30 Mga Tanong at Sagot sa Panayam ng Administrative Assistant

Narito ang mga tanong at sagot sa panayam ng Administrative Assistant para sa mga fresher pati na rin ang mga bihasang opisina ng executive at admin assistant na kandidato upang makuha ang kanilang pinapangarap na trabaho.

1) Ano ang administrative assistant?

Ang administrative assistant ay isang taong responsable sa pagsasagawa ng iba't ibang gawain. Kabilang dito ang pagtulong sa pag-iingat ng mga talaan, paggawa ng mga appointment, at paggawa ng mga katulad na gawain. Ang taong gustong magtrabaho bilang administrative assistant ay nagtatrabaho din para sa pag-type, pag-file, at mga aktibidad na nauugnay sa opisina.

Libreng PDF Download: Mga Tanong at Sagot sa Panayam ng Administrative Assistant

2) Ano ang mga pinakamahalagang katangian na kailangan para maging administrative assistant?

Ang mahahalagang katangiang kailangan para maging isang administrative assistant ay:

Koordinasyon ng pangkat: Ito ay isang aktibidad na nagsisiguro na ang tamang aksyon ay gagawin sa tamang oras.
Kalidad ng pamamahala ng oras: Ito ay isang paraan kung paano nagpaplano at namamahala ang isang kandidato sa mga aktibidad.
Kalidad ng pag-iiskedyul ng pulong: Kasama sa kalidad na ito ang mga gawaing nauugnay sa pag-aayos ng mga pulong sa negosyo o proyekto.
Kalidad ng komunikasyon: Kasama sa kalidad na ito ang parehong verbal at non-verbal na pag-uusap sa mga kasamahan sa opisina.
Kaalaman sa pagpoproseso ng salita: Ito ay kinakailangan upang gawin ang ulat, paggawa at pag-edit ng mga dokumento, atbp.
Pagharap sa mga email at tawag sa telepono: Ang mga email at tawag ay maaaring ng mga kasamahan sa opisina at mga kliyente.
Paglikha at pagpapanatili ng mga tala sa system: Ito ay maaaring mahalagang impormasyong nauugnay sa negosyo na dapat pamahalaan ng admin.
Pag-aayos ng mga appointment: Kabilang dito ang mga aktibidad na nauugnay sa paghirang ng kandidato ng kliyente at iba pang mapagkukunan ng organisasyon

3) Paano pangasiwaan ang maraming superbisor bilang isang admin assistant?

Maaaring pangasiwaan ng admin assistant ang maraming superbisor sa pamamagitan ng pagbibigay ng kinakailangang suporta. Maaari rin itong isama ang pamamahagi ng bahagi ng trabaho sa mga katrabaho. Kung sakaling magkaroon ng anumang mga priyoridad na gawain, dapat tugunan ng admin assistant ang mga ito.

4) Paano magtrabaho bilang administratibong tulong kapag nahaharap sa pressure?

Kapag ang tulong na administratibo ay nahaharap sa presyon, maaari itong pamahalaan gamit ang:

mga kasanayan sa organisasyon
Nire-redirect ang stress energy sa kapaki-pakinabang na creative energy.

5) Paano mapangasiwaan ng tulong administratibo ang pang-araw-araw na Gawain?

Maaaring pamahalaan ng tulong administratibo ang pang-araw-araw na gawain sa pamamagitan ng:

Paggawa ng listahan ng gagawin.
Pagraranggo sa listahan mula sa pinakamahalaga hanggang sa pinakamaliit.
Paglalagay ng listahan ng gagawin sa isang lugar kung saan makikita ng empleyado.
Iwasan ang mga gawaing hindi kinakailangan.
Itakda ang deadline para sa mga priyoridad na gawain.

Mga Tanong sa Panayam ng Administrative Assistant

6) Ipaliwanag ang pangunahing software na kailangan para sa gawaing administratibo

Ang pangunahing software na kailangan para sa gawaing administratibo ay:

Software sa Pag-iiskedyul: Tanawan at Google Calendar.
Email Apps at Software: Gmail, Yahoo, Hotmail, atbp.
Spreadsheet Software: Excel at Google Sheet.
Software ng Pagtatanghal: Microsoft PowerPoint at Slideshare.
Software sa paggawa ng dokumento: MS Word, Google Doc.

7) Bakit mahalaga ang verbal na komunikasyon sa mga trabahong pang-administratibo?

Mahalaga ang verbal na komunikasyon sa isang administrative assistant job dahil:

Kailangang suportahan ng mga administratibong katulong ang buong lugar ng trabaho. Ang tao ay regular na nakikipag-ugnayan sa mga tagapamahala at katrabaho.
Ito ay kapaki-pakinabang kapag nakikipag-usap sa telepono o sa isang taong nakikilahok sa pulong at nakikipag-usap sa mga customer.
Kabilang sa mga verbal na komunikasyon ang pakikinig at pagtugon nang naaangkop. Magagawa ito gamit ang tamang tono para sa sitwasyon.

8) Sino ang tagapamahala ng opisina?

Ang isang tagapamahala ng opisina ay isang taong nagsisiguro na ang mga tungkulin sa opisina ay nakumpleto nang epektibo at mahusay. Inilalaan din ng taong ito ang Gawain sa ibang mga miyembro ng kawani.

9) Ano ang mga pakinabang ng pagkakaroon ng administrative assistant?

Ang mga bentahe ng pagkakaroon ng isang partikular na administrative assistant ay:

Maaaring palayain ng isang administrative assistant ang isip.
Ang taong nagtatrabaho bilang isang administratibo ay maaaring i-streamline ang mga tungkulin ng klerikal.
Maligayang pagdating sa ibang tao ay darating sa opisina.
Maaari nitong punan ang kahinaan o puwang ng negosyo.

10) Paano i-juggle ang mga nakikipagkumpitensyang takdang-aralin sa isang administrative assistant role?

Maaaring i-juggle ng tulong na administratibo ang mga nakikipagkumpitensyang takdang-aralin sa pamamagitan ng maayos na pamamahala sa oras at pagbibigay-priyoridad sa trabaho. Magagawa rin ito ng isang tao sa pamamagitan ng pagsali ng higit pang mga miyembro mula sa isang pangkat upang kumpletuhin ang takdang-aralin.

11) Bakit mahalaga ang paggamit ng adaptive skill sa administrative assistant?

Ang paggamit ng kakayahang umangkop sa administrative assistant ay mahalaga dahil:

Nagbibigay ito ng kakayahang umangkop sa pagbabago at pagsasaayos ng trabaho nang naaayon.
Ang isang tao ay maaaring pamahalaan at mag-order ng magkasalungat na mga priyoridad sa isang binubuong paraan.
Nagbibigay ito sa mga katulong na administratibo ng positibong saloobin sa kanilang mga Gawain.

12) Ano ang mga karaniwang hamon na kinakaharap ng mga katulong na administratibo?

Ang mga karaniwang hamon na kinakaharap ng mga administrative assistant ay:

Harapin ang iba't ibang mga diskarte sa trabaho:

Ito ay tumutukoy sa plano ng trabaho kung saan ang iba't ibang sitwasyon ay nangangailangan ng iba't ibang mga estratehiya upang makumpleto.

Pagkagambala sa trabaho:

Inaasahan ng mga katrabaho ng kumpanya na maging available sa lahat ng oras. Maraming beses na nakakatanggap ang administrative assistant ng mga email sa lahat ng oras ng trabaho. Ang sitwasyong ito ay maaaring humantong sa pagkaantala sa pagkumpleto ng mahahalagang gawain.

Pag-ampon ng bagong gawain sa proyekto:

Ang isang administrative assistant ay kailangang magbigay ng maraming serbisyo sa iba't ibang tao ng negosyo. Samakatuwid, sa sitwasyong ito, ang pagpapatibay ng bagong gawain sa proyekto at mga priyoridad na gawain ay maaaring maging mahirap.

Lawa ng privacy sa opisina:

Ang mga katulong na administratibo ay bihirang magkaroon ng kanilang opisina, na personal. Sa pangkalahatan, kailangan nilang umupo malapit sa mga communal space. Kaya may mataas na pagkakataon ng isang lawa ng privacy sa opisina.

13) Ano ang gagawin kung ang isang empleyado ay hindi nakipagsabayan sa ibang mga katrabaho?

Kung sakaling ang isang empleyado ay hindi nakipagtulungan sa iba pang mga katrabaho, tingnan ang mga aksyon upang makita ang paggawa ng anumang bagay na maaaring mag-ambag sa kasalukuyang sitwasyon.

14) Ano ang touch type?

Ang touch typing ay isang kakayahang gumamit ng memory nang hindi gumagamit ng sight sense para maghanap ng mga keyboard key.

15) Paano sasagutin ang mga tanong sa pakikipanayam ng administrative assistant sa pag-uugali gamit ang STAR?

Sundin ang sumusunod na proseso upang sagutin ang mga tanong sa panayam gamit ang STAR technique.

Maghanap ng angkop na halimbawa.
Gumawa ng layout na madaling ilarawan ang isang partikular na sitwasyon.
I-highlight ang Gawain kung saan kasangkot ang tao.
Ibahagi kung anong aksyon ang ginawa ng isang tao.
Ibahagi ang resulta na nakuha ng administrative assistant.

16) Ipaliwanag ang tungkol sa isang manlalaro ng koponan

Ang manlalaro ng koponan ay isang taong madaling makipagtulungan sa isang miyembro ng isang grupo o pangkat. Ang mga pangkat ng negosyo ay nangangailangan ng mga manlalaro ng koponan upang makamit ang kanilang mga layunin.

17) Ipaliwanag ang mga katangian ng isang team player sa administrative assistant work

Ang mga katangian ng isang team player sa administrative assistant work ay:

Unawain ang tungkulin: Ang mga miyembro ng pangkat ng mga organisasyon ay dapat magbigay ng magagandang resulta at pagganap ng kakayahang kumita. Malinaw nito ang tungkol sa inaasahan tungkol sa mga layunin.
Pagpapasya: Ang isang administrative assistant ang may pananagutan sa pagpapasya kung ang team ay magiging functional, dysfunctional, o high-performing.
Nakatuon sa koponan: Ang koponan ay isang pangkat ng mga karampatang at dedikadong tao. Ang pinuno ng pangkat na ito ay dapat na mga hadlang na may kaugnayan sa mga kasanayan, pagsasanay, at pamamahala sa pagganap.
Nakatuon sa hinaharap at optimistiko: Dapat tingnan ng pangkat ang kanilang sarili bilang optimistically. Ang isang mahusay na diskarte ng koponan ay maaaring gumana nang madiskarteng at mahulaan ang iba't ibang mga aksyon para sa paglago ng negosyo.

18) Ano ang a legal admin assistant?

Ang mga Legal Assistant ay mga propesyonal na tao na sumusuporta sa mga abogado sa isang legal na kapaligiran.

19) Banggitin ang mahahalagang katangian ng legal na admin assistant

ang mahahalagang katangian ng legal na admin assistant ay:

Ang legal na admin assistant ay nagsasagawa ng legal na pagsusuri at pananaliksik.
Bigyang-kahulugan ang mga pasya, batas, at regulasyon sa mga dokumento.
Gumawa, mag-proofread, at mag-rebisa ng mga draft ng legal na dokumento.
Pag-iingat ng rekord na may hard copy at isang elektronikong kopya ng mga dokumento.
Kumuha ng kinakailangang impormasyon mula sa ibang mga ahensya o kumpanya upang makumpleto ang Gawain.
Lumikha at mamahala ng impormasyon, at bumuo din ng mga reference na tool na maaaring gawing madali ang trabaho.
Gumawa at mag-format ng mga legal na ulat na nauugnay sa pamamahala.
Regular na magpanatili at mag-update ng mga tracking system at database.
Tumugon sa mga query na nauugnay sa isang legal na kaso.
Tiyaking epektibo at mahusay ang impormasyon at tulong sa pangangasiwa.

20) Ano ang mga kinakailangan para sa isang legal na administrative assistant?

Ang mga kinakailangan para sa legal na administrative assistant ay:

Analytical thinker at kasanayan sa pananaliksik.
Kakayahang maunawaan at bigyang-kahulugan ang mga dokumentong ginagamit para sa mga legal na layunin.
Magandang kasanayan sa organisasyon.
Kakayahang matugunan ang mga deadline.
Dapat magtrabaho nang nakapag-iisa o bilang bahagi ng isang pangkat.
Mga kasanayan sa pagsulat at komunikasyon.
Mahusay sa Lexis-Nexis, USAO, Microsoft Office, at software sa pag-iiskedyul.

21) Ano ang pinakamahusay pamamahala ng proyekto mga application na kailangan para sa admin assistant?

Ang pinakamahusay na mga application sa pamamahala ng proyekto na kailangan para sa admin assistant ay:

RationalPlan: Ang RationalPlan ay isang madaling gamitin na software suite na ginagamit upang magplano, pamahalaan, at subaybayan ang proyekto ng negosyo. Ito ay isang desktop application na binuo ng Stand By Soft.
Trello: Ang Trello ay isang web-based na tool sa pamamahala ng proyekto na ginawa ng Fog Creek Software noong 2011. Tinutulungan ng collaboration tool na ito ang admin assistant na ayusin ang mga proyekto sa board.
Airtable: Ito ay isang solusyon sa pamamahala ng proyekto na angkop para sa mga organisasyon at negosyo sa lahat ng laki. Nag-aalok ito ng mga functionality ng organisasyon at pakikipagtulungan sa isang epektibo at mobile-friendly na mga solusyon sa Table
backlog: Ang backlog ay isang mahusay na software sa pamamahala ng proyekto na mayaman sa tampok habang madaling gamitin. Ang mga plano ay cost-effective na may maraming mga opsyon sa subscription at sinisingil sa bawat kumpanya sa halip na bawat user. Parehong available ang cloud-host at on-premise na bersyon, pati na rin ang libreng plano.

22) Paano mahulaan ang mga pangangailangan sa negosyo?

Maaaring mahulaan ng admin assistant ang pangangailangan ng negosyo sa pamamagitan ng:

Gumagawa ng inisyatiba upang suportahan ang isang negosyo sa halip na maghintay ng direksyon o pag-apruba.
Pagkumpleto ng mahalagang takdang-aralin nang hindi kailangang magtanong kahit kanino.
Alamin kung paano lutasin ang mga problema at ang kanilang mga komplikasyon.

23) Ipaliwanag ang pagiging maparaan

Ang pagiging maparaan ay tumutukoy sa kakayahang malampasan ang mga paghihirap. Ang taong mahilig magtrabaho bilang admin assistant ay dapat alam ang mga bagay na kailangang i-adopt. Ang mga kinakailangan sa negosyo ay nagbabago sa mabilis na bilis, at samakatuwid, kailangan ng isang tao na gamitin ang mga ito nang mabilis.

24) Ipaliwanag ang kahalagahan ng emotional Intelligence sa admin assistant job

Ang kahalagahan ng emotional Intelligence sa admin assistant job ay:

Nakakatulong ito sa tao na madaling magtrabaho kasama ang iba pang mga katrabaho ng kumpanya.
Ang Emotional Intelligence ay maaaring magbigay-daan sa isang tao na maunawaan ang mga damdamin ng iba.
Nagbibigay-daan ito sa admin assistant na pamahalaan ang mga damdamin ng mga kasamahan.
Makakatulong ang Emotional Intelligence sa admin assistant sa paghahanap at pamamahala sa stress.

25) Ipaliwanag ang mabisang komunikasyon

Ito ay isang mahalagang tanong na tinanong ng tagapanayam. Ang mabisang komunikasyon ay nangangahulugan ng komunikasyon sa pagitan ng mga tao sa paraang ang mensahe ay:

Tamang na-encode at natanggap
Ihatid sa pamamagitan ng tamang channel
Na-decode nang tama pati na rin naiintindihan ng tatanggap.

Sa isang negosyo, ang komunikasyon ay tinatawag na epektibo kapag ang data o impormasyon na ibinahagi sa mga empleyado ay humahantong sa tagumpay ng negosyo.

26) Banggitin ang kwalipikasyon na kailangan ng isang legal na administrative assistant?

Ang kwalipikasyon na kailangan ng legal na administrative assistant ay:

Sertipiko ng paralegal.
Sertipiko ng bachelor sa batas.
Karanasan sa isang legal na kapaligiran.

27) Ano ang ibig mong sabihin sa pag-fax ng dokumentasyon?

Ang dokumentasyon ng pag-fax ay tumutukoy sa alinman sa pagpapadala o pagtanggap ng mga dokumento ng salita sa pamamagitan ng isang fax machine.

28) Ano ang kahulugan ng pag-screen ng isang tawag?

Ang pag-screen sa isang tawag ay ang proseso ng pagsusuri sa mga tawag sa telepono bago magpasya kung sasagutin o hindi.

29) Bakit mahalaga ang pamamahala sa talaarawan?

Mahalaga ang pamamahala sa talaarawan upang masubaybayan ang mga kaganapan o appointment.

30) Ano ang Microsoft Excel?

Ang MS Excel ay isang grid program na ginagamit upang lumikha ng isang grid ng mga formula, numero, at teksto na tumutukoy sa mga kalkulasyon.

Ang mga tanong sa panayam na ito ay makakatulong din sa iyong viva(orals)

Maaari mong magustuhan: