30 запитань і відповідей на співбесіді помічника з адміністратора
Ось питання та відповіді на співбесіду з помічником адміністратора для новачків, а також досвідчених кандидатів на посаду керівника чи помічника адміністратора, щоб отримати роботу своєї мрії.
1) Що таке адміністративний помічник?
Помічник адміністратора — це особа, відповідальна за виконання різноманітних завдань. До них відноситься допомога у веденні записів, призначення зустрічей і виконання подібних завдань. Людина, яка хоче працювати адміністративним помічником, також займається набором тексту, веденням документів і офісною діяльністю.
2) Які найважливіші якості необхідні, щоб стати помічником адміністратора?
Важливими якостями, необхідними для того, щоб стати адміністративним помічником, є:
- Координація команди: Це діяльність, яка забезпечує вжиття правильних дій у потрібний час.
- Якість управління часом: Це спосіб планування та управління діяльністю кандидата.
- Якість планування зустрічі: До цієї якості відносяться завдання, пов'язані з організацією ділових або проектних зустрічей.
- Якість зв'язку: Ця якість включає як вербальну, так і невербальну розмову між офісними колегами.
- Знання в обробці текстів: Він необхідний для складання звіту, створення та редагування документів тощо.
- Робота з електронною поштою та телефонними дзвінками: Електронна пошта та дзвінки можуть стосуватися офісних колег та клієнтів.
- Створення та ведення записів у системі: Це може бути важлива інформація, пов’язана з бізнесом, якою має керувати адміністратор.
- Організація зустрічей: Він включає заходи, пов'язані з призначенням кандидата клієнта та іншого ресурсу організації
3) Як працювати з кількома супервізорами як помічник адміністратора?
Помічник адміністратора може працювати з кількома керівниками, надаючи необхідну підтримку. Це також може включати розподіл частини роботи між колегами. Якщо виникають якісь першочергові завдання, то їх повинен вирішувати помічник адміністратора.
4) Як працювати адміністративним помічником під час тиску?
Коли адміністративна допомога стикається з тиском, ним можна керувати за допомогою:
- організаційні навички
- Перенаправлення енергії стресу в корисну творчу енергію.
5) Як адміністративна допомога може керувати щоденним завданням?
Адміністративна допомога може керувати повсякденним завданням:
- Складання списку справ.
- Упорядкування списку від найважливішого до найменш важливого.
- Розмістіть список справ де-небудь, де працівник може бачити.
- Уникайте непотрібних завдань.
- Встановіть термін виконання першочергових завдань.
6) Поясніть основне програмне забезпечення, необхідне для адміністративної роботи
Основне програмне забезпечення, необхідне для адміністративної роботи:
- Програмне забезпечення для планування: прогноз і Календар Google.
- Програми та програмне забезпечення електронної пошти: Gmail, Yahoo, Hotmail тощо.
- Програмне забезпечення для роботи з електронними таблицями: Excel і Google Sheet.
- Програмне забезпечення для презентацій: Microsoft PowerPoint і Slideshare.
- Програмне забезпечення для створення документів: MS Word, Google Doc.
7) Чому вербальне спілкування важливе для роботи адміністративної допомоги?
Вербальне спілкування важливе для роботи помічника адміністратора, оскільки:
- Помічники з адміністраторів повинні підтримувати все робоче місце. Людина регулярно листується з керівниками та колегами.
- Це корисно під час розмови по телефону або з особою, яка бере участь у нараді та розмовляє з клієнтами.
- Вербальна комунікація включає в себе слухання та адекватну відповідь. Це можна зробити, використовуючи правильний для ситуації тон.
8) Хто такий офіс-менеджер?
Офіс-менеджер — це людина, яка забезпечує ефективне та результативне виконання офісних обов’язків. Ця особа також розподіляє Завдання іншим співробітникам.
9) Які переваги наявності помічника адміністратора?
Переваги наявності спеціального адміністративного помічника:
- Помічник з адміністратора може звільнити розум.
- Особа, яка працює адміністратором, може оптимізувати канцелярські обов’язки.
- Ласкаво просимо, в офіс заходять інші люди.
- Це може заповнити слабкість або прогалину бізнесу.
10) Як жонглювати конкуруючими завданнями в ролі адміністративного помічника?
Адміністративна допомога може жонглювати конкуруючими завданнями, правильно керуючи часом і визначаючи пріоритети роботи. Людина також може зробити це, залучивши більше членів команди для виконання завдання.
11) Чому важливе впровадження навичок адаптації в адміністративного помічника?
Прийняття навичок адаптації в адміністративного помічника є важливим, оскільки:
- Це забезпечує гнучкість у зміні та відповідному налаштуванні роботи.
- Людина може злагоджено керувати конфліктними пріоритетами та впорядковувати їх.
- Це дає помічникам адміністратора позитивне ставлення до своїх завдань.
12) З якими проблемами стикаються помічники адміністраторів?
Загальні проблеми, з якими стикаються адміністративні помічники:
- Мати справу з різними стратегіями роботи:
Це відноситься до плану роботи, де різні ситуації вимагають різних стратегій.
- Перерва в роботі:
Співробітники компанії очікують бути доступними в будь-який час. Часто помічник адміністратора отримує електронні листи в будь-який робочий час. Така ситуація може призвести до перерви у виконанні важливих завдань.
- Прийняття нової проектної роботи:
Адміністративний помічник повинен надавати багато послуг різним людям у бізнесі. Таким чином, у цьому сценарії прийняття нової проектної роботи та пріоритетних завдань може стати складним завданням.
- Озеро приватності в офісі:
Помічники адміністраторів рідко мають свій офіс, який є особистим. Як правило, вони повинні сидіти біля місць загального користування. Таким чином, є високі шанси на озеро конфіденційності в офісі.
13) Що робити, якщо один співробітник не порозумівся з іншими колегами?
У випадку, якщо один із співробітників не порозумівся з іншими колегами, подивіться на дії, щоб зробити щось, що може сприяти поточній ситуації.
14) Що таке сенсорний набір?
Сенсорний набір — це здатність використовувати пам’ять без використання зору для пошуку клавіш клавіатури.
15) Як відповідати на запитання співбесіди з адміністративним помічником за допомогою STAR?
Дотримуйтесь наведеної нижче процедури, щоб відповісти на питання інтерв’ю за допомогою техніки STAR.
- Знайдіть відповідний приклад.
- Зробіть макет, який легко охарактеризує конкретну ситуацію.
- Виділіть Завдання, до виконання якого була залучена особа.
- Поділіться, які дії вчинила людина.
- Поділіться результатом, який отримав адміністративний помічник.
16) Розкажіть про командного гравця
Командний гравець – це людина, яка може легко працювати з членом групи чи команди. Бізнес-команди потребують командних гравців для досягнення своїх цілей.
17) Поясніть характеристики командного гравця в роботі адміністративного помічника
Характеристики командного гравця в роботі адміністративного помічника такі:
- Зрозумійте роль: Члени команди організацій повинні забезпечувати хороші результати та прибутковість. Це може прояснити очікування щодо цілей.
- Прийняття рішення: Адміністративний помічник відповідає за прийняття рішення про те, чи буде команда функціональною, нефункціональною чи високоефективною.
- Відданий команді: Команда - це група компетентних і відданих своїй справі людей. Керівник цієї команди повинен долати перешкоди, пов'язані з навичками, навчанням і управлінням продуктивністю.
- Орієнтований на майбутнє та оптимістичний: Команда повинна дивитися на себе оптимістично. Хороший командний підхід може працювати стратегічно та передбачати різні дії для розвитку бізнесу.
18) Що таке a правової помічник адміністратора?
Юридичні помічники - це професійні люди, які підтримують юристів у правовому середовищі.
19) Згадайте важливі характеристики помічника юриста
Важливими характеристиками помічника юриста є:
- Помічник юриста проводить юридичний аналіз і дослідження.
- Тлумачи постанови, закони та нормативні акти в документах.
- Створюйте, перевіряйте та переглядайте проекти юридичних документів.
- Ведення діловодства з паперовою та електронною копією документів.
- Отримайте необхідну інформацію від інших установ або компаній для виконання Завдання.
- Створюйте та керуйте інформацією, а також створюйте довідкові інструменти, які можуть полегшити роботу.
- Складати та формувати юридичні звіти, пов’язані з управлінням.
- Регулярно підтримувати та оновлювати системи відстеження та бази даних.
- Відповідайте на запити, які стосуються юридичної справи.
- Забезпечте ефективну та ефективну адміністративну інформацію та допомогу.
20) Які вимоги до помічника з правових питань?
Вимоги до помічника з правових питань:
- Аналітичний мислитель і дослідницька майстерність.
- Здатність розуміти та тлумачити документи, які використовуються в юридичних цілях.
- Хороші організаторські навички.
- Можливість дотримання термінів.
- Має працювати самостійно або в складі команди.
- Письмові та комунікативні навички.
- Володію Lexis-Nexis, USAO, Microsoft Office та програмним забезпеченням для планування.
21) Які найкращі управління проектом потрібні програми для помічника адміністратора?
Найкращі програми для управління проектами, необхідні для помічника адміністратора:
- RationalPlan: RationalPlan — це простий у використанні пакет програм, який використовується для планування, керування та відстеження бізнес-проектів. Це настільна програма, розроблена Stand By Soft.
- Трелло: Trello — це веб-інструмент керування проектами, створений компанією Fog Creek Software у 2011 році. Цей інструмент для співпраці допомагає помічнику адміністратора організовувати проекти на борту.
- Airtable: Це рішення для управління проектами, яке підходить для організацій і підприємств будь-якого розміру. Він пропонує функції організації та співпраці в ефективних та зручних для мобільних пристроїв настільних рішеннях
- Відставання: Backlog — це чудове програмне забезпечення для керування проектами, яке має багато функцій і є простим у використанні. Плани є економічно ефективними з кількома варіантами підписки та виставляються рахунки на компанію, а не на користувача. Доступні як хмарні, так і локальні версії, а також безкоштовний план.
22) Як передбачити потреби бізнесу?
Помічник адміністратора може передбачити бізнес-потреби за допомогою:
- Проявіть ініціативу щодо підтримки бізнесу замість того, щоб чекати вказівок чи схвалення.
- Виконання важливого завдання без необхідності нікого питати.
- Навчіться вирішувати проблеми та їх ускладнення.
23) Поясніть винахідливість
Винахідливість означає здатність долати труднощі. Людина, яка любить працювати помічником адміністратора, повинна знати речі, які необхідно прийняти. Вимоги до бізнесу змінюються дуже швидко, а отже, людині необхідно швидко їх адаптувати.
24) Поясніть важливість емоційного інтелекту в роботі помічника адміністратора
Важливість емоційного інтелекту в роботі помічника адміністратора:
- Це допомагає людині легко працювати з іншими співробітниками компанії.
- Емоційний інтелект може дозволити людині зрозуміти емоції інших.
- Це дозволяє помічнику адміністратора керувати емоціями колег.
- Емоційний інтелект може допомогти помічнику адміністратора виявити стрес і впоратися з ним.
25) Поясніть ефективне спілкування
Це важливе питання, яке ставить інтерв'юер. Ефективна комунікація означає спілкування між людьми таким чином, щоб повідомлення було:
- Правильно закодовано та отримано
- Доставляти належним каналом
- Правильно розшифровано, а також зрозуміло одержувачу.
У бізнесі комунікацію називають ефективною, коли дані або інформація, якими обмінюються співробітники, ведуть до успіху в бізнесі.
26) Вкажіть кваліфікацію, необхідну для помічника з правових питань?
Кваліфікація, необхідна для помічника з правових питань:
- Сертифікат помічника юриста.
- Сертифікат бакалавра права.
- Досвід роботи в юридичному середовищі.
27) Що ви маєте на увазі під факсом документації?
Документування факсом означає передачу або отримання текстових документів факсимільним апаратом.
28) Що означає фільтрування виклику?
Фільтрування дзвінків – це процес оцінки телефонних дзвінків, перш ніж прийняти рішення відповідати чи ні.
29) Чому важливо вести щоденник?
Ведення щоденника важливо для відстеження подій або зустрічей.
30) Що таке Microsoft Excel?
MS Excel — це програма для сітки, яка використовується для створення сітки з формул, чисел і тексту, що визначає обчислення.
Ці запитання для співбесіди також допоможуть вам у життєдіяльності (усному)
Вам може сподобатися:
