30 Intervjufrågor och svar med administrativ assistent
Här är administrativa assistentintervjufrågor och svar för nybörjare såväl som erfarna kontorschefer och adminassistentkandidater för att få sitt drömjobb.
1) Vad är administrativ assistent?
En administrativ assistent är en person som ansvarar för att utföra olika uppgifter. Dessa inkluderar att hjälpa till med att föra register, göra möten och utföra liknande uppgifter. Den som vill arbeta som administrativ assistent arbetar även med maskinskrivning, arkivering och kontorsrelaterade aktiviteter.
Gratis PDF-nedladdning: Intervjufrågor och svar med administrativ assistent
2) Vilka är de viktigaste egenskaperna som behövs för att bli administrativ assistent?
De viktiga egenskaper som krävs för att bli administrativ assistent är:
- Koordinering av teamet: Det är en aktivitet som säkerställer att rätt åtgärd vidtas vid rätt tidpunkt.
- Tidshanteringskvalitet: Det är ett sätt hur en kandidat planerar och hanterar aktiviteter.
- Mötesschemaläggningskvalitet: Denna kvalitet inkluderar uppgifter relaterade till att organisera affärs- eller projektmöten.
- Kommunikationskvalitet: Denna kvalitet inkluderar både verbala och icke-verbala samtal mellan kontorskollegor.
- Kunskaper i ordbehandling: Det behövs för att göra rapporten, skapa och redigera dokument, etc.
- Hantera mejl och telefonsamtal: Mejlen och samtalen kan komma från kontorskollegor och kunder.
- Skapa och underhålla register i systemet: Detta kan vara viktig information relaterad till verksamheten som admin bör hantera.
- Ordna möten: Det inkluderar aktiviteter relaterade till utnämningen av klientkandidat och annan resurs i organisationen
3) Hur hanterar man flera handledare som adminassistent?
Administratörsassistent kan hantera flera handledare genom att tillhandahålla det stöd som behövs. Det kan också innefatta utdelning av en arbetsdel till medarbetare. Om några prioriterade uppgifter dyker upp bör administratörsassistenten ta itu med dem.
4) Hur arbetar man som administrativ assistans när man möter press?
När administrativ hjälp står inför press kan den hanteras med:
- organisationsförmåga
- Omdirigerar stressenergi till användbar kreativ energi.
5) Hur kan administrativ hjälp hantera den dagliga uppgiften?
Administrativ hjälp kan hantera den dagliga uppgiften genom att:
- Att göra en att göra-lista.
- Rangordna listan från viktigast till minst.
- Att lägga att-göra-listan någonstans där medarbetaren kan se.
- Undvik uppgifter som inte krävs.
- Ställ in deadline för prioriterade uppgifter.
6) Förklara den grundläggande programvara som behövs för det administrativa arbetet
Den grundläggande programvaran som behövs för det administrativa arbetet är:
- Programvara för schemaläggning: utsikterna och Google Kalender.
- E-postappar och programvara: Gmail, Yahoo, Hotmail, etc.
- Kalkylbladsprogramvara: Excel och Google Sheet.
- Presentationsprogramvara: Microsoft PowerPoint och Slideshare.
- Programvara för att skapa dokument: MS Word, Google Dokument.
7) Varför är verbal kommunikation viktigt i administrativa assistansjobb?
Verbal kommunikation är viktigt i ett administrativt assistentjobb eftersom:
- Administrativa assistenter behöver stödja hela arbetsplatsen. Personen korresponderar med chefer och medarbetare regelbundet.
- Det är till hjälp när man har ett samtal i telefon eller med en person som deltar i mötet och samtalar med kunder.
- Verbal kommunikation inkluderar att lyssna och svara på lämpligt sätt. Det kan göras med rätt ton för situationen.
8) Vem är kontorschef?
En kontorschef är någon som säkerställer att kontorsuppgifter utförs effektivt såväl som effektivt. Denna person fördelar även uppgiften till andra anställda.
9) Vilka är fördelarna med att ha en administrativ assistent?
Fördelarna med att ha en specifik administrativ assistent är:
- En administrativ assistent kan frigöra sinnet.
- Den som arbetar som administrativ kan effektivisera kontorsuppgifterna.
- Välkommen andra människor kommer till kontoret.
- Det kan fylla svagheten eller luckan i verksamheten.
10) Hur jonglerar man med konkurrerande uppdrag i en administrativ assistentroll?
Administrativ assistans kan jonglera med konkurrerande uppdrag genom att hantera tiden på rätt sätt och prioritera arbetet. En person kan också göra detta genom att involvera fler medlemmar från ett team för att slutföra uppdraget.
11) Varför är det viktigt att anta adaptiv skicklighet i administrativ assistent?
Att anta adaptiv skicklighet som administrativ assistent är viktigt eftersom:
- Det ger flexibilitet att ändra och anpassa arbetet därefter.
- En person kan hantera och beställa motstridiga prioriteringar på ett sammansatt sätt.
- Det ger administrativa assistenter en positiv inställning till sina uppgifter.
12) Vilka är de vanliga utmaningarna för administrativa assistenter?
De vanliga utmaningarna för administrativa assistenter är:
- Ta itu med olika arbetsstrategier:
Det hänvisar till arbetsplanen där olika situationer kräver olika strategier för att genomföra.
- Avbrott i arbetet:
Medarbetare i företaget förväntar sig att vara tillgängliga hela tiden. Många gånger får administrativ assistent mejl under alla arbetstider. Denna situation kan leda till ett avbrott i att slutföra viktiga uppgifter.
- Anta nytt projektarbete:
En administrativ assistent måste tillhandahålla många tjänster till olika personer i verksamheten. Därför kan det i detta scenario bli en utmaning att ta till sig nya projektarbeten och prioriterade uppgifter.
- Lake of privacy på kontoret:
Administrativa assistenter har sällan sina kontorsutrymmen, som är personliga. I allmänhet måste de sitta nära gemensamma utrymmen. Så det finns stora chanser för en sjö av privatliv på kontoret.
13) Vad ska man göra om en anställd inte kom överens med andra medarbetare?
Om en anställd inte kom överens med andra medarbetare, titta på åtgärderna för att se att göra något som kan bidra till den aktuella situationen.
14) Vad är touch typing?
Touch typing är en förmåga att använda minne utan att använda synförnuft för att hitta tangentbordstangenter.
15) Hur svarar man på intervjufrågor för beteendeadministrativ assistent med hjälp av STAR?
Följ följande process för att svara på intervjufrågor med STAR-tekniken.
- Hitta ett lämpligt exempel.
- Gör en layout som enkelt kan beskriva en viss situation.
- Markera uppgiften som personen var involverad i.
- Berätta vilken åtgärd en person vidtog.
- Dela resultatet administrativ assistent fick.
16) Förklara om en lagspelare
En lagspelare är en person som enkelt kan arbeta med en medlem i en grupp eller ett team. Business team kräver lagspelare för att uppnå sina mål.
17) Förklara egenskaperna hos en lagspelare i administrativt assistentarbete
Egenskaperna för en lagspelare i administrativt assistentarbete är:
- Förstå rollen: Teammedlemmar i organisationer bör ge goda resultat och lönsamhet. Detta kan tydliggöra förväntningarna om målen.
- Ta beslut: En administrativ assistent är ansvarig för att bestämma om teamet ska vara funktionellt, dysfunktionellt eller högpresterande.
- Engagerad i laget: Teamet en grupp kompetenta och engagerade människor. Ledaren för detta team bör hinder relaterade till färdigheter, utbildning och prestationshantering.
- Framtidsfokuserad och optimistisk: Teamet bör se sig själv som optimistiskt. En bra teamstrategi kan arbeta strategiskt och förutse olika åtgärder för affärstillväxt.
18) Vad är en laglig admin assistent?
Juridiska assistenter är professionella personer som stödjer advokater i en juridisk miljö.
19) Nämn de viktiga egenskaperna hos juridisk adminassistent
de viktiga egenskaperna hos juridisk adminassistent är:
- Den juridiska adminassistenten utför juridisk analys och forskning.
- Tolka domar, lagar och förordningar i dokumenten.
- Skapa, korrekturläs och revidera utkast till juridiska dokument.
- Journalföring med papperskopia och elektronisk kopia av dokument.
- Skaffa nödvändig information från andra byråer eller företag för att slutföra uppgiften.
- Skapa och hantera information och generera även referensverktyg som kan göra arbetet enkelt.
- Skapa och formatera juridiska rapporter relaterade till förvaltning.
- Underhåll och uppdatera regelbundet spårningssystem och databaser.
- Svara på frågor som är relaterade till ett rättsfall.
- Se till effektiv och effektiv administrativ information och assistans.
20) Vilka är kraven för ett juridiskt administrativt biträde?
Kraven för juridiskt administrativt biträde är:
- Analytisk tänkare och forskningsförmåga.
- Förmåga att förstå och tolka dokument som används för juridiska ändamål.
- Bra organisatoriska färdigheter.
- Möjlighet att träffa deadlines.
- Du bör arbeta självständigt eller som del av ett team.
- Skriftlig och kommunikativ förmåga.
- Kunskaper i Lexis-Nexis, USAO, Microsoft Office och schemaläggningsprogram.
21) Vilka är de bästa projektledning applikationer som behövs för adminassistenten?
De bästa projektledningsapplikationerna som behövs för adminassistent är:
- RationalPlan: RationalPlan är en lättanvänd mjukvarusvit som används för att planera, hantera och spåra affärsprojekt. Det är en skrivbordsapplikation utvecklad av Stand By Soft.
- I Trello: Trello är ett webbaserat projekthanteringsverktyg skapat av Fog Creek Software 2011. Detta samarbetsverktyg hjälper administratörsassistenten att organisera projekt ombord.
- Airtable: Det är en projektledningslösning som passar organisationer och företag av alla storlekar. Det erbjuder organisations- och samarbetsfunktioner i effektiva och mobilvänliga bordslösningar
- Orderstock: En backlog är en utmärkt projektledningsprogramvara som är funktionsrik samtidigt som den är enkel att använda. Planerna är kostnadseffektiva med flera abonnemangsalternativ och faktureras per företag snarare än per användare. Både molnbaserade och lokala versioner är tillgängliga, samt en gratis plan.
22) Hur kan man förutse affärsbehov?
Administratörsassistent kan förutse affärsbehov genom att:
- Att ta initiativ till att stödja ett företag istället för att vänta på vägledning eller godkännande.
- Att slutföra det avgörande uppdraget utan att behöva fråga någon.
- Lär dig hur du löser problem och deras komplikationer.
23) Förklara påhittighet
Resursförmåga syftar på förmågan att övervinna svårigheter. Den som gillar att arbeta som adminassistent bör kunna de saker som behövs för att adoptera. Affärskraven förändras i snabb takt, och därför måste en person anamma dem snabbt.
24) Förklara vikten av emotionell intelligens i adminassistentjobb
Vikten av emotionell intelligens i adminassistentjobb är:
- Det hjälper personen att enkelt arbeta med andra medarbetare i företaget.
- Emotionell intelligens kan göra det möjligt för en person att förstå andras känslor.
- Det gör det möjligt för administratörsassistenten att hantera kollegornas känslor.
- Emotionell intelligens kan hjälpa administratörsassistenten att hitta och hantera stressen.
25) Förklara effektiv kommunikation
Detta är en viktig fråga som intervjuaren ställer. Effektiv kommunikation innebär kommunikation mellan personer på ett sätt som budskapet är:
- Korrekt kodad och mottagen
- Leverera via rätt kanal
- Korrekt avkodad och förstås av mottagaren.
I ett företag kallas kommunikation effektiv när data eller information som delas mellan anställda leder till affärsframgång.
26) Nämn kvalifikationen som behövs för en juridisk administrativ assistent?
De kvalifikationer som krävs juridisk administrativ assistent är:
- Juristintyg.
- Kandidatexamen i juridik.
- Erfarenhet av juridisk miljö.
27) Vad menar du med att faxa dokumentation?
Faxdokumentation hänvisar till att antingen sända eller ta emot Word-dokument med en fax.
28) Vad är meningen med att screena ett samtal?
Att screena ett samtal är processen att utvärdera telefonsamtalen innan man bestämmer sig för om man ska svara eller inte.
29) Varför är dagbokshantering viktigt?
Dagbokshantering är viktigt för att hålla koll på händelser eller möten.
30) Vad är Microsoft Excel?
MS Excel är ett rutnätsprogram som används för att skapa ett rutnät med formler, siffror och text som anger beräkningar.
Dessa intervjufrågor kommer också att hjälpa dig i din viva (orals)
Du kanske gillar:
