30 Pitanja i odgovori za intervju s administrativnim pomoćnikom
Ovdje su pitanja i odgovori za razgovor za administrativnog pomoćnika za brucoše, kao i za iskusne kandidate za uredske direktore i pomoćnike administrativnih pomoćnika koji će dobiti posao iz snova.
1) Što je administrativni asistent?
Administrativni pomoćnik je osoba odgovorna za obavljanje različitih poslova. To uključuje pomoć u vođenju evidencije, dogovaranje sastanaka i obavljanje sličnih zadataka. Osoba koja želi raditi kao administrativni asistent također radi na tipkanju, arhiviranju i uredskim poslovima.
Besplatno preuzimanje PDF-a: Pitanja i odgovori za intervju s administrativnim pomoćnikom
2) Koje su najvažnije kvalitete potrebne da biste postali administrativni asistent?
Važne osobine koje su potrebne da biste postali administrativni asistent su:
- Koordinacija tima: To je aktivnost koja osigurava poduzimanje prave akcije u pravo vrijeme.
- Kvaliteta upravljanja vremenom: To je način na koji kandidat planira i upravlja aktivnostima.
- Kvaliteta zakazivanja sastanka: Ova kvaliteta uključuje zadatke vezane uz organizaciju poslovnih ili projektnih sastanaka.
- Kvaliteta komunikacije: Ova kvaliteta uključuje i verbalni i neverbalni razgovor među uredskim kolegama.
- Poznavanje obrade teksta: Potreban je za izradu izvješća, kreiranje i uređivanje dokumenata i sl.
- Rad s e-poštom i telefonskim pozivima: E-mailovi i pozivi mogu biti uredskih kolega i klijenata.
- Izrada i održavanje zapisa u sustavu: To mogu biti važne informacije vezane uz posao kojima bi administrator trebao upravljati.
- Dogovaranje termina: Uključuje aktivnosti vezane uz imenovanje kandidata za klijente i druge resurse organizacije
3) Kako se nositi s više nadzornika kao pomoćnik administratora?
Pomoćnik administratora može upravljati s više nadzornika pružajući potrebnu podršku. Može uključivati i raspodjelu dijela posla suradnicima. U slučaju da se pojave neki prioritetni zadaci, njima bi se trebao pozabaviti pomoćnik administratora.
4) Kako raditi kao administrativna pomoć kada se suočavate s pritiskom?
Kada se administrativna pomoć suoči s pritiskom, njime se može upravljati pomoću:
- organizacijske vještine
- Preusmjeravanje energije stresa u korisnu kreativnu energiju.
5) Kako administrativna pomoć može upravljati dnevnim zadatkom?
Administrativna pomoć može upravljati dnevnim zadatkom na sljedeći način:
- Izrada popisa obaveza.
- Poredaj popis od najvažnijeg prema najmanjem.
- Stavljanje popisa obaveza negdje gdje ga zaposlenik može vidjeti.
- Izbjegavajte zadatke koji nisu potrebni.
- Odredite rokove za prioritetne zadatke.
6) Objasnite osnovni softver potreban za obavljanje administrativnih poslova
Osnovni programi potrebni za administrativni rad su:
- Softver za zakazivanje: pogled i Google kalendar.
- Aplikacije i softver za e-poštu: Gmail, Yahoo, Hotmail itd.
- Softver za proračunske tablice: Excel i Google tablica.
- Softver za prezentacije: Microsoft PowerPoint i Slideshare.
- Softver za izradu dokumenata: MS Word, Google dokument.
7) Zašto je verbalna komunikacija važna u poslovima administrativne pomoći?
Verbalna komunikacija je važna u poslu administrativnog pomoćnika jer:
- Administrativni asistenti trebaju podržavati cijelo radno mjesto. Osoba se redovito dopisuje s menadžerima i suradnicima.
- Korisno je kada razgovarate telefonom ili s osobom koja sudjeluje na sastanku i razgovara s kupcima.
- Verbalna komunikacija uključuje slušanje i prikladno reagiranje. To se može učiniti korištenjem ispravnog tona za situaciju.
8) Tko je voditelj ureda?
Voditelj ureda je netko tko osigurava da se uredske dužnosti obavljaju djelotvorno kao i učinkovito. Ta osoba također dodjeljuje Zadatak drugim članovima osoblja.
9) Koje su prednosti administrativnog asistenta?
Prednosti posjedovanja određenog administrativnog asistenta su:
- Administrativni pomoćnik može osloboditi um.
- Osoba koja radi kao administrativna kantica pojednostavljuje službeničke dužnosti.
- Dobrodošli drugi ljudi dolaze u ured.
- Može popuniti slabost ili prazninu u poslovanju.
10) Kako upravljati konkurentskim zadacima u ulozi administrativnog pomoćnika?
Administrativna pomoć može upravljati konkurentskim zadacima pravilnim upravljanjem vremenom i određivanjem prioriteta posla. Osoba to također može učiniti uključivanjem više članova iz tima da dovrše zadatak.
11) Zašto je usvajanje vještina prilagodbe u administrativnom asistentu važno?
Usvajanje adaptivnih vještina u administrativnom pomoćniku važno je jer:
- Omogućuje fleksibilnost u mijenjanju i prilagođavanju rada u skladu s tim.
- Osoba može upravljati i poredati sukobljene prioritete na staložen način.
- Administrativnim pomoćnicima daje pozitivan stav prema njihovim zadacima.
12) Koji su uobičajeni izazovi s kojima se susreću administrativni pomoćnici?
Uobičajeni izazovi s kojima se susreću administrativni pomoćnici su:
- Bavite se raznim strategijama rada:
Odnosi se na plan rada gdje različite situacije zahtijevaju različite strategije za dovršenje.
- Prekid u radu:
Suradnici tvrtke očekuju da budu dostupni u svakom trenutku. Mnogo puta administrativni pomoćnik prima e-poštu u cijelo radno vrijeme. Ova situacija može dovesti do prekida u obavljanju važnih zadataka.
- Usvajanje novog projektnog rada:
Administrativni pomoćnik mora pružiti mnoge usluge različitim ljudima u tvrtki. Stoga, u ovom scenariju usvajanje novog projektnog rada i prioritetnih zadataka može postati izazovno.
- Jezero privatnosti u uredu:
Administrativni pomoćnici rijetko imaju svoj uredski prostor, koji je osobni. Općenito, moraju sjediti u blizini zajedničkih prostorija. Dakle, postoje velike šanse za jezero privatnosti u uredu.
13) Što učiniti ako se jedan zaposlenik nije slagao s ostalim suradnicima?
U slučaju da se jedan zaposlenik nije slagao s drugim suradnicima, pogledajte radnje kako biste vidjeli da radite nešto što može doprinijeti trenutnoj situaciji.
14) Što je tipkanje dodirom?
Tipkanje dodirom je sposobnost za korištenje memorije bez korištenja osjetila vida za pronalaženje tipki na tipkovnici.
15) Kako odgovoriti na pitanja o ponašanju administrativnog pomoćnika koristeći STAR?
Slijedite sljedeći postupak kako biste odgovorili na pitanja intervjua pomoću tehnike STAR.
- Pronađite odgovarajući primjer.
- Napravite izgled koji može lako opisati određenu situaciju.
- Označite Zadatak u koji je osoba bila uključena.
- Podijelite što je neka osoba poduzela.
- Podijelite rezultat koji je dobio administrativni pomoćnik.
16) Objasnite o timskom igraču
Timski igrač je osoba koja može lako raditi s članom grupe ili tima. Poslovni timovi zahtijevaju timske igrače kako bi postigli svoje ciljeve.
17) Objasnite karakteristike timskog igrača u radu administrativnog suradnika
Karakteristike timskog igrača u radu administrativnog asistenta su:
- Shvatite ulogu: Članovi tima organizacije trebaju osigurati dobre rezultate i profitabilnost. Ovo može razjasniti očekivanja o ciljevima.
- Donošenje odluke: Administrativni pomoćnik je odgovoran za odlučivanje hoće li tim biti funkcionalan, disfunkcionalan ili visokoučinkovit.
- Predan timu: Tim je skupina kompetentnih i predanih ljudi. Vođa ovog tima treba riješiti prepreke vezane uz vještine, obuku i upravljanje učinkom.
- Usredotočen na budućnost i optimističan: Tim bi sebe trebao promatrati optimistično. Dobar timski pristup može djelovati strateški i predvidjeti različite akcije za rast poslovanja.
18) Što je a legalno pomoćnik administratora?
Pravni pomoćnici su profesionalni ljudi koji pružaju podršku odvjetnicima u pravnom okruženju.
19) Navedite bitne karakteristike pravnog pomoćnika
Važne karakteristike pomoćnika pravnog administratora su:
- Pravni pomoćnik obavlja pravne analize i istraživanja.
- Tumačite odluke, zakone i propise u dokumentima.
- Izradite, lektorirajte i revidirajte nacrte pravnih dokumenata.
- Vođenje evidencije s tiskanom i elektroničkom kopijom dokumenata.
- Pribavite potrebne informacije od drugih agencija ili tvrtki za dovršenje Zadatka.
- Stvorite informacije i upravljajte njima te također generirajte referentne alate koji mogu olakšati rad.
- Izrada i oblikovanje pravnih izvješća vezanih uz upravljanje.
- Redovito održavati i ažurirati sustave praćenja i baze podataka.
- Odgovorite na upite koji se odnose na pravni slučaj.
- Osigurajte učinkovite i učinkovite administrativne informacije i pomoć.
20) Koji su uvjeti za pravnog administrativnog pomoćnika?
Uvjeti za pravnog administrativnog pomoćnika su:
- Analitički mislilac i istraživačka vještina.
- Sposobnost razumijevanja i tumačenja dokumenata koji se koriste u pravne svrhe.
- Dobre organizacijske sposobnosti.
- Sposobnost ispunjavanja rokova.
- Treba raditi samostalno ili u timu.
- Pisane i komunikacijske vještine.
- Iskusno poznavanje Lexis-Nexis, USAO, Microsoft Office i softvera za planiranje.
21) Koji su najbolji upravljanje projektima potrebne aplikacije za pomoćnika administratora?
Najbolje aplikacije za upravljanje projektima potrebne za pomoćnika administratora su:
- Racionalni plan: RationalPlan je softverski paket jednostavan za korištenje koji se koristi za planiranje, upravljanje i praćenje poslovnih projekata. To je desktop aplikacija koju je razvio Stand By Soft.
- Ja Trello: Trello je web-bazirani alat za upravljanje projektima koji je stvorio Fog Creek Software 2011. Ovaj alat za suradnju pomaže pomoćniku administratora da organizira projekte na brodu.
- Airtable: To je rješenje za upravljanje projektima koje je prikladno za organizacije i tvrtke svih veličina. Nudi funkcije organizacije i suradnje u učinkovitim stolnim rješenjima prilagođenim mobilnim uređajima
- Zaostatak: Backlog je izvrstan softver za upravljanje projektima koji je bogat značajkama, a jednostavan je za korištenje. Planovi su isplativi s više opcija pretplate i naplaćuju se po tvrtki, a ne po korisniku. Dostupne su i verzije u oblaku i on-premise, kao i besplatni plan.
22) Kako predvidjeti poslovne potrebe?
Pomoćnik administratora može predvidjeti poslovne potrebe na sljedeći način:
- Poduzimanje inicijative za podršku poslovanju umjesto čekanja upute ili odobrenja.
- Dovršavanje ključnog zadatka bez potrebe da se ikoga pita.
- Naučite kako riješiti probleme i njihove komplikacije.
23) Objasnite snalažljivost
Snalažljivost se odnosi na sposobnost prevladavanja poteškoća. Osoba koja voli raditi kao pomoćnik administratora trebala bi znati stvari koje je potrebno usvojiti. Poslovni zahtjevi se mijenjaju velikom brzinom, stoga ih čovjek treba brzo usvojiti.
24) Objasnite važnost emocionalne inteligencije u poslu pomoćnika administratora
Važnost emocionalne inteligencije u poslu pomoćnika administratora je:
- Pomaže osobi da lakše surađuje s drugim suradnicima u tvrtki.
- Emocionalna inteligencija može omogućiti osobi da razumije emocije drugih.
- Omogućuje pomoćniku administratora da upravlja emocijama kolega.
- Emocionalna inteligencija može pomoći pomoćniku administratora u pronalaženju i upravljanju stresom.
25) Objasnite učinkovitu komunikaciju
Ovo je važno pitanje koje postavlja anketar. Učinkovita komunikacija podrazumijeva komunikaciju između osoba na način da je poruka:
- Ispravno kodirano i primljeno
- Isporuka putem odgovarajućeg kanala
- Ispravno dekodirano i razumljivo od strane primatelja.
U poslovanju se komunikacija naziva učinkovitom kada podaci ili informacije koje se dijele među zaposlenicima dovedu do poslovnog uspjeha.
26) Navedite kvalifikaciju potrebnu za pravnog administrativnog pomoćnika?
Potrebne kvalifikacije pravnog administrativnog pomoćnika su:
- Paralegal potvrda.
- Diploma prvostupnika prava.
- Iskustvo u pravnom okruženju.
27) Što podrazumijevate pod faksiranjem dokumentacije?
Dokumentacija faksiranja odnosi se na slanje ili primanje word dokumenata putem faks uređaja.
28) Koje je značenje snimanja poziva?
Provjera poziva je postupak procjene telefonskih poziva prije odluke hoće li se odgovoriti ili ne.
29) Zašto je važno voditi dnevnik?
Vođenje dnevnika važno je za praćenje događaja ili sastanaka.
30) Što je Microsoft Excel?
MS Excel je mrežni program koji se koristi za stvaranje mreže formula, brojeva i teksta koji specificira izračune.
Ova pitanja za intervju također će vam pomoći u vašem životu
Možda ti se svidi:
