30 Adminisztratív Asszisztens Interjú Kérdések és Válaszok
Íme az adminisztratív asszisztens interjú kérdései és válaszai a pályakezdőknek, valamint a tapasztalt irodavezetői és adminisztrátori asszisztens jelölteknek, hogy megszerezzék álmaik állását.
1) Mi az adminisztratív asszisztens?
Az adminisztratív asszisztens a különböző feladatok elvégzéséért felelős személy. Ide tartozik a nyilvántartások vezetésében való segítségnyújtás, időpont egyeztetés és hasonló feladatok elvégzése. Az adminisztratív asszisztensként dolgozni kívánó személy gépelési, irattári és irodai tevékenységet is végez.
Ingyenes PDF letöltés: Adminisztratív asszisztens interjú Kérdések és válaszok
2) Melyek a legfontosabb tulajdonságok, amelyek szükségesek ahhoz, hogy adminisztratív asszisztens lehessen?
Az adminisztratív asszisztenssé váláshoz szükséges fontos tulajdonságok a következők:
- A csapat koordinálása: Ez egy olyan tevékenység, amely biztosítja, hogy a megfelelő cselekvés a megfelelő időben történjen.
- Időgazdálkodás minősége: Ez egy módja annak, ahogy a jelölt megtervezi és irányítja a tevékenységeket.
- Az értekezlet ütemezésének minősége: Ez a minőség magában foglalja az üzleti vagy projekttalálkozók szervezésével kapcsolatos feladatokat.
- Kommunikációs minőség: Ez a minőség magában foglalja mind a verbális, mind a non-verbális beszélgetést az irodai kollégák között.
- Szövegszerkesztési ismeretek: Szükséges a jelentés elkészítéséhez, dokumentumok létrehozásához, szerkesztéséhez stb.
- E-mailek és telefonhívások kezelése: Az e-mailek és hívások irodai kollégáktól és ügyfelektől származhatnak.
- Nyilvántartások létrehozása és karbantartása a rendszerben: Ez fontos információ lehet az üzlettel kapcsolatban, amelyet az adminisztrátornak kell kezelnie.
- Időpont egyeztetés: Tartalmazza az ügyféljelölt kinevezésével és a szervezet egyéb erőforrásaival kapcsolatos tevékenységeket
3) Hogyan kezeljünk több felügyelőt rendszergazdai asszisztensként?
A rendszergazdai asszisztens több felügyelőt is kezelhet a szükséges támogatás biztosításával. Ez magában foglalhatja egy munkarész kiosztását is a munkatársaknak. Abban az esetben, ha bármilyen fontos feladat merül fel, akkor az adminisztrációs asszisztensnek kell megoldania azokat.
4) Hogyan dolgozzunk adminisztratív segítségként, ha nyomás nehezedik ránk?
Ha az adminisztratív segítség nyomással szembesül, az a következőkkel kezelhető:
- szervezeti képességek
- A stresszenergia átirányítása hasznos kreatív energiává.
5) Hogyan kezelheti az adminisztratív segítség a napi feladatot?
Az adminisztratív segítség a napi feladatokat a következőképpen tudja kezelni:
- Teendőlista készítése.
- A lista rangsorolása a legfontosabbtól a legkevésbé.
- A teendők listáját el kell helyezni valahova, ahol az alkalmazott láthatja.
- Kerülje a nem kötelező feladatokat.
- Állítsa be a kiemelt feladatok határidejét.
6) Ismertesse az adminisztrációs munkához szükséges alapvető szoftvereket!
Az adminisztrációs munkához szükséges alapvető szoftverek:
- Ütemező szoftver: Outlook és a Google Naptár.
- E-mail alkalmazások és szoftverek: Gmail, Yahoo, Hotmail stb.
- Táblázatkezelő szoftver: Excel és Google Sheet.
- Prezentációs szoftver: Microsoft PowerPoint és Slideshare.
- Dokumentumkészítő szoftver: MS Word, Google Doc.
7) Miért fontos a verbális kommunikáció az adminisztratív segítői munkákban?
A verbális kommunikáció fontos az adminisztratív asszisztensi munkakörben, mert:
- Az adminisztratív asszisztenseknek az egész munkahelyet támogatniuk kell. A személy rendszeresen levelez a vezetőkkel és munkatársaival.
- Hasznos lehet, ha telefonon vagy olyan személlyel beszélget, aki részt vesz a megbeszélésen és az ügyfelekkel beszélget.
- A verbális kommunikáció magában foglalja a meghallgatást és a megfelelő reagálást. Megtehető a helyzetnek megfelelő hangszín használatával.
8) Ki az irodavezető?
Az irodavezető olyan személy, aki biztosítja az irodai feladatok hatékony és hatékony elvégzését. Ez a személy a Feladatot a személyzet többi tagjához is kiosztja.
9) Milyen előnyei vannak az adminisztratív asszisztensnek?
A konkrét adminisztratív asszisztens használatának előnyei a következők:
- Egy adminisztratív asszisztens felszabadíthatja az elmét.
- Az adminisztrátorként dolgozó személy racionalizálhatja az irodai feladatokat.
- Üdvözöljük, hogy mások is érkeznek az irodába.
- Bepótolhatja az üzlet gyengeségét vagy hiányát.
10) Hogyan zsonglőrködjünk a versengő feladatokkal egy adminisztratív asszisztensi szerepkörben?
Az adminisztratív segítség az idő megfelelő beosztásával és a munka fontossági sorrendjének meghatározásával zsonglőrködhet a versengő feladatok között. Egy személy ezt úgy is megteheti, hogy több tagot von be egy csapatból a feladat elvégzéséhez.
11) Miért fontos az adaptív készség átvétele az adminisztratív asszisztensben?
Az adminisztratív asszisztens adaptív készségeinek elsajátítása azért fontos, mert:
- Rugalmasságot biztosít a munka megfelelő változtatásában és beállításában.
- Egy személy az ütköző prioritásokat összetett módon tudja kezelni és rendezni.
- Ez pozitív hozzáállást ad az adminisztratív asszisztenseknek a feladataikhoz.
12) Melyek az adminisztratív asszisztensek közös kihívásai?
Az adminisztratív asszisztensek közös kihívásai a következők:
- Különféle munkastratégiák kezelése:
A munkatervre utal, ahol a különböző helyzetek különböző stratégiákat igényelnek.
- Megszakítás a munkában:
A cég munkatársai azt várják, hogy mindenkor elérhetőek legyenek. Az adminisztrációs asszisztens sokszor minden munkaidőben kap e-maileket. Ez a helyzet megszakíthatja a fontos feladatok elvégzését.
- Új projektmunka elfogadása:
Egy adminisztratív asszisztensnek számos szolgáltatást kell nyújtania a vállalkozás különböző emberei számára. Ezért ebben a forgatókönyvben az új projektmunka és a prioritások elfogadása kihívást jelenthet.
- A magánélet tava az irodában:
Az adminisztratív asszisztenseknek ritkán van irodahelyisége, ami személyes. Általában a közösségi terek közelében kell ülniük. Tehát nagy az esélye a magánélet tójának az irodában.
13) Mi a teendő, ha az egyik alkalmazott nem jött ki a többi munkatárssal?
Abban az esetben, ha az egyik alkalmazott nem jött ki a többi munkatárssal, akkor nézze meg a lépéseket, hogy megtudjon bármit megtenni, ami hozzájárulhat a jelenlegi helyzethez.
14) Mi az az érintéses gépelés?
Az érintéses gépelés egy olyan képesség, amellyel a memóriát a látásérzékelés nélkül használhatja a billentyűzet billentyűinek megtalálásához.
15) Hogyan válaszoljunk a viselkedési adminisztratív asszisztens interjúra a STAR segítségével?
Kövesse a következő folyamatot az interjú kérdéseinek STAR technikával történő megválaszolásához.
- Keress egy megfelelő példát.
- Készítsen olyan elrendezést, amely könnyen leír egy adott helyzetet.
- Jelölje ki azt a Feladatot, amelyben a személy részt vett.
- Oszd meg, milyen lépéseket tett egy személy.
- Ossza meg az adminisztratív asszisztens eredményét.
16) Magyarázzon el egy csapatjátékosról
A csapatjátékos olyan személy, aki könnyen tud dolgozni egy csoport vagy csapat tagjával. Az üzleti csapatoknak csapatjátékosokra van szükségük céljaik eléréséhez.
17) Ismertesse a csapatjátékos jellemzőit az adminisztratív asszisztensi munkában!
A csapatjátékos jellemzői az adminisztratív asszisztensi munkában:
- A szerep megértése: A szervezetek csapattagjainak jó eredményeket és jövedelmezőségi teljesítményt kell biztosítaniuk. Ez egyértelművé teheti a célokkal kapcsolatos elvárásokat.
- Döntéshozatal: Egy adminisztratív asszisztens felelős annak eldöntéséért, hogy a csapat működőképes, nem működőképes vagy jól teljesítő.
- A csapat iránti elkötelezettség: A csapat hozzáértő és elkötelezett emberekből áll. Ennek a csapatnak a vezetőjének meg kell akadályoznia a készségekkel, a képzéssel és a teljesítménymenedzsmenttel kapcsolatos akadályokat.
- Jövőközpontú és optimista: A csapatnak optimistán kell tekintenie önmagára. A jó csapatszemlélet stratégiailag működhet, és előrevetítheti az üzleti növekedést szolgáló különféle tevékenységeket.
18) Mi az a jogi admin asszisztens?
A jogi asszisztensek olyan hivatásos emberek, akik jogi környezetben támogatják az ügyvédeket.
19) Említse meg a jogi adminisztrációs asszisztens fontos jellemzőit!
a jogi adminisztrációs asszisztens fontos jellemzői:
- A jogi adminisztrációs asszisztens jogi elemzéseket és kutatásokat végez.
- Értelmezze a dokumentumokban található határozatokat, törvényeket és rendeleteket.
- Jogi dokumentumtervezetek létrehozása, lektorálása és átdolgozása.
- Nyilvántartás vezetése a dokumentumok nyomtatott és elektronikus másolatával.
- Szerezze be a szükséges információkat más ügynökségektől vagy cégektől a feladat elvégzéséhez.
- Hozzon létre és kezeljen információkat, valamint referenciaeszközöket, amelyek megkönnyítik a munkát.
- A gazdálkodással kapcsolatos jogi jelentések készítése és formázása.
- A nyomkövető rendszerek és adatbázisok rendszeres karbantartása és frissítése.
- Válaszoljon azokra a kérdésekre, amelyek jogi üggyel kapcsolatosak.
- Gondoskodjon hatékony és eredményes adminisztratív tájékoztatásról és segítségről.
20) Milyen követelmények vonatkoznak a jogi ügyintéző asszisztensre?
Az ügyvédi asszisztens követelményei a következők:
- Analitikus gondolkodó és kutató készség.
- Képes a jogi célokra használt dokumentumok megértésére és értelmezésére.
- Jó szervezési képességek.
- A határidők betartásának lehetősége.
- Önállóan vagy csapatban kell dolgoznia.
- Írásbeli és kommunikációs készség.
- Lexis-Nexis, USAO, Microsoft Office és ütemező szoftverekben jártas.
21) Melyek a legjobbak projekt menedzsment jelentkezések szükségesek az adminisztrátorhoz?
Az adminisztrátorhoz szükséges legjobb projektmenedzsment alkalmazások a következők:
- RationalPlan: A RationalPlan egy könnyen használható szoftvercsomag, amely üzleti projektek tervezésére, kezelésére és nyomon követésére szolgál. Ez egy asztali alkalmazás, amelyet a Stand By Soft fejlesztett ki.
- I Trello: A Trello egy webalapú projektmenedzsment eszköz, amelyet a Fog Creek Software hozott létre 2011-ben. Ez az együttműködési eszköz segít az adminisztrációs asszisztensnek a projektek fedélzeti megszervezésében.
- Levehető: Ez egy projektmenedzsment megoldás, amely bármilyen méretű szervezet és vállalkozás számára alkalmas. Szervezési és együttműködési funkciókat kínál hatékony és mobilbarát Table megoldásokban
- Hátralék: A hátralék egy kiváló projektmenedzsment szoftver, amely funkciókban gazdag, ugyanakkor könnyen használható. A tervek költséghatékonyak több előfizetési lehetőséggel, és nem felhasználónként, hanem vállalatonként számlázzák őket. Felhőben tárolt és helyszíni verzió is elérhető, valamint ingyenes csomag is.
22) Hogyan lehet előre látni az üzleti igényeket?
Az adminisztrációs asszisztens a következőképpen tudja előre jelezni az üzleti igényeket:
- Vállalkozás támogatásának kezdeményezése ahelyett, hogy az útmutatásra vagy jóváhagyásra várna.
- A döntő feladat elvégzése anélkül, hogy bárkit is megkérdezne.
- Ismerje meg a problémák és azok szövődményeinek megoldását.
23) Magyarázza el a találékonyságot
A találékonyság a nehézségek leküzdésének képességére utal. Aki szeret adminisztrációs asszisztensként dolgozni, annak ismernie kell az örökbefogadáshoz szükséges dolgokat. Az üzleti követelmények gyors ütemben változnak, ezért az embernek gyorsan el kell fogadnia azokat.
24) Magyarázza el az érzelmi intelligencia fontosságát az adminisztrációs asszisztensi munkában
Az érzelmi intelligencia jelentősége az adminisztrációs asszisztensi munkában:
- Segít a személynek abban, hogy a vállalat más munkatársaival könnyen együtt dolgozhasson.
- Az érzelmi intelligencia lehetővé teszi az ember számára, hogy megértse mások érzelmeit.
- Lehetővé teszi az adminisztrációs asszisztens számára, hogy kezelje kollégái érzelmeit.
- Az érzelmi intelligencia segíthet az adminisztrációs asszisztensnek a stressz megtalálásában és kezelésében.
25) Ismertesse a hatékony kommunikációt!
Ez egy fontos kérdés a kérdező részéről. A hatékony kommunikáció az emberek közötti kommunikációt jelenti, oly módon, hogy az üzenet:
- Megfelelően kódolva és fogadva
- Szállítás megfelelő csatornán keresztül
- Helyesen dekódolva és a címzett által is megértve.
Egy vállalkozásban a kommunikációt akkor nevezik hatékonynak, ha az alkalmazottak között megosztott adatok vagy információk üzleti sikerhez vezetnek.
26) Említse meg a jogi adminisztratív asszisztensi végzettséget?
A szükséges jogi adminisztratív asszisztens végzettség:
- Jogvédő bizonyítvány.
- Jogász bachelor bizonyítvány.
- Jogi környezetben szerzett tapasztalat.
27) Mit ért a dokumentáció faxolásán?
A faxolási dokumentáció Word dokumentumok faxkészülékkel történő küldésére vagy fogadására vonatkozik.
28) Mit jelent a hívás átvilágítása?
A hívások átvizsgálása a telefonhívások értékelésének folyamata, mielőtt eldöntené, hogy fogadja-e vagy sem.
29) Miért fontos a naplóvezetés?
A naplókezelés fontos az események vagy találkozók nyomon követéséhez.
30) Mi az a Microsoft Excel?
Az MS Excel egy rácsprogram, amely képletek, számok és szöveges számítások rácsának létrehozására szolgál.
Ezek az interjúkérdések a viva-ban is segítenek.
Talán tetszene:
