30 คำถามและคำตอบสัมภาษณ์ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบ
ต่อไปนี้เป็นคำถามและคำตอบในการสัมภาษณ์ผู้ช่วยฝ่ายบริหารสำหรับนักศึกษาใหม่ตลอดจนผู้บริหารสำนักงานที่มีประสบการณ์และผู้สมัครผู้ช่วยผู้ดูแลระบบเพื่อรับงานในฝัน
1) ผู้ช่วยฝ่ายบริหารคืออะไร?
ผู้ช่วยฝ่ายบริหารคือบุคคลที่รับผิดชอบในการปฏิบัติงานต่างๆ ซึ่งรวมถึงการช่วยเหลือในการจดบันทึก การนัดหมาย และการทำงานที่คล้ายกัน ผู้ที่ต้องการทำงานเป็นผู้ช่วยฝ่ายบริหารก็ทำงานด้านการพิมพ์ การยื่นเอกสาร และกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานเช่นกัน
ดาวน์โหลดไฟล์ PDF ฟรี: คำถามและคำตอบสัมภาษณ์ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบ
2) คุณสมบัติที่สำคัญที่สุดที่จำเป็นในการเป็นผู้ช่วยฝ่ายบริหารคืออะไร?
คุณสมบัติสำคัญที่จำเป็นในการเป็นผู้ช่วยฝ่ายบริหารคือ:
- ประสานงานทีมงาน: เป็นกิจกรรมที่ช่วยให้มั่นใจว่ามีการดำเนินการที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม
- คุณภาพการบริหารเวลา: เป็นวิธีการวางแผนและจัดการกิจกรรมของผู้สมัคร
- คุณภาพการจัดตารางเวลาการประชุม: คุณภาพนี้รวมถึงงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดประชุมทางธุรกิจหรือโครงการ
- คุณภาพการสื่อสาร: คุณภาพนี้รวมถึงการสนทนาทั้งทางวาจาและไม่ใช่คำพูดระหว่างเพื่อนร่วมงานในสำนักงาน
- ความรู้ด้านการประมวลผลคำ: จำเป็นต้องจัดทำรายงาน การสร้าง และแก้ไขเอกสาร ฯลฯ
- การจัดการกับอีเมลและโทรศัพท์: อีเมลและการโทรอาจเป็นของเพื่อนร่วมงานและลูกค้าในสำนักงาน
- การสร้างและรักษาบันทึกในระบบ: นี่อาจเป็นข้อมูลสำคัญที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจที่ผู้ดูแลระบบควรจัดการ
- นัดหมาย : รวมถึงกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการแต่งตั้งผู้สมัครลูกค้าและทรัพยากรอื่น ๆ ขององค์กร
3) จะจัดการกับหัวหน้างานหลายคนในฐานะผู้ช่วยผู้ดูแลระบบได้อย่างไร?
ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบสามารถจัดการหัวหน้างานได้หลายคนโดยให้การสนับสนุนที่จำเป็น นอกจากนี้ยังอาจรวมถึงการแจกจ่ายส่วนของงานให้กับเพื่อนร่วมงานด้วย ในกรณีที่มีงานสำคัญเกิดขึ้น ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบควรจัดการงานเหล่านั้น
4) จะทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยบริหารเมื่อเผชิญกับความกดดันได้อย่างไร?
เมื่อความช่วยเหลือด้านการบริหารเผชิญกับแรงกดดัน คุณสามารถจัดการได้โดยใช้:
- ทักษะองค์กร
- เปลี่ยนพลังงานความเครียดให้เป็นพลังงานสร้างสรรค์ที่มีประโยชน์
5) ความช่วยเหลือด้านการบริหารสามารถจัดการงานประจำวันได้อย่างไร?
ความช่วยเหลือด้านการบริหารสามารถจัดการงานประจำวันได้โดย:
- การทำรายการสิ่งที่ต้องทำ
- จัดอันดับรายการจากสำคัญที่สุดไปน้อยที่สุด
- วางรายการสิ่งที่ต้องทำไว้ในที่ที่พนักงานสามารถมองเห็นได้
- หลีกเลี่ยงงานที่ไม่จำเป็น
- กำหนดเส้นตายสำหรับงานสำคัญ
6) อธิบายซอฟต์แวร์พื้นฐานที่จำเป็นสำหรับงานธุรการ
ซอฟต์แวร์พื้นฐานที่จำเป็นสำหรับงานธุรการคือ:
- ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลา: Outlook และกูเกิลปฏิทิน
- แอพอีเมลและซอฟต์แวร์: Gmail, Yahoo, Hotmail ฯลฯ
- ซอฟต์แวร์สเปรดชีต: Excel และ Google ชีต
- ซอฟต์แวร์การนำเสนอ: Microsoft PowerPoint และสไลด์แชร์
- ซอฟต์แวร์สร้างเอกสาร: MS Word, Google เอกสาร
7) เหตุใดการสื่อสารด้วยวาจาจึงมีความสำคัญในงานช่วยเหลือด้านการบริหาร?
การสื่อสารด้วยวาจามีความสำคัญในงานผู้ช่วยธุรการเนื่องจาก:
- ผู้ช่วยฝ่ายบริหารจำเป็นต้องสนับสนุนสถานที่ทำงานทั้งหมด บุคคลดังกล่าวติดต่อกับผู้จัดการและเพื่อนร่วมงานเป็นประจำ
- จะมีประโยชน์เมื่อมีการสนทนาทางโทรศัพท์หรือกับบุคคลที่เข้าร่วมการประชุมและสนทนากับลูกค้า
- การสื่อสารด้วยวาจารวมถึงการฟังและตอบสนองอย่างเหมาะสม สามารถทำได้โดยใช้โทนเสียงที่ถูกต้องกับสถานการณ์
8) ใครคือผู้จัดการสำนักงาน?
ผู้จัดการสำนักงานคือคนที่ดูแลให้หน้าที่ในสำนักงานเสร็จสิ้นอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล บุคคลนี้ยังจัดสรรงานให้กับพนักงานคนอื่นๆ ด้วย
9) ข้อดีของการมีผู้ช่วยธุรการมีอะไรบ้าง?
ข้อดีของการมีผู้ช่วยธุรการเฉพาะคือ:
- ผู้ช่วยฝ่ายบริหารสามารถปลดปล่อยจิตใจได้
- บุคคลที่ทำงานเป็นฝ่ายธุรการสามารถปรับปรุงหน้าที่เสมียนได้
- ยินดีต้อนรับคนอื่น ๆ ที่จะเข้ามาในสำนักงาน
- สามารถเติมเต็มจุดอ่อนหรือช่องว่างทางธุรกิจได้
10) จะจัดการงานที่ได้รับมอบหมายที่แข่งขันกันในบทบาทผู้ช่วยฝ่ายบริหารได้อย่างไร?
ความช่วยเหลือด้านการบริหารสามารถจัดการงานที่ได้รับมอบหมายโดยการจัดการเวลาอย่างเหมาะสมและจัดลำดับความสำคัญของงาน บุคคลยังสามารถทำเช่นนี้ได้โดยให้สมาชิกในทีมเข้ามามีส่วนร่วมมากขึ้นเพื่อทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสิ้น
11) เหตุใดการนำทักษะการปรับตัวมาใช้ในผู้ช่วยฝ่ายบริหารจึงมีความสำคัญ
การนำทักษะการปรับตัวมาใช้ในผู้ช่วยฝ่ายบริหารมีความสำคัญเนื่องจาก:
- ทำให้เกิดความคล่องตัวในการเปลี่ยนแปลงและปรับเปลี่ยนงานให้เหมาะสม
- บุคคลสามารถจัดการและจัดลำดับความสำคัญที่ขัดแย้งกันในลักษณะที่สงบ
- ช่วยให้ผู้ช่วยฝ่ายบริหารมีทัศนคติเชิงบวกต่องานของตน
12) อะไรคือความท้าทายทั่วไปที่ผู้ช่วยฝ่ายบริหารต้องเผชิญ?
ความท้าทายทั่วไปที่ผู้ช่วยฝ่ายบริหารต้องเผชิญคือ:
- จัดการกับกลยุทธ์การทำงานต่างๆ:
หมายถึงแผนการทำงานที่สถานการณ์ต่างกันต้องใช้กลยุทธ์ที่แตกต่างกันเพื่อทำให้สำเร็จ
- การหยุดชะงักในการทำงาน:
เพื่อนร่วมงานของบริษัทคาดว่าจะพร้อมตลอดเวลา หลายครั้งที่ผู้ช่วยธุรการได้รับอีเมลตลอดเวลาทำงาน สถานการณ์นี้อาจนำไปสู่การหยุดชะงักในการทำงานที่สำคัญให้สำเร็จ
- การรับงานโครงการใหม่:
ผู้ช่วยฝ่ายบริหารต้องให้บริการมากมายแก่บุคคลต่างๆ ในธุรกิจ ดังนั้นในสถานการณ์นี้การนำงานโครงการใหม่และงานลำดับความสำคัญอาจกลายเป็นเรื่องท้าทาย
- ทะเลสาบแห่งความเป็นส่วนตัวที่สำนักงาน:
ผู้ช่วยฝ่ายบริหารไม่ค่อยมีพื้นที่สำนักงานซึ่งเป็นพื้นที่ส่วนบุคคล โดยทั่วไปจะต้องนั่งใกล้พื้นที่ส่วนกลาง ดังนั้นจึงมีโอกาสสูงที่จะมีความเป็นส่วนตัวในสำนักงาน
13) จะทำอย่างไรถ้าพนักงานคนหนึ่งไม่เข้ากับเพื่อนร่วมงานคนอื่น?
ในกรณีที่พนักงานคนหนึ่งเข้ากันไม่ได้กับเพื่อนร่วมงานคนอื่น ให้ลองดูการกระทำเพื่อดูว่าจะทำอะไรก็ตามที่อาจส่งผลต่อสถานการณ์ปัจจุบันได้
14) การพิมพ์แบบสัมผัสคืออะไร?
การพิมพ์แบบสัมผัสคือความสามารถในการใช้หน่วยความจำโดยไม่ต้องใช้การมองเห็นเพื่อค้นหาแป้นคีย์บอร์ด
15) จะตอบคำถามสัมภาษณ์ผู้ช่วยผู้บริหารพฤติกรรมโดยใช้ STAR ได้อย่างไร
ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อตอบคำถามสัมภาษณ์โดยใช้เทคนิค STAR
- ค้นหาตัวอย่างที่เหมาะสม
- จัดวางเลย์เอาต์ที่สามารถอธิบายสถานการณ์เฉพาะได้อย่างง่ายดาย
- เน้นงานที่บุคคลนั้นเกี่ยวข้อง
- แบ่งปันการกระทำที่บุคคลหนึ่งทำ
- แบ่งปันผลลัพธ์ที่ผู้ช่วยธุรการได้รับ
16) อธิบายเกี่ยวกับผู้เล่นในทีม
ผู้เล่นในทีมคือบุคคลที่สามารถทำงานร่วมกับสมาชิกในกลุ่มหรือทีมได้อย่างง่ายดาย ทีมธุรกิจต้องการผู้เล่นในทีมเพื่อที่จะบรรลุเป้าหมาย
17) อธิบายคุณลักษณะของผู้เล่นเป็นทีมในงานผู้ช่วยธุรการ
ลักษณะของผู้เล่นเป็นทีมในงานผู้ช่วยธุรการคือ:
- เข้าใจบทบาท: สมาชิกในทีมขององค์กรควรให้ผลลัพธ์ที่ดีและประสิทธิภาพในการทำกำไร สิ่งนี้สามารถชัดเจนเกี่ยวกับความคาดหวังเกี่ยวกับเป้าหมาย
- การตัดสินใจ: ผู้ช่วยฝ่ายบริหารมีหน้าที่ตัดสินใจว่าทีมจะทำงาน ผิดปกติ หรือมีประสิทธิภาพสูงหรือไม่
- มุ่งมั่นกับทีม: ทีมงานเป็นกลุ่มคนที่มีความสามารถและทุ่มเท ผู้นำทีมนี้ควรพบอุปสรรคที่เกี่ยวข้องกับทักษะ การฝึกอบรม และการบริหารผลงาน
- มุ่งเน้นอนาคตและมองโลกในแง่ดี: ทีมงานควรมองตนเองในแง่ดี แนวทางการทำงานเป็นทีมที่ดีสามารถทำงานได้อย่างมีกลยุทธ์และคาดการณ์การดำเนินการต่างๆ เพื่อการเติบโตของธุรกิจ
18) ก. คืออะไร ถูกกฎหมาย ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบ?
ผู้ช่วยกฎหมายคือบุคลากรมืออาชีพที่สนับสนุนทนายความในสภาพแวดล้อมทางกฎหมาย
19) กล่าวถึงลักษณะสำคัญของผู้ช่วยผู้ดูแลระบบกฎหมาย
ลักษณะสำคัญของผู้ช่วยผู้ดูแลระบบกฎหมายคือ:
- ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบด้านกฎหมายทำการวิเคราะห์และวิจัยทางกฎหมาย
- ตีความคำวินิจฉัย กฎหมาย และข้อบังคับในเอกสาร
- สร้าง ตรวจทาน และแก้ไขร่างเอกสารทางกฎหมาย
- จัดเก็บบันทึกด้วยกระดาษและสำเนาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
- รับข้อมูลที่จำเป็นจากหน่วยงานหรือบริษัทอื่นๆ เพื่อดำเนินงานให้เสร็จสิ้น
- สร้างและจัดการข้อมูล รวมถึงสร้างเครื่องมืออ้างอิงที่สามารถทำให้งานง่ายขึ้น
- จัดทำและจัดรูปแบบรายงานทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการ
- บำรุงรักษาและอัพเดตระบบติดตามและฐานข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ
- ตอบคำถามที่เกี่ยวข้องกับคดีทางกฎหมาย
- ตรวจสอบข้อมูลการบริหารและความช่วยเหลือที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
20) ข้อกำหนดสำหรับผู้ช่วยบริหารด้านกฎหมายมีอะไรบ้าง?
ข้อกำหนดสำหรับผู้ช่วยบริหารกฎหมายคือ:
- เป็นนักคิดวิเคราะห์และทักษะการวิจัย
- สามารถเข้าใจและตีความเอกสารที่ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมายได้
- มีทักษะการจัดการที่ดี
- ความสามารถในการตอบสนองกำหนดเวลา
- ควรทำงานโดยอิสระหรือเป็นส่วนหนึ่งของทีม
- ทักษะการเขียนและการสื่อสาร
- มีความเชี่ยวชาญใน Lexis-Nexis, USAO, Microsoft Office และซอฟต์แวร์กำหนดเวลา
21) อะไรคือสิ่งที่ดีที่สุด การบริหารจัดการโครงการ แอปพลิเคชันที่จำเป็นสำหรับผู้ช่วยผู้ดูแลระบบ?
แอปพลิเคชันการจัดการโครงการที่ดีที่สุดที่จำเป็นสำหรับผู้ช่วยผู้ดูแลระบบคือ:
- แผนเหตุผล: RationalPlan เป็นชุดซอฟต์แวร์ที่ใช้งานง่าย ซึ่งใช้ในการวางแผน จัดการ และติดตามโครงการทางธุรกิจ เป็นแอปพลิเคชันเดสก์ท็อปที่พัฒนาโดย Stand By Soft
- ฉัน Trello: Trello คือเครื่องมือการจัดการโครงการบนเว็บที่สร้างขึ้นโดย Fog Creek Software ในปี 2011 เครื่องมือการทำงานร่วมกันนี้ช่วยให้ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบจัดระเบียบโครงการต่างๆ บนกระดานได้
- แอร์เทเบิล: เป็นโซลูชั่นการจัดการโครงการที่เหมาะสำหรับองค์กรและธุรกิจทุกขนาด มีฟังก์ชันองค์กรและการทำงานร่วมกันในโซลูชัน Table ที่มีประสิทธิภาพและเหมาะกับอุปกรณ์พกพา
- งานค้าง: Backlog เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมที่มีคุณสมบัติหลากหลายแต่ยังใช้งานง่าย แผนนี้คุ้มต้นทุนด้วยตัวเลือกการสมัครที่หลากหลายและเรียกเก็บเงินตามบริษัทมากกว่าต่อผู้ใช้ มีทั้งเวอร์ชันที่โฮสต์บนคลาวด์และในองค์กร รวมถึงแผนบริการฟรี
22) จะคาดการณ์ความต้องการทางธุรกิจได้อย่างไร?
ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบสามารถคาดการณ์ความต้องการทางธุรกิจได้โดย:
- การริเริ่มเพื่อสนับสนุนธุรกิจแทนที่จะรอคำสั่งหรือการอนุมัติ
- ทำงานสำคัญให้เสร็จโดยไม่ต้องถามใคร
- เรียนรู้วิธีการแก้ปัญหาและภาวะแทรกซ้อน
23) อธิบายความมีไหวพริบ
ความมีไหวพริบหมายถึงความสามารถในการเอาชนะความยากลำบาก ผู้ที่ชอบทำงานเป็นผู้ช่วยผู้ดูแลระบบควรรู้ถึงสิ่งที่จำเป็นต้องนำมาใช้ ข้อกำหนดทางธุรกิจเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ดังนั้น บุคคลจึงต้องปรับใช้อย่างรวดเร็ว
24) อธิบายความสำคัญของความฉลาดทางอารมณ์ในงานผู้ช่วยผู้ดูแลระบบ
ความสำคัญของความฉลาดทางอารมณ์ในงานผู้ช่วยผู้ดูแลระบบคือ:
- ช่วยให้บุคคลสามารถทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ของบริษัทได้อย่างง่ายดาย
- ความฉลาดทางอารมณ์สามารถช่วยให้บุคคลเข้าใจอารมณ์ของผู้อื่นได้
- ช่วยให้ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบสามารถจัดการอารมณ์ของเพื่อนร่วมงานได้
- ความฉลาดทางอารมณ์สามารถช่วยผู้ช่วยผู้ดูแลระบบในการค้นหาและจัดการความเครียดได้
25) อธิบายการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
นี่เป็นคำถามสำคัญที่ผู้สัมภาษณ์ถาม การสื่อสารที่มีประสิทธิผล หมายถึง การสื่อสารระหว่างบุคคลในลักษณะข้อความดังนี้
- เข้ารหัสและรับอย่างถูกต้อง
- จัดส่งผ่านช่องทางที่เหมาะสม
- ถอดรหัสถูกต้องและเข้าใจโดยผู้รับ
ในธุรกิจ การสื่อสารจะเรียกว่ามีประสิทธิภาพเมื่อข้อมูลหรือข้อมูลที่แบ่งปันระหว่างพนักงานนำไปสู่ความสำเร็จทางธุรกิจ
26) กล่าวถึงคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับผู้ช่วยบริหารด้านกฎหมายหรือไม่?
คุณสมบัติที่ต้องการผู้ช่วยบริหารกฎหมายคือ:
- ใบรับรองนักกฎหมายชุมชน
- วุฒิการศึกษาระดับปริญญาตรีด้านกฎหมาย
- ประสบการณ์ในสภาพแวดล้อมทางกฎหมาย
27) คุณหมายถึงอะไรโดยการส่งแฟกซ์เอกสาร?
เอกสารการส่งแฟกซ์หมายถึงการส่งหรือรับเอกสารคำโดยเครื่องแฟกซ์
28) การคัดกรองสายเรียกเข้าหมายถึงอะไร?
การคัดกรองสายเป็นกระบวนการในการประเมินการโทรก่อนที่จะตัดสินใจว่าจะรับสายหรือไม่
29) ทำไมการจัดการไดอารี่จึงมีความสำคัญ?
การจัดการไดอารี่เป็นสิ่งสำคัญในการติดตามเหตุการณ์หรือการนัดหมาย
30) Microsoft Excel คืออะไร
MS Excel เป็นโปรแกรมกริดที่ใช้เพื่อสร้างตารางของสูตร ตัวเลข และข้อความที่ระบุการคำนวณ
คำถามสัมภาษณ์เหล่านี้จะช่วยในวีว่าของคุณ (วาจา)
ที่คุณอาจชอบ:
