθεια αντιμετωπίζει πίεση, μπορεί να αντιμετωπιστεί χρησιμοποιώντας:
- ικανότητες οργάνωσης
- Ανακατεύθυνση της ενέργειας του στρες σε χρήσιμη δημιουργική ενέργεια.
5) Πώς μπορεί η διοικητική βοήθεια να διαχειριστεί την καθημερινή εργασία;
Η διοικητική βοήθεια μπορεί να διαχειριστεί την καθημερινή εργασία με:
- Δημιουργία λίστας υποχρεώσεων.
- Κατάταξη της λίστας από το πιο σημαντικό στο λιγότερο.
- Τοποθετώντας τη λίστα υποχρεώσεων κάπου όπου μπορεί να δει ο εργαζόμενος.
- Αποφύγετε εργασίες που δεν απαιτούνται.
- Ορίστε την προθεσμία για τις εργασίες προτεραιότητας.
6) Εξηγήστε το βασικό λογισμικό που απαιτείται για τη διοικητική εργασία
Το βασικό λογισμικό που απαιτείται για τη διοικητική εργασία είναι:
- Λογισμικό προγραμματισμού: θέα και το Ημερολόγιο Google.
- Εφαρμογές και λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Gmail, Yahoo, Hotmail κ.λπ.
- Λογισμικό υπολογιστικών φύλλων: Excel και Google Sheet.
- Λογισμικό παρουσίασης: Microsoft PowerPoint και Slideshare.
- Λογισμικό δημιουργίας εγγράφων: MS Word, Έγγραφο Google.
7) Γιατί η λεκτική επικοινωνία είναι σημαντική στις εργασίες διοικητικής βοήθειας;
Η προφορική επικοινωνία είναι σημαντική σε μια εργασία βοηθού διοικητικού συμβουλίου επειδή:
- Οι διοικητικοί βοηθοί πρέπει να υποστηρίζουν ολόκληρο τον χώρο εργασίας. Το άτομο αλληλογραφεί τακτικά με διευθυντές και συναδέλφους.
- Είναι χρήσιμο όταν έχετε μια συνομιλία στο τηλέφωνο ή με ένα άτομο που συμμετέχει στη συνάντηση και συνομιλεί με πελάτες.
- Η λεκτική επικοινωνία περιλαμβάνει την ακρόαση και την κατάλληλη απάντηση. Μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας τον σωστό τόνο για την περίσταση.
8) Ποιος είναι ο διευθυντής γραφείου;
Διευθυντής γραφείου είναι κάποιος που διασφαλίζει ότι τα καθήκοντα γραφείου ολοκληρώνονται τόσο αποτελεσματικά όσο και αποδοτικά. Αυτό το άτομο αναθέτει επίσης την Εργασία σε άλλα μέλη του προσωπικού.
9) Ποια είναι τα πλεονεκτήματα της ύπαρξης διοικητικού βοηθού;
Τα πλεονεκτήματα της ύπαρξης συγκεκριμένου διοικητικού βοηθού είναι:
- Ένας διοικητικός βοηθός μπορεί να ελευθερώσει το μυαλό.
- Το άτομο που εργάζεται ως διοικητικός μπορεί να εξορθολογίσει τα καθήκοντα γραφείου.
- Καλώς ήρθατε και άλλοι άνθρωποι έρχονται στο γραφείο.
- Μπορεί να καλύψει την αδυναμία ή το κενό της επιχείρησης.
10) Πώς να κάνετε ταχυδακτυλουργικές εργασίες σε ανταγωνιστικές εργασίες σε ρόλο διοικητικού βοηθού;
Η διοικητική βοήθεια μπορεί να κάνει ταχυδακτυλουργίες σε ανταγωνιστικές εργασίες με τη σωστή διαχείριση του χρόνου και την ιεράρχηση της εργασίας. Ένα άτομο μπορεί επίσης να το κάνει αυτό εμπλέκοντας περισσότερα μέλη από μια ομάδα για να ολοκληρώσουν την εργασία.
11) Γιατί είναι σημαντική η υιοθέτηση της προσαρμοστικής ικανότητας στον διοικητικό βοηθό;
Η υιοθέτηση προσαρμοστικών δεξιοτήτων στον βοηθό διοικητικού συμβουλίου είναι σημαντική γιατί:
- Παρέχει ευελιξία στην αλλαγή και προσαρμογή της εργασίας ανάλογα.
- Ένα άτομο μπορεί να διαχειριστεί και να διατάξει αντικρουόμενες προτεραιότητες με συγκροτημένο τρόπο.
- Δίνει στους διοικητικούς βοηθούς μια θετική στάση απέναντι στα καθήκοντά τους.
12) Ποιες είναι οι κοινές προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι διοικητικοί βοηθοί;
Οι κοινές προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι διοικητικοί βοηθοί είναι:
- Ασχοληθείτε με διάφορες στρατηγικές εργασίας:
Αναφέρεται στο σχέδιο εργασίας όπου διαφορετικές καταστάσεις απαιτούν διαφορετικές στρατηγικές για να ολοκληρωθούν.
- Διακοπή στην εργασία:
Οι συνάδελφοι της εταιρείας αναμένουν να είναι διαθέσιμοι ανά πάσα στιγμή. Πολλές φορές ο βοηθός διαχείρισης λαμβάνει email σε όλες τις ώρες εργασίας. Αυτή η κατάσταση μπορεί να οδηγήσει σε διακοπή στην ολοκλήρωση σημαντικών εργασιών.
- Υιοθέτηση νέων εργασιών έργου:
Ένας διοικητικός βοηθός πρέπει να παρέχει πολλές υπηρεσίες σε διαφορετικούς ανθρώπους της επιχείρησης. Ως εκ τούτου, σε αυτό το σενάριο η υιοθέτηση νέων εργασιών έργου και προτεραιοτήτων μπορεί να γίνει δύσκολη.
- Η λίμνη της ιδιωτικότητας στο γραφείο:
Οι διοικητικοί βοηθοί σπάνια έχουν τον χώρο του γραφείου τους, ο οποίος είναι προσωπικός. Γενικά, πρέπει να κάθονται κοντά σε κοινόχρηστους χώρους. Έτσι, υπάρχουν μεγάλες πιθανότητες για μια λίμνη ιδιωτικότητας στο γραφείο.
13) Τι να κάνετε εάν ένας υπάλληλος δεν τα είχε με άλλους συναδέλφους;
Σε περίπτωση που ένας υπάλληλος δεν τα κατάφερε με άλλους συναδέλφους, τότε κοιτάξτε τις ενέργειες για να δείτε ότι κάνετε οτιδήποτε μπορεί να συμβάλει στην τρέχουσα κατάσταση.
14) Τι είναι η πληκτρολόγηση αφής;
Η πληκτρολόγηση με άγγιγμα είναι μια δυνατότητα χρήσης της μνήμης χωρίς τη χρήση της αίσθησης όρασης για την εύρεση των πλήκτρων του πληκτρολογίου.
15) Πώς να απαντήσετε σε ερωτήσεις συνέντευξης βοηθού διοικητικής συμπεριφοράς χρησιμοποιώντας το STAR;
Ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία για να απαντήσετε σε ερωτήσεις συνέντευξης χρησιμοποιώντας την τεχνική STAR.
- Βρείτε ένα κατάλληλο παράδειγμα.
- Κάντε μια διάταξη που μπορεί εύκολα να περιγράψει μια συγκεκριμένη κατάσταση.
- Επισημάνετε την Εργασία στην οποία συμμετείχε το άτομο.
- Μοιραστείτε τι ενέργειες έκανε ένα άτομο.
- Μοιραστείτε το αποτέλεσμα που έλαβε ο βοηθός διαχείρισης.
16) Εξηγήστε για έναν παίκτη της ομάδας
Ο ομαδικός παίκτης είναι ένα άτομο που μπορεί εύκολα να συνεργαστεί με ένα μέλος μιας ομάδας ή ομάδας. Οι επιχειρηματικές ομάδες απαιτούν παίκτες της ομάδας για να επιτύχουν τους στόχους τους.
17) Εξηγήστε τα χαρακτηριστικά ενός ομαδικού παίκτη στην εργασία του διοικητικού βοηθού
Τα χαρακτηριστικά ενός ομαδικού παίκτη στην εργασία του διοικητικού βοηθού είναι:
- Κατανοήστε τον ρόλο: Τα μέλη της ομάδας των οργανισμών πρέπει να παρέχουν καλά αποτελέσματα και απόδοση κερδοφορίας. Αυτό μπορεί να ξεκαθαρίσει την προσδοκία για τους στόχους.
- Λήψη απόφασης: Ένας διοικητικός βοηθός είναι υπεύθυνος για να αποφασίσει εάν η ομάδα θα είναι λειτουργική, δυσλειτουργική ή υψηλών επιδόσεων.
- Δεσμευμένοι στην ομάδα: Η ομάδα μια ομάδα ικανών και αφοσιωμένων ανθρώπων. Ο αρχηγός αυτής της ομάδας θα πρέπει να έχει εμπόδια που σχετίζονται με τις δεξιότητες, την εκπαίδευση και τη διαχείριση της απόδοσης.
- Επικεντρωμένοι στο μέλλον και αισιόδοξοι: Η ομάδα πρέπει να βλέπει τον εαυτό της ως αισιόδοξο. Μια καλή ομαδική προσέγγιση μπορεί να λειτουργήσει στρατηγικά και να προβλέπει διάφορες ενέργειες για την ανάπτυξη της επιχείρησης.
18) Τι είναι ένα νομικός βοηθός διαχειριστή;
Οι νομικοί βοηθοί είναι επαγγελματίες που υποστηρίζουν τους δικηγόρους σε νομικό περιβάλλον.
19) Αναφέρετε τα σημαντικά χαρακτηριστικά του βοηθού νομικού διαχειριστή
Τα σημαντικά χαρακτηριστικά του βοηθού νομικού διαχειριστή είναι:
- Ο βοηθός νομικού διαχειριστή εκτελεί νομική ανάλυση και έρευνα.
- Ερμηνεύστε αποφάσεις, νόμους και κανονισμούς στα έγγραφα.
- Δημιουργήστε, διορθώστε και αναθεωρήστε προσχέδια νομικών εγγράφων.
- Τήρηση αρχείων με έντυπη και ηλεκτρονικό αντίγραφο εγγράφων.
- Λάβετε τις απαραίτητες πληροφορίες από άλλους φορείς ή εταιρείες για να ολοκληρώσετε την Εργασία.
- Δημιουργήστε και διαχειριστείτε πληροφορίες και δημιουργήστε επίσης εργαλεία αναφοράς που μπορούν να κάνουν εύκολη την εργασία.
- Κάντε και μορφοποιήστε νομικές εκθέσεις που σχετίζονται με τη διαχείριση.
- Συντηρείτε και ενημερώνετε τακτικά συστήματα παρακολούθησης και βάσεις δεδομένων.
- Απαντήστε σε ερωτήματα που σχετίζονται με νομική υπόθεση.
- Διασφαλίστε αποτελεσματική και αποτελεσματική διοικητική πληροφόρηση και βοήθεια.
20) Ποιες είναι οι προϋποθέσεις για νομικό διοικητικό βοηθό;
Οι απαιτήσεις για νομικό διοικητικό βοηθό είναι:
- Αναλυτικός στοχαστής και ερευνητική ικανότητα.
- Ικανότητα κατανόησης και ερμηνείας εγγράφων που χρησιμοποιούνται για νομικούς σκοπούς.
- Καλές οργανωτικές δεξιότητες.
- Ικανότητα τήρησης προθεσμιών.
- Θα πρέπει να εργάζονται ανεξάρτητα ή ως μέρος μιας ομάδας.
- Γραπτές και επικοινωνιακές δεξιότητες.
- Άριστη γνώση Lexis-Nexis, ΗΠΑ, Microsoft Office και λογισμικό προγραμματισμού.
21) Ποια είναι τα καλύτερα διαχείριση έργου εφαρμογές που χρειάζονται για τον βοηθό διαχειριστή;
Οι καλύτερες εφαρμογές διαχείρισης έργου που απαιτούνται για τον βοηθό διαχειριστή είναι:
- Ορθολογικό Σχέδιο: Το RationalPlan είναι μια εύχρηστη σουίτα λογισμικού που χρησιμοποιείται για το σχεδιασμό, τη διαχείριση και την παρακολούθηση επιχειρηματικών έργων. Είναι μια εφαρμογή για υπολογιστές που αναπτύχθηκε από την Stand By Soft.
- Trello: Το Trello είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο διαχείρισης έργων που δημιουργήθηκε από την Fog Creek Software το 2011. Αυτό το εργαλείο συνεργασίας βοηθά τον βοηθό διαχειριστή να οργανώνει έργα επί του σκάφους.
- Airtable: Είναι μια λύση διαχείρισης έργων που είναι κατάλληλη για οργανισμούς και επιχειρήσεις όλων των μεγεθών. Προσφέρει λειτουργίες οργάνωσης και συνεργασίας σε αποτελεσματικές και φιλικές προς κινητά λύσεις πίνακα
- Απόθεμα: Το backlog είναι ένα εξαιρετικό λογισμικό διαχείρισης έργου που είναι πλούσιο σε χαρακτηριστικά ενώ είναι εύκολο στη χρήση. Τα προγράμματα είναι οικονομικά αποδοτικά με πολλαπλές επιλογές συνδρομής και χρεώνονται ανά εταιρεία και όχι ανά χρήστη. Είναι διαθέσιμες τόσο οι εκδόσεις που φιλοξενούνται στο cloud όσο και οι εκδόσεις εσωτερικής εγκατάστασης, καθώς και ένα δωρεάν πρόγραμμα.
22) Πώς να προβλέψετε τις επιχειρηματικές ανάγκες;
Ο Βοηθός διαχειριστή μπορεί να προβλέψει τις ανάγκες της επιχείρησης:
- Ανάληψη πρωτοβουλίας για υποστήριξη μιας επιχείρησης αντί να περιμένεις οδηγίες ή έγκριση.
- Ολοκληρώνοντας την κρίσιμη εργασία χωρίς να χρειάζεται να ρωτήσω κανέναν.
- Μάθετε πώς να επιλύετε προβλήματα και τις επιπλοκές τους.
23) Εξηγήστε την επινοητικότητα
Η επινοητικότητα αναφέρεται στην ικανότητα να ξεπεραστούν οι δυσκολίες. Το άτομο που του αρέσει να εργάζεται ως βοηθός διαχειριστή πρέπει να γνωρίζει τα πράγματα που χρειάζονται για να υιοθετήσει. Οι επιχειρηματικές απαιτήσεις αλλάζουν με γρήγορο ρυθμό, και ως εκ τούτου, ένα άτομο πρέπει να τις υιοθετήσει γρήγορα.
24) Εξηγήστε τη σημασία της συναισθηματικής νοημοσύνης στη δουλειά του βοηθού διαχειριστή
Η σημασία της συναισθηματικής νοημοσύνης στην εργασία του βοηθού διαχειριστή είναι:
- Βοηθά το άτομο να συνεργαστεί με άλλους συναδέλφους της εταιρείας εύκολα.
- Η συναισθηματική νοημοσύνη μπορεί να επιτρέψει σε ένα άτομο να κατανοήσει τα συναισθήματα των άλλων.
- Επιτρέπει στον βοηθό διαχειριστή να διαχειρίζεται τα συναισθήματα των συναδέλφων.
- Η συναισθηματική νοημοσύνη μπορεί να βοηθήσει τον βοηθό διαχειριστή να βρει και να διαχειριστεί το άγχος.
25) Εξηγήστε την αποτελεσματική επικοινωνία
Αυτή είναι μια σημαντική ερώτηση που τίθεται από τον συνεντευκτή. Αποτελεσματική επικοινωνία σημαίνει επικοινωνία μεταξύ ατόμων με τρόπο που το μήνυμα είναι:
- Σωστά κωδικοποιημένη και λήψη
- Παράδοση μέσω του κατάλληλου καναλιού
- Σωστά αποκωδικοποιημένη καθώς και κατανοητή από τον παραλήπτη.
Σε μια επιχείρηση, η επικοινωνία ονομάζεται αποτελεσματική όταν τα δεδομένα ή οι πληροφορίες που μοιράζονται οι εργαζόμενοι οδηγούν σε επιχειρηματική επιτυχία.
26) Αναφέρετε τα προσόντα που χρειάζεται ένας νομικός διοικητικός βοηθός;
Τα απαιτούμενα προσόντα νομικού διοικητικού βοηθού είναι:
- Πιστοποιητικό παράνομου.
- Πιστοποιητικό πτυχίου νομικής.
- Εμπειρία σε νομικό περιβάλλον.
27) Τι εννοείτε με τον όρο αποστολή τεκμηρίωσης με φαξ;
Η τεκμηρίωση φαξ αναφέρεται είτε στη μετάδοση είτε στη λήψη εγγράφων word από μια συσκευή φαξ.
28) Τι νόημα έχει ο έλεγχος μιας κλήσης;
Ο έλεγχος μιας κλήσης είναι η διαδικασία αξιολόγησης των τηλεφωνικών κλήσεων πριν αποφασίσετε εάν θα απαντήσετε ή όχι.
29) Γιατί είναι σημαντική η διαχείριση ημερολογίου;
Η διαχείριση ημερολογίου είναι σημαντική για την παρακολούθηση των γεγονότων ή των ραντεβού.
30) Τι είναι το Microsoft Excel;
Το MS Excel είναι ένα πρόγραμμα πλέγματος που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία ενός πλέγματος τύπων, αριθμών και υπολογισμών που καθορίζουν κείμενο.
Αυτές οι ερωτήσεις συνέντευξης θα βοηθήσουν επίσης στο viva (προφορικά) σας
Μπορεί να σας αρέσει:
