30 preguntas y respuestas de la entrevista de asistente administrativo
Aquí hay preguntas y respuestas de entrevistas de asistente administrativo para principiantes, así como para ejecutivos de oficina experimentados y candidatos a asistente administrativo para obtener el trabajo de sus sueños.
1) ¿Qué es un asistente administrativo?
Un asistente administrativo es una persona responsable de realizar diversas tareas. Estos incluyen ayudar a mantener registros, hacer citas y realizar tareas similares. La persona que quiere trabajar como asistente administrativo también está trabajando para mecanografía, archivo y actividades relacionadas con la oficina.
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2) ¿Cuáles son las cualidades más importantes que se necesitan para convertirse en asistente administrativo?
Las cualidades importantes necesarias para convertirse en un asistente administrativo son:
- Coordinando el equipo: Es una actividad que asegura que se tome la acción correcta en el momento correcto.
- Calidad de la gestión del tiempo: Es una forma en que un candidato planifica y gestiona actividades.
- Calidad de la programación de reuniones: Esta cualidad incluye tareas relacionadas con la organización de reuniones de negocios o proyectos.
- Calidad de la comunicación: Esta cualidad incluye conversaciones verbales y no verbales entre colegas de oficina.
- Conocimientos en procesamiento de textos: Es necesario para realizar el informe, crear y editar documentos, etc.
- Manejo de correos electrónicos y llamadas telefónicas: Los correos electrónicos y las llamadas pueden ser de colegas de oficina y clientes.
- Creación y mantenimiento de registros en el sistema: Esta puede ser información importante relacionada con el negocio que el administrador debe administrar.
- Organización de citas: Incluye actividades relacionadas con la designación de candidatos a clientes y otros recursos de la organización.
3) ¿Cómo manejar múltiples supervisores como asistente administrativo?
El asistente de administración puede manejar múltiples supervisores proporcionando el apoyo necesario. También puede incluir la distribución de una parte del trabajo a los compañeros de trabajo. En caso de que surjan tareas prioritarias, el asistente administrativo debe abordarlas.
4) ¿Cómo trabajar como auxiliar administrativo ante la presión?
Cuando la asistencia administrativa se enfrenta a presiones, se puede gestionar mediante:
- habilidades organizativas
- Redirigir la energía del estrés en energía creativa útil.
5) ¿Cómo puede la asistencia administrativa gestionar la Tarea diaria?
La asistencia administrativa puede gestionar la tarea diaria mediante:
- Hacer una lista de tareas pendientes.
- Ordenar la lista de más importante a menos.
- Poner la lista de tareas pendientes en algún lugar donde el empleado pueda verla.
- Evite las tareas que no son requeridas.
- Establezca la fecha límite para las tareas prioritarias.
6) Explicar el software básico necesario para el trabajo administrativo
Los software básicos necesarios para el trabajo administrativo son:
- Software de programación: Outlook y Google Calendar.
- Aplicaciones y software de correo electrónico: Gmail, Yahoo, Hotmail, etc.
- Hoja de cálculo: Hoja de Excel y Google.
- Software de presentación: microsoft PowerPoint y Slideshare.
- Software de creación de documentos: MS Word, Documento de Google.
7) ¿Por qué es importante la comunicación verbal en los trabajos de asistencia administrativa?
La comunicación verbal es importante en un trabajo de asistente administrativo porque:
- Los asistentes administrativos necesitan apoyar todo el lugar de trabajo. La persona mantiene correspondencia con gerentes y compañeros de trabajo regularmente.
- Es útil cuando se tiene una conversación por teléfono o con una persona que está participando en la reunión y conversando con los clientes.
- Las comunicaciones verbales incluyen escuchar y responder apropiadamente. Se puede hacer usando el tono correcto para la situación.
8) ¿Quién es el gerente de la oficina?
Un gerente de oficina es alguien que garantiza que las tareas de la oficina se completen de manera efectiva y eficiente. Esta persona también asigna la Tarea a otros miembros del personal.
9) ¿Cuáles son las ventajas de tener un asistente administrativo?
Las ventajas de contar con un auxiliar administrativo específico son:
- Un asistente administrativo puede liberar la mente.
- La persona que trabaja como administrativa puede agilizar las tareas administrativas.
- Bienvenido, otras personas están llegando a la oficina.
- Puede llenar la debilidad o la brecha del negocio.
10) ¿Cómo hacer malabarismos con las tareas competitivas en un puesto de asistente administrativo?
La asistencia administrativa puede hacer malabarismos con las tareas que compiten al administrar adecuadamente el tiempo y priorizar el trabajo. Una persona también puede hacer esto involucrando a más miembros de un equipo para completar la tarea.
11) ¿Por qué es importante adoptar habilidades adaptativas en asistente administrativo?
La adopción de habilidades de adaptación en el asistente administrativo es importante porque:
- Proporciona flexibilidad para cambiar y ajustar el trabajo en consecuencia.
- Una persona puede administrar y ordenar prioridades conflictivas de manera serena.
- Da a los asistentes administrativos una actitud positiva hacia sus tareas.
12) ¿Cuáles son los desafíos comunes que enfrentan los asistentes administrativos?
Los desafíos comunes que enfrentan los asistentes administrativos son:
- Abordar diversas estrategias de trabajo:
Se refiere al plan de trabajo donde diferentes situaciones requieren diferentes estrategias para completar.
- Interrupción en el trabajo:
Los colaboradores de la empresa esperan estar disponibles en todo momento. Muchas veces el asistente administrativo recibe correos electrónicos en todas las horas de trabajo. Esta situación podría provocar una interrupción en la realización de tareas importantes.
- Adopción de un nuevo proyecto de trabajo:
Un asistente administrativo tiene que brindar muchos servicios a diferentes personas de la empresa. Por lo tanto, en este escenario, adoptar un nuevo trabajo de proyecto y tareas prioritarias puede convertirse en un desafío.
- Lago de privacidad en la oficina:
Los asistentes administrativos rara vez tienen su espacio de oficina, que es personal. Generalmente, tienen que sentarse cerca de los espacios comunes. Así que hay muchas posibilidades de que haya un lago de privacidad en la oficina.
13) ¿Qué hacer si un empleado no se llevaba bien con otros compañeros de trabajo?
En caso de que un empleado no se llevara bien con otros compañeros de trabajo, mire las acciones para ver si se está haciendo algo que pueda contribuir a la situación actual.
14) ¿Qué es la escritura táctil?
La escritura táctil es una habilidad para usar la memoria sin usar el sentido de la vista para encontrar las teclas del teclado.
15) ¿Cómo responder a las preguntas de la entrevista del asistente administrativo de comportamiento usando STAR?
Siga el siguiente proceso para responder las preguntas de la entrevista utilizando la técnica STAR.
- Encuentre un ejemplo apropiado.
- Haga un diseño que pueda describir fácilmente una situación particular.
- Resalte la Tarea en la que participó la persona.
- Comparta qué acción tomó una persona.
- Comparte el resultado que obtuvo el asistente administrativo.
16) Explicar sobre un jugador de equipo
Un jugador de equipo es una persona que puede trabajar fácilmente con un miembro de un grupo o equipo. Los equipos de negocios requieren jugadores de equipo para lograr sus objetivos.
17) Explicar las características de un jugador de equipo en el trabajo de auxiliar administrativo
Las características de un jugador de equipo en el trabajo de asistente administrativo son:
- Comprender el papel: Los miembros del equipo de las organizaciones deben proporcionar buenos resultados y rentabilidad. Esto puede aclarar la expectativa sobre los objetivos.
- Toma de decisión: Un asistente administrativo es responsable de decidir si el equipo sería funcional, disfuncional o de alto rendimiento.
- Comprometidos con el equipo: El equipo un grupo de personas competentes y dedicadas. El líder de este equipo debe tener obstáculos relacionados con las habilidades, la capacitación y la gestión del desempeño.
- Enfocado en el futuro y optimista: El equipo debe verse a sí mismo con optimismo. Un buen enfoque de equipo puede trabajar estratégicamente y anticipar diversas acciones para el crecimiento del negocio.
18) ¿Qué es un legal ¿asistente administrativo?
Los asistentes legales son personas profesionales que apoyan a los abogados en un entorno legal.
19) Mencione las características importantes del asistente administrativo legal
Las características importantes del asistente de administración legal son:
- El asistente de administración legal realiza análisis e investigaciones legales.
- Interpretar sentencias, leyes y reglamentos en los documentos.
- Crear, corregir y revisar borradores de documentos legales.
- Mantenimiento de registros con copia impresa y copia electrónica de documentos.
- Obtenga la información necesaria de otras agencias o empresas para completar la Tarea.
- Cree y administre información, y también genere herramientas de referencia que puedan facilitar el trabajo.
- Realizar y formatear informes legales relacionados con la gestión.
- Mantener y actualizar periódicamente los sistemas de seguimiento y las bases de datos.
- Responder consultas relacionadas con un caso legal.
- Asegurar una información y asistencia administrativa eficaz y eficiente.
20) ¿Cuáles son los requisitos para ser asistente administrativo legal?
Los requisitos para asistente administrativo legal son:
- Pensador analítico y capacidad de investigación.
- Capacidad para comprender e interpretar documentos que se utilicen para fines jurídicos.
- Buenas habilidades de organización.
- Capacidad de cumplir con los plazos.
- Debe ser trabajo independiente o como parte de un equipo.
- Habilidades escritas y comunicativas.
- Competente en Lexis-Nexis, USAO, Microsoft Office y software de programación.
21) ¿Cuáles son los mejores? gestión de proyectos aplicaciones necesarias para el asistente de administración?
Las mejores aplicaciones de gestión de proyectos necesarias para el asistente de administración son:
- Plan Racional: RationalPlan es un paquete de software fácil de usar que se utiliza para planificar, administrar y realizar un seguimiento de los proyectos empresariales. Es una aplicación de escritorio desarrollada por Stand By Soft.
- Trello Trello es una herramienta de gestión de proyectos basada en la web creada por Fog Creek Software en 2011. Esta herramienta de colaboración ayuda al asistente de administración a organizar proyectos a bordo.
- Mesa de aire: Es una solución de gestión de proyectos adecuada para organizaciones y empresas de todos los tamaños. Ofrece funcionalidades de organización y colaboración en soluciones de mesa eficaces y compatibles con dispositivos móviles.
- Reserva: Un backlog es un excelente software de gestión de proyectos que tiene muchas funciones y es fácil de usar. Los planes son rentables con múltiples opciones de suscripción y se facturan por empresa en lugar de por usuario. Están disponibles versiones alojadas en la nube y locales, así como un plan gratuito.
22) ¿Cómo anticiparse a las necesidades del negocio?
El asistente administrativo puede anticipar las necesidades comerciales al:
- Tomar la iniciativa para apoyar un negocio en lugar de esperar instrucciones o aprobación.
- Completar la tarea crucial sin necesidad de preguntarle a nadie.
- Aprende a resolver problemas y sus complicaciones.
23) Explique el ingenio
El ingenio se refiere a la capacidad de superar las dificultades. La persona a la que le gusta trabajar como asistente administrativo debe saber las cosas que se necesitan para adoptar. Los requisitos comerciales cambian a un ritmo rápido y, por lo tanto, una persona debe adoptarlos rápidamente.
24) Explicar la importancia de la inteligencia emocional en el trabajo de asistente administrativo
La importancia de la inteligencia emocional en el trabajo de asistente administrativo es:
- Ayuda a la persona a trabajar con otros compañeros de trabajo de la empresa fácilmente.
- La Inteligencia Emocional puede permitir a una persona comprender las emociones de los demás.
- Permite que el asistente administrativo gestione las emociones de los colegas.
- La Inteligencia Emocional puede ayudar al asistente administrativo a encontrar y manejar el estrés.
25) Explicar la comunicación efectiva
Esta es una pregunta importante que hace el entrevistador. La comunicación efectiva significa comunicación entre personas de manera que el mensaje sea:
- Correctamente codificado y recibido
- Entregar a través del canal adecuado
- Correctamente decodificado y entendido por el destinatario.
En una empresa, se dice que la comunicación es efectiva cuando los datos o la información compartida entre los empleados conduce al éxito empresarial.
26) ¿Mencione la calificación que necesita un asistente administrativo legal?
Las cualificaciones necesarias de auxiliar administrativo jurídico son:
- Certificado de asistente legal.
- Certificado de licenciatura en derecho.
- Experiencia en un entorno legal.
27) ¿A qué se refiere con enviar documentación por fax?
El envío de documentación por fax se refiere a la transmisión o recepción de documentos de texto mediante una máquina de fax.
28) ¿Qué significa filtrar una llamada?
La detección de una llamada es el proceso de evaluación de las llamadas telefónicas antes de decidir si contestarlas o no.
29) ¿Por qué es importante la gestión del diario?
La gestión del diario es importante para realizar un seguimiento de los eventos o citas.
30) ¿Qué es Microsoft Excel?
MS Excel es un programa de cuadrícula que se utiliza para crear una cuadrícula de fórmulas, números y cálculos de especificación de texto.
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