30 Intervjuspørsmål og svar med administrativ assistent

Her er Administrative Assistant-intervjuspørsmål og svar for ferskinger så vel som erfarne kontorledere og administratorassistentkandidater for å få drømmejobben.

1) Hva er administrativ assistent?

En administrativ assistent er en person som er ansvarlig for å utføre ulike oppgaver. Disse inkluderer å hjelpe til med å føre journaler, gjøre avtaler og utføre lignende oppgaver. Personen som ønsker å jobbe som administrativ assistent jobber også med skriving, arkivering og kontorrelaterte aktiviteter.

Gratis PDF-nedlasting: Intervjuspørsmål og svar med administrativ assistent

2) Hva er de viktigste egenskapene som trengs for å bli administrativ assistent?

De viktige egenskapene som trengs for å bli administrativ assistent er:

Koordinering av teamet: Det er en aktivitet som sørger for at rett handling blir iverksatt til rett tid.
Tidsstyringskvalitet: Det er en måte hvordan en kandidat planlegger og administrerer aktiviteter.
Møteplanleggingskvalitet: Denne kvaliteten inkluderer oppgaver knyttet til organisering av forretnings- eller prosjektmøter.
Kommunikasjonskvalitet: Denne kvaliteten inkluderer både verbal og ikke-verbal samtale blant kontorkolleger.
Kunnskap om tekstbehandling: Det er nødvendig for å lage rapporten, lage og redigere dokumenter osv.
Håndtering av e-post og telefonsamtaler: E-postene og anropene kan være fra kontorkolleger og kunder.
Opprette og vedlikeholde poster i systemet: Dette kan være viktig informasjon knyttet til virksomheten som admin bør administrere.
Ordne avtaler: Det inkluderer aktiviteter knyttet til utnevnelse av klientkandidat og annen ressurs i organisasjonen

3) Hvordan håndtere flere veiledere som adminassistent?

Administratorassistent kan håndtere flere veiledere ved å gi den nødvendige støtten. Det kan også omfatte utdeling av en arbeidsdel til medarbeidere. I tilfelle det dukker opp noen prioriterte oppgaver, bør adminassistenten ta tak i dem.

4) Hvordan jobbe som administrativ bistand når du møter press?

Når administrativ bistand står overfor press, kan den håndteres ved å bruke:

organisatoriske ferdigheter
Omdirigere stressenergi til nyttig kreativ energi.

5) Hvordan kan administrativ bistand håndtere den daglige oppgaven?

Administrativ assistanse kan håndtere den daglige oppgaven ved å:

Lage en huskeliste.
Rangering av listen fra viktigst til minst.
Sette gjøremålslisten et sted hvor den ansatte kan se.
Unngå oppgaver som ikke er nødvendige.
Sett tidsfrist for prioriterte oppgaver.

Intervjuspørsmål med administrativ assistent

6) Forklar den grunnleggende programvaren som trengs for det administrative arbeidet

Den grunnleggende programvaren som trengs for det administrative arbeidet er:

Planleggingsprogramvare: Outlook og Google Kalender.
E-postapper og programvare: Gmail, Yahoo, Hotmail, etc.
Regnearkprogramvare: Excel og Google Sheet.
Presentasjonsprogramvare: Microsoft PowerPoint og Slideshare.
Programvare for å lage dokumenter: MS Word, Google Doc.

7) Hvorfor er verbal kommunikasjon viktig i administrative assistansejobber?

Verbal kommunikasjon er viktig i en administrativ assistentjobb fordi:

Administrative assistenter må støtte hele arbeidsplassen. Personen korresponderer med ledere og medarbeidere jevnlig.
Det er nyttig når du har en samtale på telefon eller med en person som deltar i møtet og samtaler med kunder.
Verbal kommunikasjon inkluderer å lytte og svare riktig. Det kan gjøres ved å bruke riktig tone for situasjonen.

8) Hvem er kontorsjef?

En kontorsjef er en som sørger for at kontoroppgaver utføres effektivt så vel som effektivt. Denne personen tildeler også oppgaven til andre ansatte.

9) Hva er fordelene med å ha en administrativ assistent?

Fordelene med å ha en spesifikk administrativ assistent er:

En administrativ assistent kan frigjøre sinnet.
Den som jobber som administrativ kan effektivisere kontoroppgaver.
Velkommen andre mennesker kommer på kontoret.
Det kan fylle svakheten eller gapet i virksomheten.

10) Hvordan sjonglere konkurrerende oppdrag i en administrativ assistentrolle?

Administrativ assistanse kan sjonglere konkurrerende oppdrag ved å administrere tiden riktig og prioritere arbeidet. En person kan også gjøre dette ved å involvere flere medlemmer fra et team for å fullføre oppgaven.

11) Hvorfor er det viktig å ta i bruk adaptive ferdigheter i administrativ assistent?

Å ta i bruk adaptive ferdigheter i administrativ assistent er viktig fordi:

Det gir fleksibilitet til å endre og justere arbeidet deretter.
En person kan administrere og bestille motstridende prioriteringer på en sammensatt måte.
Det gir administrative assistenter en positiv holdning til sine oppgaver.

12) Hva er de vanlige utfordringene for administrative assistenter?

De vanlige utfordringene administrative assistenter står overfor er:

Håndtere ulike arbeidsstrategier:

Det refererer til arbeidsplanen der ulike situasjoner krever ulike strategier for å fullføre.

Avbrudd i arbeidet:

Medarbeidere i selskapet forventer å være tilgjengelige til enhver tid. Mange ganger mottar administrativ assistent e-post til alle arbeidstider. Denne situasjonen kan føre til avbrudd i å fullføre viktige oppgaver.

Vedtar nytt prosjektarbeid:

En administrativ assistent må tilby mange tjenester til ulike personer i virksomheten. Derfor kan det i dette scenariet bli utfordrende å ta i bruk nytt prosjektarbeid og prioriteringsoppgaver.

Lake of privacy på kontoret:

Administrative assistenter har sjelden kontorplassen sin, som er personlig. Vanligvis må de sitte i nærheten av fellesarealer. Så det er store sjanser for en innsjø av privatliv på kontoret.

13) Hva skal jeg gjøre hvis en ansatt ikke kom overens med andre medarbeidere?

I tilfelle hvis en ansatt ikke kom overens med andre medarbeidere, så se på handlingene for å se å gjøre noe som kan bidra til den nåværende situasjonen.

14) Hva er berøringsskriving?

Berøringstasting er en evne til å bruke minne uten å bruke synssans for å finne tastaturtaster.

15) Hvordan besvare intervjuspørsmål fra adferdsadministrativ assistent ved å bruke STAR?

Følg følgende prosess for å svare på intervjuspørsmål ved å bruke STAR-teknikken.

Finn et passende eksempel.
Lag et oppsett som enkelt kan beskrive en bestemt situasjon.
Marker oppgaven som personen var involvert i.
Del hva en person tok.
Del resultatet administrativ assistent fikk.

16) Forklar om en lagspiller

En lagspiller er en person som enkelt kan jobbe med et medlem av en gruppe eller et team. Forretningslag krever lagspillere for å nå sine mål.

17) Forklar egenskapene til en lagspiller i administrativt assistentarbeid

Egenskapene til en lagspiller i administrativt assistentarbeid er:

Forstå rollen: Teammedlemmer i organisasjoner bør gi gode resultater og lønnsomhet. Dette kan tydeliggjøre forventningene til målene.
Tar avgjørelse: En administrativ assistent er ansvarlig for å avgjøre om teamet skal være funksjonelt, dysfunksjonelt eller høytytende.
Engasjert i laget: Teamet en gruppe kompetente og dedikerte mennesker. Lederen av dette teamet bør hindrer knyttet til ferdigheter, opplæring og resultatstyring.
Fremtidsfokusert og optimistisk: Teamet bør se på seg selv som optimistisk. En god teamtilnærming kan jobbe strategisk og forutse ulike handlinger for forretningsvekst.

18) Hva er en lovlig admin assistent?

Juridiske assistenter er profesjonelle personer som støtter advokater i et juridisk miljø.

19) Nevn de viktige egenskapene til juridisk adminassistent

de viktige egenskapene til juridisk administratorassistent er:

Den juridiske administratorassistenten utfører juridisk analyse og forskning.
Tolke kjennelser, lover og forskrifter i dokumentene.
Lag, korrekturles og revider utkast til juridiske dokumenter.
Journalføring med papirkopi og elektronisk kopi av dokumenter.
Få nødvendig informasjon fra andre byråer eller selskaper for å fullføre oppgaven.
Opprett og administrer informasjon, og generer også referanseverktøy som kan gjøre arbeidet enkelt.
Lage og formatere juridiske rapporter knyttet til ledelse.
Regelmessig vedlikehold og oppdatering av sporingssystemer og databaser.
Svar på spørsmål som er relatert til en rettssak.
Sørg for effektiv og effektiv administrativ informasjon og assistanse.

20) Hva er kravene til en juridisk administrativ assistent?

Kravene til juridisk administrativ assistent er:

Analytisk tenker og forskningsferdighet.
Evne til å forstå og tolke dokumentasjon som brukes til juridiske formål.
Gode organisatoriske ferdigheter.
Evne til å møte tidsfrister.
Bør jobbe selvstendig eller som del av et team.
Skriftlige og kommunikasjonsevner.
Dyktig i Lexis-Nexis, USAO, Microsoft Office og planleggingsprogramvare.

21) Hva er de beste prosjektledelse applikasjoner som trengs for adminassistenten?

De beste prosjektledelsesapplikasjonene som trengs for adminassistent er:

Rasjonell plan: RationalPlan er en brukervennlig programvarepakke som brukes til å planlegge, administrere og spore forretningsprosjekter. Det er en skrivebordsapplikasjon utviklet av Stand By Soft.
Jeg Trello: Trello er et nettbasert prosjektstyringsverktøy laget av Fog Creek Software i 2011. Dette samarbeidsverktøyet hjelper adminassistenten med å organisere prosjekter om bord.
Airtable: Det er en prosjektstyringsløsning som passer for organisasjoner og bedrifter i alle størrelser. Det tilbyr organisasjons- og samarbeidsfunksjoner i en effektiv og mobilvennlig bordløsning
Etterslep: En backlog er en utmerket prosjektledelsesprogramvare som er funksjonsrik samtidig som den er enkel å bruke. Planene er kostnadseffektive med flere abonnementsalternativer og faktureres per selskap i stedet for per bruker. Både skybaserte og lokale versjoner er tilgjengelige, i tillegg til en gratis plan.

22) Hvordan forutse forretningsbehov?

Administratorassistent kan forutse forretningsbehov ved å:

Å ta initiativ til å støtte en virksomhet i stedet for å vente på veiledning eller godkjenning.
Fullføre det avgjørende oppdraget uten å måtte spørre noen.
Lær hvordan du løser problemer og deres komplikasjoner.

23) Forklar oppfinnsomhet

Oppfinnsomhet refererer til evnen til å overvinne vanskeligheter. Personen som liker å jobbe som adminassistent bør vite de tingene som trengs for å adoptere. Forretningskravene endres i et raskt tempo, og derfor må en person ta dem raskt.

24) Forklar viktigheten av emosjonell intelligens i jobben som adminassistent

Viktigheten av emosjonell intelligens i jobben som adminassistent er:

Det hjelper personen å jobbe med andre medarbeidere i selskapet enkelt.
Emosjonell intelligens kan tillate en person å forstå andres følelser.
Det gjør det mulig for adminassistenten å håndtere følelsene til kolleger.
Emosjonell intelligens kan hjelpe adminassistenten med å finne og håndtere stresset.

25) Forklar effektiv kommunikasjon

Dette er et viktig spørsmål fra intervjueren. Effektiv kommunikasjon betyr kommunikasjon mellom personer på en måte som budskapet er:

Riktig kodet og mottatt
Lever gjennom riktig kanal
Riktig dekodet så vel som forstått av mottakeren.

I en virksomhet kalles kommunikasjon effektiv når data eller informasjon som deles mellom ansatte fører til suksess.

26) Nevn kvalifikasjonen som trengs for en juridisk administrativ assistent?

Kvalifikasjonen som kreves juridisk administrativ assistent er:

Advokatattest.
Bachelor i juss.
Erfaring fra et juridisk miljø.

27) Hva mener du med å fakse dokumentasjon?

Faksdokumentasjon refererer til enten å sende eller motta Word-dokumenter av en faksmaskin.

28) Hva er meningen med å screene en samtale?

Screening av en samtale er prosessen med å evaluere telefonsamtalene før du bestemmer deg for å svare eller ikke.

29) Hvorfor er dagbokstyring viktig?

Dagbokhåndtering er viktig for å holde styr på hendelser eller avtaler.

30) Hva er Microsoft Excel?

MS Excel er et rutenettprogram som brukes til å lage et rutenett med formler, tall og tekst som spesifiserer beregninger.

Disse intervjuspørsmålene vil også hjelpe i din viva(orals)

Du vil kanskje like: