As 17 principais perguntas e respostas da entrevista com o funcionário (2025)

Aqui estão as perguntas e respostas da entrevista do Office Clerk para funcionários juniores e candidatos a funcionários administrativos para conseguir o emprego dos sonhos.

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1) Quais são as funções de um escriturário?

As funções de um escriturário incluem

• Conte, colete e desembolse dinheiro, faça contabilidade básica e conclua transações bancárias
• Comunique-se com funcionários, clientes e outras pessoas para responder perguntas
• Explicar informações e abordar reclamações
• Atender telefones, chamadas diretas e anotar mensagens
• Arquivar, copiar, classificar e compilar registros de atividades de escritório, transações comerciais e outras atividades
• Arquivamento de faturas, contratos, contas, cheques e apólices
• Operar máquinas de escritório como fotocopiadoras, scanners, aparelhos de fax, computadores, etc.

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2) Quais são as habilidades exigidas para um escriturário?

As habilidades exigidas pelo escriturário são

• Escuta Ativa
• Falando
• Escrevendo
• Compreender o estilo de trabalho do escritório
• Perceptividade social
• Compreensão de leitura
• Habilidades básicas de computação

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3) Liste quais são as diferentes áreas que um escriturário pode atuar?

Um escriturário pode trabalhar em vários setores como

• Escriturário Médico
• Escriturário Corporativo
• Legal Escriturário da Jurisdição
• Escrivão Paroquial
• Receita Auditoria Balconista
• Assistente de contabilidade
• Funcionário administrativo
• Escriturário de faculdade e universidade, etc.

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4) Que conhecimento do assunto pode ser uma ajuda adicional para o escriturário?

Conhecimento do assunto como

• Economia e Contabilidade
• Matemática
• Idioma Inglês
• Clerical
• Customização e Contabilidade

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5) Quais são as responsabilidades do trabalho de escriturário contábil?

• Mantém registros contábeis
• Mantém o banco de dados contábil inserindo dados no computador
• Verificando o registro financeiro usando um programa de software
• Determina o valor dos ativos depreciáveis ​​com a ajuda de um programa de software
• Compara extratos bancários com o razão geral

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6) Explique o que é contabilidade?

A contabilidade se refere ao processo de rastreamento de todo o dinheiro que entra e sai durante o manuseio do processo de negócios. Como funcionário de escritório, você deve organizar os registros em ordem cronológica nos livros contábeis, incluindo transações de crédito e débito. Se estiver registado para efeitos de IVA, também terá de manter registos de IVA.

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7) Por que a contabilidade é tão importante para qualquer empresa?

• O processo de escrituração contábil é uma exigência legal
• Ajuda a monitorar o fluxo de entrada e saída de dinheiro, tanto
• Útil para compreender as finanças dos negócios

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8) Explique o que faz o documentalista?

O secretário de documentos trabalha como entrada de dados, processamento eletrônico de dados e elaboração. O funcionário de documentos mantém os documentos do escritório e garante que eles sejam entregues à pessoa certa. Eles também criam rascunhos ou esboços que devem desenvolver em relatórios apropriados e ajudam outros colegas de trabalho na organização de documentos. O escriturário também trabalha com o departamento de TI para facilitar a comunicação entre a subfilial e a sede. Algumas empresas contratam escriturário logo após o ensino médio, enquanto outras possuem diploma de bacharel.

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9) Quais conhecimentos de informática podem ser úteis para um funcionário de escritório?

O funcionário do escritório deve ter conhecimentos de informática como

• Photoshop CS3 ou CS4
• Conhecimento de Palavra MS, PowerPoint, Access, Outlook, Excel e PowerPoint
• AutoCAD para escritório de design ou arquiteto
• Quickbooks se necessário

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10) Mencione qual é uma boa velocidade de digitação para um funcionário de escritório?

Para um funcionário de escritório, qualquer coisa entre 50 e 60 palavras por minuto é perfeita com alto nível de precisão.

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11) Como o escriturário enfrenta os desafios do escritório?

• Seja otimista: Sempre há algo no escritório que você não pode fazer, mas com uma mentalidade positiva e pedindo ajuda aos colegas pode resolver seu problema.
• Procure opções: É natural que você enfrente problemas relacionados ao trabalho, portanto, manter a opção para o seu trabalho contínuo é sempre viável, especialmente quando você está lidando com tarefas complicadas.
• Definir prazo: O gerenciamento do tempo é outra habilidade que o funcionário do escritório deve ter para se destacar. Um bom funcionário de escritório deve ser multitarefa e, ao mesmo tempo, um bom gerente de tempo.

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12) Mencione qual é a diferença entre escriturário e Assistente Administrativo?

• Escriturário: Por sua vez, o escriturário deve se comunicar com todos os níveis de executivos e trabalhar com eles. Suas funções normalmente incluem atender telefones, fazer recados, arquivar, enviar correspondência, digitar, manter documentação legal, etc.
• Auxiliar Administrativo: O assistente administrativo se comunica com o proprietário da empresa ou com o nível superior executivo. Suas funções e responsabilidades vão muito além de um funcionário de escritório; eles supervisionam equipes, organizam conferências, revisam submissões, organizam reuniões, etc.

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13) O que o escriturário faz no departamento jurídico?

• Analisar e registrar petições
• Revisão de peças processuais e outros documentos
• Agendamento de reunião entre profissionais do direito e advogados
• Comunicar e mediar disputas
• Arquivando documentos legais
• Preparar rascunhos com base em argumentos ou resumos, documentos pessoais e recursos
• Preparação de declarações de documentos

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14) O que faz um funcionário de auditoria de receitas?

• Auditoria do relatório financeiro das empresas
• Inspeção de livros contábeis e sistemas contábeis
• Preparar relatórios detalhados sobre as conclusões da auditoria
• Reportar à administração sobre resultados de auditoria e utilização de ativos
• Revise dados sobre estoque de capital, receitas, despesas e estoque de capital
• Analisar e reportar relatórios anuais
• Manutenção de auditoria folha de pagamentos e registros de pessoal para determinar a remuneração da cobertura do trabalhador
• Atualização de relatório financeiro usando sistema de software, etc.

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15) Explique qual sistema de arquivamento você usa no escritório?

Na maioria das vezes, arquivos expansíveis são usados ​​para arquivamento em escritórios. Este arquivo permite expandir seu tamanho inserindo folhas de papel adicionais nele. Esses arquivos têm aparência estreita, mas é possível expandi-los, pois ele usa o design de acordeão.

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16) Explique o que faz um atendente de prontuário médico?

O médico irá verificar

• Veja qual paciente tem consulta marcada
• Envio de relatórios do paciente ao médico
• Atualização de prontuários médicos do paciente após consulta
• Marcação de consulta para o paciente por telefone
• Envio de relatórios médicos para com seguro empresas
• Transcrever registros médicos em formato digital
• Auxiliar o cobrador médico na preparação de formulários de seguro
• Lembrando o paciente da coleta de laudos médicos

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17) Como organizar arquivos e documentos no escritório?

Normalmente, papéis indesejados fazem bagunça, então antes de organizar o arquivo é possível jogar fora os papéis indesejados.

• Mantenha esses papéis em uma pasta separada do arquivo de uso permanente, como apólice de seguro, papéis relativos a impostos, registros médicos, documentos de aposentadoria e investimento, etc.
• As pastas Manilla são úteis quando se trata de organizar arquivos
• Organize o papel ou as contas de acordo com as datas
• Examine regularmente os arquivos para se livrar das contas ou documentos, talvez você não precise mais
• Rotule corretamente cada arquivo e organize sua ordem alfabética, por exemplo, o arquivo contábil deve estar na pasta A e sua conta de luz deve estar na pasta U.