Le 50 migliori domande e risposte per l'intervista ai Project Manager

Domande di intervista sulla gestione del progetto

Ecco le domande e le risposte al colloquio per Project Manager rivolte alle matricole e ai candidati esperti per costruire una carriera di successo nella gestione dei progetti e ottenere il lavoro dei loro sogni.

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1. Come definirai un progetto?

Un progetto è un insieme di compiti/attività intraprese per creare un prodotto, un servizio o un risultato. Questi sono temporanei, nel senso che non sono lavori di routine come l'attività produttiva, ma molto spesso una serie di attività intraprese una tantum.

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2. Fornire alcuni esempi di gestione dei progetti.

Un progetto per un prodotto si tradurrà in un prodotto completo o in parte di un prodotto. Un esempio potrebbe essere la creazione del file Microsoft Tavoletta a sorpresa che ha utilizzato un processo di deposizione di magnesio liquido per creare l'involucro. Il processo sviluppato nel progetto verrà utilizzato per la successiva produzione del tablet. Gli esempi potrebbero includere lo sviluppo di un nuovo prodotto o processo (come nell'esempio), la costruzione di una strada o di un ponte (infrastrutture in generale), lo sviluppo di un sistema informatico/informativo, ecc.

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3. Qual è la tua visione del Project Management?

La gestione del progetto prevede l'applicazione delle conoscenze e delle competenze dei membri del team di progetto, compreso il project manager, l'applicazione di strumenti e tecniche disponibili per garantire che i compiti definiti siano completati correttamente. I mezzi di completamento adeguati implicano il raggiungimento dei risultati finali entro determinati vincoli di costi e tempi. Di solito significa bilanciare i vincoli di ambito, budget, pianificazione, qualità, rischi e risorse.

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4. Ci sono diversi tipi di attività in un progetto?

Molto spesso ogni progetto attraversa una serie di attività facilmente identificabili durante la sua vita. Alcune attività tipiche possono essere identificate come correlate all'avvio di un progetto. La pianificazione di un insieme di attività è necessaria per pianificare le attività da intraprendere per raggiungere gli obiettivi definiti. L'esecuzione di un gruppo di attività aiuta a portare a termine il progetto. È necessaria una serie di attività correlate per monitorare e correggere il corso delle azioni per mantenere il progetto sulla rotta pianificata per esso.

La serie finale di attività è relativa alla chiusura sistematica del progetto. La cosa più importante è, ovviamente, registrare formalmente ciò che è stato appreso durante l'esecuzione del progetto. Quando documentato, questo insieme di documenti, i relativi moduli da utilizzare, il modo in cui devono essere effettuate le stime, il database delle stime di progetti simili ecc. sono spesso indicati come risorse del processo organizzativo.

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5. Quale pensi sia la differenza tra progetti, programmi e portfolio?

I progetti vengono intrapresi per uno specifico o una serie di scopi correlati. Un programma è un insieme di progetti gestiti in modo coordinato per raggiungere diverse parti di un obiettivo generale. Ad esempio, il programma di atterraggio lunare della NASA prevedeva lo sviluppo del modulo di comando e dei moduli di atterraggio lunare come progetti separati. Un portfolio è una raccolta di progetti, programmi e persino altri portfolio che aiutano un'organizzazione a raggiungere uno scopo aziendale comune di alto livello.

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6. Chi è uno stakeholder?

Qualsiasi persona, organizzazione o entità il cui interesse è influenzato, positivamente o negativamente, a causa del progetto. L'influenza delle parti interessate è una questione importante da tenere in considerazione in qualsiasi pianificazione e successivamente anche durante la sua esecuzione.

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7. Quali sono le influenze organizzative?

Ogni organizzazione ha un certo modo di fare le cose, una saggezza collettiva su come le cose possono essere fatte al meglio, ecc. e questo influenza i processi di pianificazione ed esecuzione. Queste influenze devono essere prese in considerazione durante la stima e la pianificazione delle attività relative ai progetti. Questi sono spesso menzionati come fattori ambientali organizzativi.

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8. Puoi spiegare il ciclo di vita del progetto?

Un progetto prevede fasi distinte quando la gamma di attività richieste per svolgere il lavoro del progetto differisce. Esiste una fase di “avvio” distinta, seguita da una fase di organizzazione e preparazione. La “realizzazione” è la parte esecutiva vera e propria del progetto. La fase di “Chiusura” assicura che le attività temporanee legate al progetto siano chiuse sistematicamente. I punti nel tempo in cui si verificano i cambiamenti di fase sono chiamati in vari modi come porta di fase, uscite, pietre miliari o punti di uccisione. Se un progetto deve essere chiuso, lo si decide in queste fasi in base alle prestazioni o se la necessità del progetto è scomparsa.

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9. Cosa si intende per Project Charter?

Questo è un documento da cui tutto ha inizio. L'autorizzazione del progetto viene effettuata su questo documento e un progetto verrebbe avviato con i requisiti di livello superiore elencati in questo documento. In esso sono elencati anche i requisiti iniziali visti dalle parti interessate e i risultati del progetto.

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10. Che cosa capisci dalle linee di base del piano?

Le linee di base sono la versione finale di tutti i piani prima dell'inizio dell'esecuzione del progetto. Le linee di base del progetto sono le versioni iniziali di tutti i piani correlati di un progetto, che si tratti della pianificazione temporale, del piano di qualità, del piano di comunicazione o altro. Questo funge da riferimento rispetto al quale viene misurata la performance del progetto.

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11. Quali qualifiche sono richieste per essere un project manager efficace?

Oltre ad essere un buon manager professionista, il PM deve possedere competenze personali aggiuntive per essere efficace. Per lui non è solo essenziale possedere capacità di gestione del progetto, ma anche esserne abili. Atteggiamento, caratteristiche fondamentali della personalità e comando servono qualità. Gestione della squadra e sono richieste capacità di leadership che aiutino il team a raggiungere obiettivi e traguardi comuni.

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12. Cosa sono i processi e i gruppi di processi?

Un processo è un modo definito di fare le cose. Il processo non solo definisce le azioni da intraprendere, ma anche la sequenza in cui devono essere eseguite. I gruppi di processi sono un insieme di processi applicabili alle varie fasi di un progetto. Ad esempio, gruppo di processi di avvio, gruppo di processi di pianificazione, ecc. Ciascuno dei processi ha un insieme definito di input e produce output definiti applicando una serie di strumenti e tecniche sull'input.

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13. Quali sono le aree di conoscenza rilevanti per fare un progetto?

Le aree di conoscenza della gestione dell'ambito, della gestione dei tempi e dei costi sono abbastanza ovvie. Lo stesso vale anche per la gestione della qualità. Per completare un progetto in tutti i suoi aspetti è necessario essere consapevoli dell'area di conoscenza dell'integrazione del progetto. La comunicazione è una questione essenziale, così come la conoscenza della gestione della comunicazione. L’approvvigionamento e la gestione del rischio sono due aree di supporto vitali. Poiché le persone fanno le cose, anche la gestione delle risorse umane è un'area altrettanto importante.

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14. Cos'è il RAID in relazione alla gestione del progetto?

RAID significa rischi, ipotesi, problemi e dipendenze. Questi sono elementi vitali di cui un PM dovrebbe essere sempre a conoscenza. Ci sono sempre dei rischi legati alle azioni e un PM deve intraprendere le azioni meno rischiose. A meno che le ipotesi su eventuali stime o azioni non siano chiare, queste possono andare storte. Problemi e dipendenze spesso limitano anche le scelte delle azioni.

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15. Quali sono i processi importanti per la gestione dell'integrazione del progetto?

Si inizia con lo sviluppo di una carta di progetto. Lo sviluppo del piano di gestione del progetto è un'altra attività importante. Dirigere e gestire l'esecuzione del progetto, monitorare e controllare sono piani che devono essere seguiti durante tutto il progetto. La chiusura del progetto (o della fase attuale) rappresenta l'insieme finale di attività per la gestione dell'integrazione. Poiché i cambiamenti sono spesso inevitabili, è necessario sviluppare un piano integrato di gestione dei cambiamenti per guidare sistematicamente tutti i cambiamenti.

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16. Cos'è una SROBA?

SOW o dichiarazione di lavoro è una descrizione dettagliata dei risultati del progetto in termini di prodotti, servizi o risultati attesi dal progetto. Il SOW più dettagliato viene solitamente fornito dal cliente se è lui a richiedere il progetto.

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17. Cosa comporta la gestione dell'ambito?

In genere questo processo prevede la raccolta dei requisiti, la definizione dell'ambito, la creazione della WBS, la verifica dell'ambito e il controllo dell'ambito. La dichiarazione dell'ambito del progetto, la WBS e il dizionario della WBS definiscono la baseline dell'ambito. Il controllo del processo di ambito deve ridurre al minimo lo spostamento dell'ambito.

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18. Come dovrebbero essere controllati i cambiamenti?

Attraverso il processo integrato di controllo delle modifiche. Le modifiche richieste dovranno essere esaminate da un comitato di controllo delle modifiche. Solo le modifiche approvate dovranno essere incluse nelle modifiche del documento che guidano l'esecuzione del progetto.

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19. Cos'è la Work Breakdown Structure (WBD) e come influisce sulle stime di lavoro di attività / attività?

La struttura di ripartizione del lavoro definisce le attività lavorative richieste per il progetto e le sottoattività di ciascun requisito lavorativo. La ripartizione scende a livelli in cui tutto il lavoro richiesto è chiaramente compreso. Non è necessario suddividere ulteriormente il lavoro. Il dizionario di suddivisione del lavoro include dettagli aggiuntivi che aiutano a definire le attività. Le stime di tempo e impegno possono essere accurate quando si conosce tutto ciò che riguarda il lavoro e le dipendenze.

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20. Come definisci una pietra miliare?

La pietra miliare è un punto nella pianificazione del progetto in cui vengono raggiunti alcuni obiettivi, parte del risultato o parte dei servizi pianificati.

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21. Quali sono alcune tecniche utilizzate per definire l'ambito?

Scomposizione del prodotto, analisi dei requisiti, ingegneria dei sistemi, analisi dei sistemi, ingegneria del valore, analisi del valore e analisi delle alternative. L’analisi delle alternative può essere aiutata dal brain storming, dal pensiero laterale e dai confronti a coppie, ecc.

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22. In che modo la pianificazione del progetto aiuta a raggiungere l'esecuzione del progetto?

Quando si conoscono l'impegno dell'attività e le stime delle risorse, il completamento del lavoro dipende dalla sequenza delle attività. Le dipendenze con altre attività devono essere chiaramente note. La sequenza di base è determinata da quali attività dovrebbero essere svolte per prime e da quali dovrebbero seguire.

Compiti/attività non collegati possono essere sequenziati in parallelo per ridurre i tempi del progetto. Il sequenziamento più ottimizzato ti fornirebbe il miglior tempo possibile necessario, dato che l'allocazione delle risorse è ideale e non ci sono vincoli. La pianificazione viene effettuata dall'elenco delle attività preparato dopo la finalizzazione della WBS.

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23. Come sono fatte le stime del "tempo di attività"?

Stime parametriche, stime a tre punti e stime analoghe sono le tecniche utilizzate per stimare le stime del tempo di attività.

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24. Come si effettua la stima con il metodo di stima a tre punti?

Esistono 2 formule per calcolare la stima a 3 punti.
1) Distribuzione triangolare E = (P+M+O)/3 ;
2) Distribuzione Beta o PERT E = (P+4M+O)/6 ;

dove P sta per pessimista, O per ottimista e M = molto probabile e
PERT = Tecniche di valutazione e revisione dei programmi

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25. In che modo nella pianificazione del progetto è stata rappresentata più spesso?

Il diagramma reticolare di pianificazione delle attività è la forma più comune di rappresentazione del cronoprogramma del progetto. Questo è spesso accompagnato da grafici cardine e grafici a barre.

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26. Qual è un percorso critico nel diagramma reticolare della schedulazione?

Una volta effettuata la pianificazione delle attività, ci saranno attività le cui ore di inizio e/o di fine non sono critiche. Potrebbe essere possibile, a causa di dipendenze, avviare un'attività più tardi rispetto alla data programmata, allo stesso modo un'attività potrebbe essere completata più tardi poiché non ci sono altre attività in attesa del suo completamento. Questi time pad sono chiamati float.

C'è sempre un percorso dall'inizio alla fine, che non ha float. Non solo tutte le attività del percorso devono essere svolte nei tempi previsti, ma non possono esserci ritardi. Eventuali ritardi si rifletteranno direttamente sui tempi di completamento del progetto. Questa catena di attività o il percorso dall'inizio alla fine è noto come percorso critico.

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27. Quali sono i modi in cui è possibile comprimere una pianificazione temporale del progetto?

Crash e fast tracking sono due metodi per accelerare la pianificazione temporale di un progetto. Il metodo crashing tenta di ottimizzare la pianificazione sfruttando il tempo fluttuante disponibile mantenendo i costi sotto controllo. Il fast tracking consiste nel rendere più veloci le attività selezionate applicando risorse aggiuntive, se necessario. Può significare pagare gli straordinari ai membri del team, pagare il tempo di un consulente, ecc.

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28. Che cos'è la varianza dello sforzo?

È la differenza tra lo sforzo stimato e lo sforzo effettivamente necessario. Le prestazioni lavorative vengono monitorate periodicamente per individuare eventuali variazioni negli sforzi in modo da poter intraprendere azioni correttive.

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29. Cos'è EVM, gestione del valore acquisito?

In ogni punto di monitoraggio vengono monitorati il ​​valore pianificato (PV), il valore ottenuto (EV) e il costo effettivo (AC). PMB, la base di misurazione delle prestazioni è l'aggregazione di tutti i valori pianificati. Vengono determinati gli scostamenti rispetto ai valori di riferimento e vengono calcolati lo scostamento della pianificazione (SV) e lo scostamento dei costi (CV). Se il valore guadagnato è uguale al valore pianificato, il progetto sta raggiungendo ciò che dovrebbe.

Se la pianificazione o la variazione dei costi è significativa, è necessario intraprendere azioni appropriate per correggere gli errori. La stima al completamento (EAC) viene stimata e confrontata con il budget al completamento. In caso di scivolata si conosceranno le conseguenze in termini di costi.

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30. Cosa garantiscono i processi A?

Secondo un dizionario, “A è un modo di monitoraggio e valutazione sistematici degli aspetti di un progetto, servizio o struttura per garantire che gli standard di qualità siano soddisfatti”. Pertanto, tutto ciò che garantisce che i prodotti soddisfino le aspettative dei clienti rientra negli sforzi A. Garantire la qualità di tutto ciò che serve per realizzare un prodotto e che non vengano commessi errori durante la sua realizzazione garantisce la qualità.

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31. Cos'è il controllo di qualità?

Le procedure di controllo qualità includono ispezioni per garantire il rispetto dei requisiti di qualità

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32. Qual è la necessità di piani di miglioramento dei processi?

Una pietra angolare di A è che i processi vengono continuamente migliorati. I miglioramenti dei processi aiutano a commettere errori nei processi e quindi aiutano a migliorare la qualità.

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33. Qual è lo strumento utilizzato per arrivare a miglioramenti nei processi?

GM, ovvero obiettivi, domande e metriche, è il metodo utilizzato. Vengono stabiliti gli obiettivi, vengono poste domande su quali miglioramenti possono essere apportati e vengono eseguite le metriche (misurazioni che ci dicono qualcosa sul processo)

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34. Quali sono gli aspetti importanti di a HR piano per il team di progetto?

Acquisizione del team, formazione del team, assegnazione di ruoli e responsabilità, politiche di valutazione, premi e riconoscimenti sono le aree in cui dovrebbero esistere politiche chiare ed essere ben note ai membri del team.

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35. Perché il processo di gestione delle prestazioni nel piano di gestione delle risorse umane è importante?

Alla gente piace essere riconosciuta per il proprio contributo. Il team di gestione del progetto deve riconoscere il talento, premiare e riconoscere gli artisti. La valutazione non dovrebbe solo essere giusta, ma considerata giusta.

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36. Come si determinano le esigenze di comunicazione delle parti interessate?

Le esigenze di comunicazione delle parti interessate dipendono dalla loro posizione nella rete di potere/influenza, nella rete di potere/interesse e anche nella griglia di impatto/influenza. La modellazione della salienza è un'altra tecnica per determinare chi è il più efficace per l'interesse del progetto. Questa è una valutazione qualitativa e determinerà il tipo e i dettagli delle comunicazioni di cui hanno bisogno sul progetto.

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37. Quali sono i tipi di rischi che potresti incontrare in un progetto?

Questi potrebbero essere classificati come tecnici, esterni, interni/organizzativi, ecc. A seconda del tipo di progetti potrebbero essere da prendere in considerazione altre categorie.

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38. Cos'è un registro dei rischi?

Si tratta di un registro/documento che contiene tutti i rischi identificati di un progetto. È incluso anche l'elenco delle azioni potenziali.

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39. Esistono aspetti positivi del processo di identificazione dei rischi?

Anche il processo di identificazione del rischio potrebbe offrire alcune opportunità.

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40. Qual è l'impatto e la probabilità del rischio?

Nel valutare i rischi, il team di progetto cerca anche di determinare la probabilità che il rischio si verifichi effettivamente e l'impatto che avrà sul progetto quando ciò accadrà.

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41. Qual è il ruolo dei diagrammi Isikawa / Fishbone nel determinare le cause alla radice dei rischi?

Si tratta di un metodo grafico per determinare le relazioni di causa ed effetto che portano a un rischio specifico. Si potrebbero quindi determinare azioni di mitigazione per tale rischio.

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42. Che cosa ne capisci del principio / analisi di Pareto (80 / 20)?

Si tratta di un metodo di analisi statistica che aiuta a decidere le priorità tra diverse azioni da intraprendere. La base è che ci sono circa il 20% di azioni che, una volta eseguite, ti danno l'80% dei risultati. Nel QA viene utilizzato per identificare il 20% delle cause che creano l'80% dei problemi.

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43. Quali sono i contratti di tipo fisso nei processi di approvvigionamento?

Il venditore deve fornire gli articoli contrattati ad un prezzo fisso determinato al momento del contratto.

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44. Cosa sono i contratti di tempo e materiale?

In questo tipo di contratti l'appaltatore viene pagato per il tempo impiegato nel progetto e le spese per il materiale utilizzato e altre spese concordate.

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45. Qual è lo scopo principale del piano di gestione degli appalti?

Per determinare esattamente cosa deve essere procurato, assicurati che venga acquistato al prezzo migliore e che sia reso disponibile al team di progetto al momento giusto.

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46.Cosa comporta l'amministratore degli appalti?

Continuare a monitorare e garantire che tutti i contratti di appalto aperti procedano come previsto.

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47. Perché un PM deve essere molto proattivo?

Un PM deve essere in grado di vedere il più presto possibile qualsiasi segno di deviazione in termini di tempi e/o costi rispetto all'avanzamento del progetto. Ciò offre al team il maggior tempo di reazione possibile per correggere la situazione o minimizzare l'impatto.

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48. Formare una squadra, sviluppare la squadra e migliorare la conoscenza sono responsabilità dirette del project manager, sei d'accordo?

È il team che esegue il progetto. Pertanto è essenziale assicurarsi di avere le persone giuste. Lo sviluppo del team è importante poiché qualsiasi lacuna deve essere colmata. Migliorare la conoscenza di sé e del team equivale al miglioramento continuo del processo A e dovrebbe avere un impatto sulla qualità del risultato del progetto.

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49. Pensi che la professionalità e l'integrità siano qualità essenziali di un PM?

Il PM è incaricato di gestire tutti gli aspetti del progetto. A meno che non sia un professionista e non abbia integrità, ci sono molte cose che possono andare storte. Una rendicontazione sui progressi non così veritiera avrà facilmente un effetto boomerang sul Primo Ministro, ma l'organizzazione avrà un progetto ritardato o fallito.

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50. Spiegare il processo di formazione della squadra?

Dopo che i membri si sono riuniti come team di progetto, c'è un tumulto prima che tutto si sistemi. Questo è noto come processo di formazione-storming-normativa-esecuzione. Le persone del team attraversano una tempesta di relazioni prima di stabilirsi sull'assegnazione del ruolo. Col tempo poi si abituano alla struttura della relazione, cioè alla fase di normalizzazione. È solo dopo che tutti si sono abituati ai nuovi ruoli che la squadra inizia a esibirsi.

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