30 haldusassistendi intervjuu küsimust ja vastust

Siin on haldusassistendi intervjuu küsimused ja vastused nii värsketele kui ka kogenud kontorijuhtidele ja administraatoriassistentidele, et saada oma unistuste töökoht.

1) Mis on haldusassistent?

Haldusassistent on isik, kes vastutab erinevate ülesannete täitmise eest. Nende hulka kuuluvad abistamine arvestuse pidamisel, kohtumiste kokkuleppimine ja sarnaste ülesannete tegemine. Haldusassistendina töötada sooviv isik töötab ka trükkimise, arhiveerimise ja kontoriga seotud tegevustega.

Tasuta PDF-vormingus allalaadimine: Haldusassistendi intervjuu küsimused ja vastused

2) Mis on kõige olulisemad omadused, mida on vaja, et saada haldusassistendiks?

Haldusassistendiks saamiseks vajalikud olulised omadused on järgmised:

Meeskonna koordineerimine: See on tegevus, mis tagab õige tegevuse õigel ajal.
Ajahalduse kvaliteet: See on viis, kuidas kandidaat tegevusi planeerib ja juhib.
Koosoleku ajakava kvaliteet: See kvaliteet hõlmab äri- või projektikohtumiste korraldamisega seotud ülesandeid.
Suhtluse kvaliteet: See kvaliteet hõlmab nii verbaalset kui ka mitteverbaalset vestlust kontorikolleegide vahel.
Tekstitöötluse alased teadmised: Seda on vaja aruande tegemiseks, dokumentide koostamiseks ja toimetamiseks jne.
Meilide ja telefonikõnedega tegelemine: Meilid ja kõned võivad olla kontori kolleegidelt ja klientidelt.
Kirjete loomine ja haldamine süsteemis: See võib olla ettevõttega seotud oluline teave, mida administraator peaks haldama.
Kohtumiste kokkuleppimine: See hõlmab kliendikandidaadi ja organisatsiooni muu ressursi määramisega seotud tegevusi

3) Kuidas käsitleda mitut juhendajat administraatori assistendina?

Administraatori assistent saab hakkama mitme juhendajaga, pakkudes vajalikku tuge. See võib hõlmata ka tööosa jagamist kaastöötajatele. Kui esile kerkib mõni prioriteetne ülesanne, peaks administraatori assistent nendega tegelema.

4) Kuidas töötada surve all haldusabina?

Survega silmitsi seistes haldusabi saab hallata kasutades:

organisatsioonilised oskused
Stressienergia ümbersuunamine kasulikuks loomeenergiaks.

5) Kuidas saab haldusabi igapäevast ülesannet hallata?

Administratiivabi saab igapäevast ülesannet hallata järgmiselt:

To-do listi koostamine.
Loendi järjestamine kõige olulisemast väiksemani.
To-do listi panemine kuhugi, kus töötaja näeb.
Vältige mittevajalikke ülesandeid.
Määrake prioriteetsete ülesannete tähtaeg.

6) Selgitage haldustööks vajalikku põhitarkvara

Haldustööks vajalik põhitarkvara on:

Ajastamise tarkvara: väljavaade ja Google'i kalender.
Meilirakendused ja tarkvara: Gmail, Yahoo, Hotmail jne.
Arvutustabeli tarkvara: Excel ja Google'i leht.
Esitlustarkvara: Microsoft PowerPoint ja Slideshare.
Dokumendi loomise tarkvara: MS Word, Google Doc.

7) Miks on suuline suhtlus haldusabi töödel oluline?

Verbaalne suhtlemine on administraatori assistendi töös oluline, kuna:

Haldusassistendid peavad toetama kogu töökohta. Isik suhtleb regulaarselt juhtide ja töökaaslastega.
See on abiks telefoni teel vesteldes või koosolekul osaleva ja klientidega vesteldes.
Suuline suhtlus hõlmab kuulamist ja asjakohast reageerimist. Seda saab teha olukorrale sobivat tooni kasutades.

8) Kes on kontori juhataja?

Büroojuht on keegi, kes tagab kontoriülesannete tõhusa ja tõhusa täitmise. See isik määrab ülesande ka teistele töötajatele.

9) Millised on haldusassistendi eelised?

Spetsiifilise haldusassistendi eelised on järgmised:

Haldusassistent võib meele vabastada.
Administraatorina töötav isik saab ametnikuülesandeid sujuvamaks muuta.
Tere tulemast, teised inimesed tulevad kontorisse.
See võib täita ettevõtte nõrkuse või tühimiku.

10) Kuidas žongleerida konkureerivate ülesannetega administraatori assistendi rollis?

Haldusabi võib konkureerivate ülesannetega žongleerida, haldades õigesti aega ja prioriseerides tööd. Inimene saab seda teha ka siis, kui kaasab ülesande täitmiseks rohkem meeskonnaliikmeid.

11) Miks on administratiivassistendi kohanemisoskuse omandamine oluline?

Administratiivassistendi kohanemisoskuse omandamine on oluline, kuna:

See annab paindlikkuse töö vastavalt muutmisel ja kohandamisel.
Inimene oskab omavahel vastuolulisi prioriteete hallata ja järjestada.
See annab haldusassistentidele positiivse suhtumise oma ülesannetesse.

12) Millised on ühised väljakutsed, millega haldusassistendid kokku puutuvad?

Üldised väljakutsed, millega haldusassistendid kokku puutuvad, on järgmised:

Tegelege erinevate tööstrateegiatega:

See viitab tööplaanile, kus erinevad olukorrad nõuavad erinevaid strateegiaid.

Katkestused töös:

Ettevõtte kaastöötajad eeldavad, et nad on alati kättesaadavad. Sageli saab administraatoriassistent e-kirju igal tööajal. Selline olukord võib põhjustada oluliste ülesannete täitmise katkemist.

Uue projektitöö vastuvõtmine:

Haldusassistent peab pakkuma ettevõtte erinevatele inimestele palju teenuseid. Seetõttu võib selle stsenaariumi korral uute projektitööde ja ülesannete prioriteetide vastuvõtmine muutuda keeruliseks.

Privaatsuse järv kontoris:

Haldusassistentidel on harva oma kontoriruum, mis on isiklik. Üldiselt peavad nad istuma ühiskondlike ruumide läheduses. Seega on kontoris privaatsuse järve tõenäosus suur.

13) Mida teha, kui üks töötaja ei saanud teiste töökaaslastega läbi?

Juhul, kui üks töötaja ei saanud teiste kaastöötajatega läbi, siis vaadake tegevusi, et teha midagi, mis võib praegusele olukorrale kaasa aidata.

14) Mis on puutetrükk?

Puutetundlik trükkimine on võimalus kasutada mälu ilma nägemismeelt kasutamata klaviatuuriklahvide leidmiseks.

15) Kuidas vastata käitumise administraatoriassistendi intervjuu küsimustele STARi abil?

Intervjuu küsimustele STAR-tehnikat kasutades vastamiseks järgige järgmist protsessi.

Leidke sobiv näide.
Tehke paigutus, mis kirjeldab hõlpsalt konkreetset olukorda.
Tõstke esile ülesanne, millega inimene oli seotud.
Jagage, mida inimene tegi.
Jaga saadud tulemust administraatoriassistent.

16) Selgitage meeskonnamängija kohta

Meeskonnamängija on inimene, kes saab hõlpsasti töötada mõne grupi või meeskonnaliikmega. Ärimeeskonnad vajavad oma eesmärkide saavutamiseks meeskonnamängijaid.

17) Selgitada meeskonnamängija tunnuseid administratiivassistenditöös

Meeskonnamängijat iseloomustavad haldusassistendi töös järgmised omadused:

Saage aru rollist: Organisatsioonide meeskonnaliikmed peaksid pakkuma häid tulemusi ja kasumlikkust. See võib selgitada ootusi eesmärkide suhtes.
Otsuse vastuvõtmine: Haldusassistent vastutab selle eest, kas meeskond on funktsionaalne, düsfunktsionaalne või hästi toimiv.
Meeskonnale pühendunud: Meeskond koosneb pädevatest ja pühendunud inimestest. Selle meeskonna juht peaks takistusi, mis on seotud oskuste, koolituse ja tulemuslikkuse juhtimisega.
Tulevikukeskne ja optimistlik: Meeskond peaks suhtuma endasse optimistlikult. Hea meeskonnatöö võib töötada strateegiliselt ja ette näha erinevaid tegevusi ettevõtte kasvuks.

18) Mis on a juriidiline administraatori assistent?

Õigusabilised on professionaalsed inimesed, kes toetavad juriste õiguskeskkonnas.

19) Nimetage õigusadministraatori assistendi olulised omadused

Juriidilise administraatori assistendi olulised omadused on järgmised:

Õigusadministraatori assistent teeb õigusanalüüsi ja -uuringuid.
Tõlgendada dokumentides sisalduvaid määrusi, seadusi ja määrusi.
Looge, kontrollige ja parandage juriidiliste dokumentide kavandeid.
Arvepidamine dokumentide paberkoopia ja elektroonilise koopiaga.
Hankige ülesande täitmiseks vajalikku teavet teistelt agentuuridelt või ettevõtetelt.
Looge ja hallake teavet ning looge ka viitetööriistu, mis muudavad töö lihtsaks.
Koostada ja vormistada juhtimisega seotud juriidilisi aruandeid.
Hooldage ja värskendage regulaarselt jälgimissüsteeme ja andmebaase.
Vastake päringutele, mis on seotud kohtuasjaga.
Tagada tõhus ja tõhus haldusteave ja abi.

20) Millised on nõuded juriidilise haldusassistendi kohta?

Nõuded õigushalduri assistendile on järgmised:

Analüütiline mõtleja ja uurimisoskus.
Oskus mõista ja tõlgendada juriidilistel eesmärkidel kasutatavat dokumenti.
Head organisatsioonilised oskused.
Võime täita tähtaegu.
Peab töötama iseseisvalt või meeskonnana.
Kirjalik ja suhtlemisoskus.
Lexis-Nexise, USAO, Microsoft Office'i ja sõiduplaani tarkvara valdamine.

21) Millised on parimad projektihaldus vajate administraatori assistendi jaoks rakendusi?

Parimad administraatori assistendi jaoks vajalikud projektihaldusrakendused on:

Ratsionaalne plaan: RationalPlan on hõlpsasti kasutatav tarkvarakomplekt, mida kasutatakse äriprojektide planeerimiseks, haldamiseks ja jälgimiseks. See on Stand By Softi välja töötatud töölauarakendus.
Trello: Trello on 2011. aastal Fog Creek Software loodud veebipõhine projektihaldustööriist. See koostöötööriist aitab administraatori assistendil projekte pardal korraldada.
Õhutatav: See on projektijuhtimise lahendus, mis sobib igas suuruses organisatsioonidele ja ettevõtetele. See pakub organiseerimis- ja koostööfunktsioone tõhusates ja mobiilisõbralikes tabelilahendustes
Mahajäämus: Mahajääk on suurepärane projektihaldustarkvara, mis on rikkalik ja samas hõlpsasti kasutatav. Plaanid on mitme tellimisvõimalusega kulutõhusad ja arveldatakse pigem ettevõtte kui kasutaja kohta. Saadaval on nii pilve hostitud kui ka kohapealsed versioonid, aga ka tasuta pakett.

22) Kuidas ette näha ärivajadusi?

Administraatori assistent saab ettevõtte vajadusi ette näha järgmiselt:

Initsiatiiv ettevõtte toetamiseks, selle asemel, et oodata juhiseid või heakskiitu.
Olulise ülesande täitmine ilma kelleltki küsimata.
Õppige probleeme ja nende tüsistusi lahendama.

23) Selgitage leidlikkust

Leidlikkus viitab võimele raskustest üle saada. Inimene, kellele meeldib töötada administraatori assistendina, peaks teadma asju, mida lapsendamiseks vaja on. Ärinõuded muutuvad kiires tempos ja seetõttu peab inimene need kiiresti omaks võtma.

24) Selgitage emotsionaalse intelligentsuse tähtsust administraatori assistendi töös

Emotsionaalse intelligentsuse tähtsus administraatori assistendi töös on:

See aitab inimesel hõlpsasti teiste ettevõtte kaastöötajatega koostööd teha.
Emotsionaalne intelligentsus võimaldab inimesel mõista teiste emotsioone.
See võimaldab administraatoriassistendil juhtida kolleegide emotsioone.
Emotsionaalne intelligentsus võib aidata administraatori assistendil stressi leida ja juhtida.

25) Selgitage tõhusat suhtlust

See on oluline küsimus, mille küsitleja küsib. Tõhus suhtlus tähendab inimestevahelist suhtlust viisil, mille sõnum on:

Õigesti kodeeritud ja vastu võetud
Edastage õige kanali kaudu
Õigesti dekodeeritud ja adressaadile arusaadav.

Ettevõtluses nimetatakse suhtlust tõhusaks, kui töötajate vahel jagatud andmed või teave viivad ettevõtte eduni.

26) Kas mainida, millist kvalifikatsiooni on vaja juristihalduri assistendiks?

Juriidilise haldusabi nõutav kvalifikatsioon on:

Paralegal sertifikaat.
Õigusteaduse bakalaureusetunnistus.
Õiguskeskkonnas töötamise kogemus.

27) Mida sa mõtled dokumentide faksimise all?

Faksidokumentatsioon tähendab Wordi dokumentide edastamist või vastuvõtmist faksiaparaadiga.

28) Mida tähendab kõne sõelumine?

Kõne läbivaatamine on protsess, mille käigus hinnatakse telefonikõnesid enne otsustamist, kas vastata või mitte.

29) Miks on päeviku haldamine oluline?

Päeviku haldamine on sündmuste või kohtumiste jälgimiseks oluline.

30) Mis on Microsoft Excel?

MS Excel on ruudustik, mida kasutatakse valemite, arvude ja teksti täpsustavate arvutuste ruudustiku loomiseks.

Need intervjuu küsimused aitavad ka teie viva (suuline)

Teile võib meeldida: