19 запитань і відповідей на співбесіді з адептом (2025)

Незалежно від того, чи ви новачок у цій сфері, чи досвідчений кандидат, який прагне вдосконалити свої навички, цей посібник із запитань для співбесіди для секретаря об’єднає необхідні знання. Охоплюючи все, від базових правил етикету до ситуаційних реакцій, він пропонує цінну інформацію про роль. Ознайомтеся з цими запитаннями та відповідями на співбесіду для посади адміністратора, щоб отримати практичні поради, які допоможуть вам впевнено проходити співбесіду та ефективно підкреслювати свої сильні сторони.

 

---

Питання та відповіді на співбесіді для першокурсників

1) Поясніть роль і відповідальність портьє?

Обов'язки портьє

• Підтримуйте та організовуйте актуальну та точну систему картотеки
• Контролювати використання обладнання та витратних матеріалів
• Стежити за ремонтом і обслуговування оргтехніки
• Обробляти всі вхідні дзвінки та запити
• Занотуйте адекватні повідомлення та перенаправляйте дзвінки відповідно
• Вітайте та допомагайте відвідувачам
• Надавати адміністративні послуги для Виконавчий персонал
• Забезпечити обробку текстів і секретарську підтримку
• Допомога в плануванні та підготовці конференцій, нарад тощо.

Безкоштовне завантаження у форматі PDF: Запитання та відповіді на співбесіді з адміністратором

---

2) Згадайте навички, необхідні для портьє?

Навички, необхідні для того, щоб стати портьє

• Навички управління часом
• Основні комп'ютерні навички
• Гарне спілкування
• Створення команди, аналітичні навички та навички вирішення проблем
• Навички управління стресом

3) Згадайте, з якими труднощами може зіткнутися портьє?

Проблеми, з якими з часом може зіткнутися портьє, включають:

• Потрібно керувати кількома проектами одночасно
• Може часто перериватися, щоб задовольнити вимоги та запити учасників
• Іноді потрібно мати справу з зайнятою і галасливою обстановкою
• Потрібна відмінна організація
• Тривала робота за комп’ютером

---

4) Перелічіть ключові цілі продуктивності портьє?

Ключовими цілями продуктивності секретаря є:

• Надійність
• Ефективність
• Розумне використання ресурсів
• Технічні Навички
• Доброзичливе та позитивне ставлення
• Підтримання офісного морального духу

---

5) Згадайте, що робить роботу портьє значущою?

Робота секретаря набуває значущого значення, коли забезпечує відмінне виконання обслуговування клієнтів і представляти позитивне обличчя компанії.

---

6) Згадайте, яке основне офісне обладнання ви можете використовувати?

Базове офісне обладнання, з яким я можу працювати

• Сканери
• Ксерокопії
• Графічні плотери
• Принтери
• Шредери і так далі

---

7) Поясніть, яким буде ваш підхід до координації зустрічей групи?

Для координації зустрічей групи мій підхід був би таким:

• Використання Outlook або спеціального порталу компанії для звернення до кореспондента
• Виклик відповідного персоналу для підтвердження зустрічей / зустрічей та нагадування керівництву про них
• Перед організацією зустрічі переконайтеся, що все необхідне працює, наприклад, проектор, підключення до Інтернету тощо.
• Повідомлення та узгодження будь-яких деталей щодо зустрічей (час і дата)

---

8) Поясніть, як ви можете поводитися з роздратованими відвідувачами чи клієнтурою?

Щоб мати справу з роздратованими відвідувачами або клієнтурою, замість того, щоб сваритися з клієнтом

• Я б спочатку терпляче вислухав їхню проблему
• Спробуйте вирішити їхню проблему, якщо я можу, інакше зверніться до менеджера компанії

---

9) Чи знайомі ви з EPABX і VOIP?

Так, я з ним знайомий

• VOIP: Голос через Інтернет-протокол. (Skype, Whatsapp тощо)
• EPABX: Це багатоканальна телефонна станція

---

10) Поясніть, що б ви зробили, коли б клієнт або відвідувач задав вам запитання, на яке ви не маєте відповіді?

Коли клієнт або відвідувач задає вам питання, на яке ви не маєте відповіді, просто попросіть відвідувача почекати. Щоб ви могли дізнатися відповідь або спрямувати до потрібної людини.

---

Співбесіда з адміністратором. Запитання та відповіді для досвідчених

11) Поясніть, що робити, якщо ваш колега скаржиться на вас?

Мені було б некомфортно, але, не вважаючи це особистою справою, я б попросив роз’яснення у колеги та визнав проблему. Я б вжив подальших заходів для покращення ситуації.

---

12) Клієнт не сприймає ваше рішення проблеми. Що б ви зробили?

Я виявив би готовність запропонувати альтернативи або запросив би досвідченого персоналу для роботи з ним.

---

13) Що ви вважаєте найголовнішим навиком, як адміністратором?

Найважливіша навичка адміністратора — бути зручним при знайомстві та спілкуванні з людьми різного походження. Він повинен завжди мати приємну і веселу манеру до будь-якої людини.

---

14) Згадайте, які ключові аспекти чи поради повинен пам’ятати хороший портьє?

• Посміхніться, коли відповідаєте на дзвінок
• Завжди відповідайте на дзвінки з привітанням або відповідним привітанням
• Відповідайте на телефонний дзвінок якнайшвидше
• Перед передачею дзвінка запитайте ім'я абонента
• Повідомте абонента по імені людині, якій ви перекладаєте дзвінок
• Перш ніж затримувати когось, завжди запитуйте
• Щоб взяти або записати повідомлення, тримайте блокнот на столі
• Запитайте менеджерів, чи вони віддають перевагу отримувати дзвінки через голосову пошту чи отримувати письмові повідомлення

---

15) Поясніть, у чому полягає різниця між портьє та ан адміністративний помічник?

У їхній ролі набагато менше відмінностей і більше схожості. Однак адміністративний помічник матиме більш складне завдання, ніж портьє.

• Реєстраторам потрібні базові навички роботи з комп’ютером, як-от MS office, бухгалтерське програмне забезпечення, копіювання, ведення файлів і документів.
• Роль адміністративного помічника включає складання рутинних записок, виставлення рахунків і редагування кореспонденції компанії, щоб переконатися, що вони в порядку. Крім того, вони повинні закуповувати матеріали, вести базову бухгалтерію та керувати канцелярським приладдям, якщо це можливо
• У деяких випадках потрібен сертифікат секретарських навичок, спеціальний сертифікат не потрібен

---

16) Як би ви оцінили важливість портьє від одного до десяти, якщо говорити про загальне враження про компанію?

Адміністратор - це обличчя компанії, і це перша людина, з якою деякі стикаються, відвідуючи компанію. Я оцінюю 10 із 10, якщо врахувати важливість секретаря.

---

17) Які знання комп'ютера будуть корисні для портьє?

Знання електронних таблиць, графічної системи, облік програмного забезпечення, базові навички роботи з настільним комп’ютером і MS Office будуть корисними для адміністратора.

---

18) На яких ключових сферах роботи портьє повинен зосередитися кожен портьє?

Кожен портьє повинен зосередитися на двох аспектах,

• Телефонний етикет
• Обслуговування клієнтів

---

19) Як ви можете виділитися як кращий портьє?

• Запитайте колег, чи потрібна їм допомога
• У вільний час подивіться, чи можете ви допомогти своїм менеджерам із додатковими завданнями
• Запишіть повідомлення в дублікат книги та дайте один примірник людині, для якої це повідомлення
• Знайдіть когось, хто буде займати стіл на перервах, зустрічах тощо.
• Будьте ввічливими навіть зі своїм розлюченим клієнтом

Висновок

Знайомство з запитаннями для співбесіди на прийомі може підвищити вашу готовність і впевненість у співбесіді. Незалежно від того, починаєте ви чи просуваєтеся, виконання цих запитань покращить ваші навички. Не соромтеся ділитися будь-якими пам’ятними запитаннями, з якими ви зіткнулися в коментарях, щоб допомогти іншим ефективно підготуватися.