30 Întrebări și răspunsuri la interviu pentru asistent administrativ
Iată întrebările și răspunsurile la interviu pentru asistentul administrativ pentru cei în curs de dezvoltare, precum și candidații cu experiență pentru directori executivi și asistenti administrativi pentru a obține jobul visat.
1) Ce este asistentul administrativ?
Un asistent administrativ este o persoană responsabilă cu îndeplinirea diferitelor sarcini. Acestea includ asistarea la ținerea înregistrărilor, efectuarea de programări și realizarea unor sarcini similare. Persoana care dorește să lucreze ca asistent administrativ lucrează, de asemenea, pentru dactilografiere, dosar și activități legate de birou.
Descărcare PDF gratuită: Întrebări și răspunsuri la interviu pentru asistent administrativ
2) Care sunt cele mai importante calități necesare pentru a deveni asistent administrativ?
Calitățile importante necesare pentru a deveni asistent administrativ sunt:
- Coordonarea echipei: Este o activitate care asigură că acțiunea corectă este întreprinsă la momentul potrivit.
- Calitatea managementului timpului: Este o modalitate prin care un candidat planifică și gestionează activitățile.
- Calitatea programării întâlnirilor: Această calitate include sarcini legate de organizarea de întâlniri de afaceri sau de proiect.
- Calitatea comunicarii: Această calitate include atât conversația verbală, cât și nonverbală între colegii de birou.
- Cunostinte in procesarea textului: Este necesar pentru realizarea raportului, crearea și editarea documentelor etc.
- Gestionarea e-mailurilor și a apelurilor telefonice: E-mailurile și apelurile pot fi ale colegilor de birou și clienților.
- Crearea și menținerea înregistrărilor în sistem: Acestea pot fi informații importante legate de afaceri pe care administratorul ar trebui să le gestioneze.
- Aranjarea intalnirilor: Include activități legate de numirea candidatului client și a altor resurse ale organizației
3) Cum să gestionezi mai mulți supraveghetori ca asistent administrativ?
Asistentul de administrare se poate ocupa de mai mulți supraveghetori, oferind suportul necesar. Poate include, de asemenea, distribuirea unei părți de muncă către colegi. În cazul în care apar sarcini prioritare, atunci asistentul administrativ ar trebui să le abordeze.
4) Cum să lucrezi ca asistență administrativă atunci când te confrunți cu presiuni?
Atunci când asistența administrativă se confruntă cu presiuni, aceasta poate fi gestionată folosind:
- aptitudini organizatorice
- Redirecționarea energiei de stres în energie creativă utilă.
5) Cum poate asistența administrativă să gestioneze sarcina zilnică?
Asistența administrativă poate gestiona sarcina zilnică prin:
- Realizarea unei liste de lucruri de făcut.
- Clasificarea listei de la cel mai important la cel mai mic.
- Pune lista de sarcini undeva unde angajatul poate vedea.
- Evitați sarcinile care nu sunt necesare.
- Stabiliți termenul limită pentru sarcinile prioritare.
6) Explicați software-ul de bază necesar pentru munca administrativă
Software-urile de bază necesare pentru activitatea administrativă sunt:
- Software de programare: Perspectivă și Google Calendar.
- Aplicații și software de e-mail: Gmail, Yahoo, Hotmail etc.
- Software pentru foi de calcul: Excel și Google Sheet.
- Software de prezentare: Microsoft PowerPoint și Slideshare.
- Software de creare a documentelor: MS Word, Google Doc.
7) De ce comunicarea verbală este importantă în locurile de muncă de asistență administrativă?
Comunicarea verbală este importantă într-un loc de muncă de asistent administrativ deoarece:
- Asistenții administrativi trebuie să sprijine întregul loc de muncă. Persoana corespunde în mod regulat cu managerii și colegii de muncă.
- Este util atunci când aveți o conversație la telefon sau cu o persoană care participă la întâlnire și conversează cu clienții.
- Comunicarea verbală include ascultarea și răspunsul adecvat. Se poate face folosind tonul corect pentru situație.
8) Cine este directorul biroului?
Un manager de birou este cineva care se asigură că sarcinile de birou sunt îndeplinite atât eficient, cât și eficient. Această persoană alocă sarcina și altor membri ai personalului.
9) Care sunt avantajele de a avea un asistent administrativ?
Avantajele de a avea un asistent administrativ specific sunt:
- Un asistent administrativ poate elibera mintea.
- Persoana care lucrează ca administrativ poate eficientiza sarcinile de birou.
- Bine ați venit și alți oameni vin în birou.
- Poate umple slăbiciunea sau golul afacerii.
10) Cum să jonglați cu sarcinile concurente într-un rol de asistent administrativ?
Asistența administrativă poate jongla sarcinile concurente prin gestionarea adecvată a timpului și prioritizarea muncii. O persoană poate face acest lucru, de asemenea, implicând mai mulți membri dintr-o echipă pentru a finaliza sarcina.
11) De ce este importantă adoptarea abilităților de adaptare la asistentul administrativ?
Adoptarea abilităților de adaptare la asistentul administrativ este importantă deoarece:
- Oferă flexibilitate în schimbarea și ajustarea muncii în consecință.
- O persoană poate gestiona și ordona prioritățile conflictuale într-o manieră compusă.
- Oferă asistenților administrativi o atitudine pozitivă față de sarcinile lor.
12) Care sunt provocările comune cu care se confruntă asistenții administrativi?
Provocările comune cu care se confruntă asistenții administrativi sunt:
- Faceți față diferitelor strategii de lucru:
Se referă la planul de lucru în care situații diferite necesită strategii diferite pentru a fi finalizate.
- Întreruperea muncii:
Colegii companiei se așteaptă să fie disponibili în orice moment. De multe ori asistentul administrativ primește e-mailuri la toate orele de lucru. Această situație poate duce la o întrerupere a îndeplinirii sarcinilor importante.
- Adoptarea noii lucrări de proiect:
Un asistent administrativ trebuie să ofere multe servicii diferitelor persoane din afacere. Prin urmare, în acest scenariu, adoptarea de noi lucrări de proiect și sarcini prioritare poate deveni o provocare.
- Lacul intimității la birou:
Asistenții administrativi au rar spațiu de birou, care este personal. În general, trebuie să stea în apropierea spațiilor comune. Deci, există șanse mari să existe un lac de intimitate la birou.
13) Ce să faci dacă un angajat nu s-a înțeles cu alți colegi?
În cazul în care un angajat nu s-a înțeles cu ceilalți colegi de muncă, atunci uitați-vă la acțiuni pentru a vedea cum face ceva care poate contribui la situația actuală.
14) Ce este tastarea tactilă?
Tastarea tactilă este o abilitate pentru a utiliza memoria fără a utiliza simțul vizual pentru a găsi tastele de la tastatură.
15) Cum să răspunzi la întrebările de la interviu privind comportamentul asistentului administrativ folosind STAR?
Urmați următorul proces pentru a răspunde la întrebările interviului folosind tehnica STAR.
- Găsiți un exemplu potrivit.
- Realizați un aspect care poate descrie cu ușurință o anumită situație.
- Evidențiați Sarcina în care a fost implicată persoana.
- Împărtășiți ce acțiune a luat o persoană.
- Distribuiți rezultatul obținut de asistentul administrativ.
16) Explicați despre un jucător de echipă
Un jucător de echipă este o persoană care poate lucra cu ușurință cu un membru al unui grup sau al unei echipe. Echipele de afaceri au nevoie de jucători de echipă pentru a-și îndeplini obiectivele.
17) Explicați caracteristicile unui jucător de echipă în munca de asistent administrativ
Caracteristicile unui jucător de echipă în munca de asistent administrativ sunt:
- Înțelegeți rolul: Membrii echipei din organizații ar trebui să ofere rezultate bune și performanță de profitabilitate. Acest lucru poate clarifica așteptările cu privire la obiective.
- Luarea deciziei: Un asistent administrativ este responsabil pentru a decide dacă echipa va fi funcțională, disfuncțională sau performantă.
- Angajat față de echipă: Echipa este un grup de oameni competenți și dedicați. Liderul acestei echipe ar trebui să obțină obstacole legate de abilități, instruire și managementul performanței.
- Axat pe viitor și optimist: Echipa ar trebui să se vadă de sine ca fiind optimist. O abordare bună în echipă poate lucra strategic și poate anticipa diverse acțiuni pentru creșterea afacerii.
18) Ce este a legal asistent admin?
Asistenții juridici sunt oameni profesioniști care sprijină avocații într-un mediu juridic.
19) Menționați caracteristicile importante ale asistentului administrativ juridic
caracteristicile importante ale asistentului administrativ juridic sunt:
- Asistentul administrativ juridic efectuează analize și cercetări juridice.
- Interpretați hotărârile, legile și reglementările din documente.
- Creați, corectați și revizuiți proiectele de documente juridice.
- Păstrarea evidenței cu o copie hârtie și o copie electronică a documentelor.
- Obțineți informațiile necesare de la alte agenții sau companii pentru a finaliza sarcina.
- Creați și gestionați informații și, de asemenea, generați instrumente de referință care pot face munca mai ușoară.
- Realizați și formatați rapoarte juridice legate de management.
- Menține și actualizează în mod regulat sistemele de urmărire și bazele de date.
- Răspundeți la întrebări legate de un caz juridic.
- Asigurați-vă că aveți informații și asistență administrativă eficiente și eficiente.
20) Care sunt cerințele pentru un asistent administrativ juridic?
Cerințele pentru asistentul administrativ juridic sunt:
- Gânditor analitic și abilități de cercetare.
- Abilitatea de a înțelege și interpreta documentele utilizate în scopuri legale.
- Bune abilități organizatorice.
- Abilitatea de a respecta termenele limită.
- Ar trebui să lucreze independent sau ca parte a unei echipe.
- Abilități scrise și de comunicare.
- Competente în Lexis-Nexis, USAO, Microsoft Office și software de programare.
21) Care sunt cele mai bune management de proiect aplicații necesare pentru asistentul de administrare?
Cele mai bune aplicații de management de proiect necesare pentru asistentul de administrare sunt:
- RationalPlan: RationalPlan este o suită de software ușor de utilizat folosită pentru a planifica, gestiona și urmări proiectele de afaceri. Este o aplicație desktop dezvoltată de Stand By Soft.
- I Trello: Trello este un instrument de gestionare a proiectelor bazat pe web, creat de Fog Creek Software în 2011. Acest instrument de colaborare ajută asistentul administrativ să organizeze proiecte la bord.
- Masa de aerisire: Este o soluție de management de proiect potrivită pentru organizații și afaceri de toate dimensiunile. Oferă funcționalități de organizare și colaborare într-o soluție de masă eficientă și prietenoasă cu dispozitivele mobile
- Restante: Un backlog este un software excelent de gestionare a proiectelor, bogat în funcții, în același timp ușor de utilizat. Planurile sunt rentabile cu mai multe opțiuni de abonament și sunt facturate pe companie, mai degrabă decât pe utilizator. Sunt disponibile atât versiunile găzduite în cloud, cât și cele locale, precum și un plan gratuit.
22) Cum să anticipăm nevoile afacerii?
Asistentul administrativ poate anticipa nevoia afacerii prin:
- A lua inițiativa de a sprijini o afacere în loc să aștepte direcția sau aprobarea.
- Finalizarea sarcinii cruciale fără a fi nevoie să întrebi pe nimeni.
- Aflați cum să rezolvați problemele și complicațiile acestora.
23) Explicați inventivitatea
Ingeniozitatea se referă la capacitatea de a depăși dificultățile. Persoana căreia îi place să lucreze ca asistent administrativ ar trebui să cunoască lucrurile de care trebuie să adopte. Cerințele afacerii se schimbă într-un ritm rapid și, prin urmare, o persoană trebuie să le adopte rapid.
24) Explicați importanța inteligenței emoționale în jobul de asistent administrativ
Importanța inteligenței emoționale în jobul de asistent administrativ este:
- Ajută persoana să lucreze cu alți colegi ai companiei cu ușurință.
- Inteligența emoțională poate permite unei persoane să înțeleagă emoțiile celorlalți.
- Acesta permite asistentului administrativ să gestioneze emoțiile colegilor.
- Inteligența emoțională poate ajuta asistentul administrativ să găsească și să gestioneze stresul.
25) Explicați comunicarea eficientă
Aceasta este o întrebare importantă adresată de intervievator. Comunicarea eficientă înseamnă comunicarea între persoane într-un mod în care mesajul este:
- Codificat și primit corespunzător
- Livrați prin canalul adecvat
- Corect decodat și înțeles de destinatar.
Într-o afacere, comunicarea este numită eficientă atunci când datele sau informațiile partajate între angajați duc la succesul afacerii.
26) Menționați calificarea necesară unui asistent administrativ juridic?
Calificările necesare asistent administrativ juridic sunt:
- Certificat de paralegal.
- Certificat de licență în drept.
- Experienta intr-un mediu juridic.
27) Ce înțelegeți prin trimiterea documentației prin fax?
Documentația de fax se referă fie la transmiterea, fie la primirea documentelor Word de către un aparat de fax.
28) Care este sensul ecranizării unui apel?
Screening-ul unui apel este procesul de evaluare a apelurilor telefonice înainte de a decide dacă să răspundă sau nu.
29) De ce este importantă gestionarea jurnalului?
Gestionarea jurnalului este importantă pentru a ține evidența evenimentelor sau întâlnirilor.
30) Ce este Microsoft Excel?
MS Excel este un program grilă care este folosit pentru a crea o grilă de formule, numere și calcule care specifică text.
Aceste întrebări de interviu vă vor ajuta, de asemenea, în viva (orale)
S-ar putea sa-ti placa:
