19 Câu hỏi phỏng vấn lễ tân và câu trả lời (2025)

Cho dù bạn là người mới bước vào lĩnh vực này hay là ứng viên có kinh nghiệm muốn trau dồi kỹ năng, hướng dẫn này về Câu hỏi phỏng vấn lễ tân sẽ tổng hợp những kiến ​​thức cần thiết. Bao gồm mọi thứ từ phép xã giao cơ bản đến phản ứng tình huống, hướng dẫn này cung cấp những hiểu biết có giá trị về vai trò này. Khám phá những câu hỏi và câu trả lời phỏng vấn cho các vị trí lễ tân này để có được những mẹo thực tế giúp bạn tự tin điều hướng cuộc phỏng vấn và làm nổi bật điểm mạnh của mình một cách hiệu quả.

 

---

Câu hỏi phỏng vấn lễ tân và câu trả lời cho người mới

1) Giải thích vai trò và trách nhiệm của nhân viên lễ tân?

Trách nhiệm của nhân viên lễ tân là

• Duy trì và tổ chức một hệ thống lưu trữ hiện tại và chính xác
• Giám sát việc sử dụng thiết bị và vật tư
• Theo dõi việc sửa chữa và bảo trì của thiết bị văn phòng
• Xử lý tất cả các cuộc gọi đến và yêu cầu
• Ghi lại các tin nhắn đầy đủ và chuyển hướng cuộc gọi khi cần thiết
• Chào đón và hỗ trợ khách tham quan
• Cung cấp dịch vụ hành chính cho Điều hành nhân viên
• Cung cấp hỗ trợ xử lý văn bản và thư ký
• Hỗ trợ lập kế hoạch và chuẩn bị các hội nghị, cuộc họp, v.v.

Tải xuống PDF miễn phí: Câu hỏi và câu trả lời phỏng vấn lễ tân

---

2) Hãy nêu những kỹ năng cần có của một nhân viên lễ tân?

Kỹ năng cần thiết để trở thành nhân viên lễ tân là

• Kỹ năng quản lý thời gian
• Kỹ năng máy tính cơ bản
• Giao tiếp tốt
• Kỹ năng xây dựng nhóm, phân tích và giải quyết vấn đề
• Kỹ năng quản lý căng thẳng

3) Hãy kể những thách thức mà nhân viên lễ tân có thể gặp phải theo thời gian?

Những thách thức mà nhân viên lễ tân có thể phải đối mặt theo thời gian bao gồm:

• Phải quản lý nhiều dự án cùng một lúc
• Có thể bị gián đoạn thường xuyên để đáp ứng yêu cầu và mong muốn của các thành viên
• Đôi khi cần phải đối phó với môi trường bận rộn và ồn ào
• Cần tổ chức tuyệt vời
• Làm việc nhiều giờ hơn trên máy tính

---

4) Liệt kê các Mục tiêu Hiệu suất Chính của Nhân viên Lễ tân?

Mục tiêu hiệu suất chính của một nhân viên lễ tân là,

• Độ tin cậy
• Hiệu quả
• Sử dụng tài nguyên thông minh
• Kĩ Năng Công Nghệ
• Thái độ thân thiện và tích cực
• Duy trì tinh thần văn phòng

---

5) Hãy nêu những điều làm cho công việc của nhân viên lễ tân có ý nghĩa?

Công việc của một lễ tân trở nên có ý nghĩa khi nó cung cấp một cách xuất sắc dịch vụ khách hàng và thể hiện bộ mặt tích cực của công ty.

---

6) Hãy cho biết những thiết bị văn phòng cơ bản nào bạn có thể sử dụng?

Các thiết bị văn phòng cơ bản mà tôi có thể vận hành

• Máy quét (scanner)
• Máy photocopy
• Máy vẽ đồ thị
• Máy in
• Máy hủy tài liệu và các loại khác

---

7) Giải thích cách tiếp cận của bạn để điều phối các cuộc họp nhóm là gì?

Để điều phối các cuộc họp nhóm, cách tiếp cận của tôi sẽ là:

• Sử dụng Outlook hoặc cổng thông tin cụ thể của công ty để giải quyết các vấn đề liên lạc
• Gọi cho nhân viên tương ứng để xác nhận các cuộc họp / cuộc hẹn và nhắc nhở quản lý về họ
• Trước khi tổ chức cuộc họp, hãy đảm bảo mọi thứ cần thiết đều hoạt động tốt, ví dụ như máy chiếu, kết nối internet, v.v.
• Giao tiếp và điều chỉnh bất kỳ thông tin chi tiết nào về cuộc họp (thời gian và ngày tháng)

---

8) Giải thích cách bạn có thể xử lý những du khách hoặc khách hàng khó chịu?

Để xử lý những du khách hoặc khách hàng khó chịu, thay vì tranh cãi với khách hàng

• Đầu tiên tôi sẽ kiên nhẫn lắng nghe vấn đề của họ
• Cố gắng giải quyết vấn đề của họ nếu có thể, nếu không, hãy gặp người quản lý công ty.

---

9) Bạn có quen thuộc với EPABX và VOIP không?

Vâng, tôi quen với nó

• THOẠI: Thoại qua giao thức Internet. (Skype, Whatsapp, v.v.)
• EPABX: Đây là hệ thống tổng đài điện thoại đa đường dây

---

10) Hãy giải thích bạn sẽ làm gì khi khách hàng hoặc du khách hỏi bạn một câu hỏi mà bạn không có câu trả lời?

Khi khách hàng hoặc khách viếng thăm hỏi bạn một câu hỏi mà bạn không có câu trả lời, trong trường hợp đó, chỉ cần yêu cầu khách đợi. Để bạn có thể tìm ra câu trả lời hoặc có thể chuyển hướng đến đúng người.

---

Câu hỏi phỏng vấn lễ tân và câu trả lời cho người có kinh nghiệm

11) Hãy giải thích điều gì sẽ xảy ra nếu đồng nghiệp phàn nàn về bạn?

Tôi sẽ cảm thấy không thoải mái, nhưng không coi đó là vấn đề cá nhân, tôi sẽ yêu cầu đồng nghiệp làm rõ và thừa nhận vấn đề. Tôi sẽ thực hiện các hành động tiếp theo để cải thiện tình hình.

---

12) Khách hàng không chấp nhận giải pháp của bạn cho vấn đề này. Bạn sẽ làm gì?

Tôi sẽ thể hiện sự sẵn lòng đưa ra các giải pháp thay thế hoặc sẽ gọi một nhân viên có kinh nghiệm đến xử lý anh ta.

---

13) Là một nhân viên lễ tân, bạn cảm thấy kỹ năng nào là quan trọng nhất?

Với tư cách là một lễ tân, kỹ năng quan trọng nhất là thoải mái khi gặp gỡ và giao lưu với những người có xuất thân khác nhau. Anh ta phải luôn có thái độ vui vẻ và dễ chịu với bất kỳ ai.

---

14) Hãy kể một số khía cạnh hoặc mẹo quan trọng mà một nhân viên lễ tân giỏi cần nhớ?

• Hãy mỉm cười khi bạn trả lời điện thoại
• Luôn trả lời điện thoại bằng một lời chào mừng hoặc một lời chào thích hợp
• Trả lời điện thoại nhanh nhất có thể
• Trước khi chuyển cuộc gọi, hãy hỏi tên người gọi
• Thông báo tên người gọi cho người mà bạn đang chuyển cuộc gọi
• Trước khi tạm dừng ai đó, hãy luôn hỏi
• Để ghi lại hoặc viết ra một tin nhắn, hãy để một quyển sổ ghi chép trên bàn làm việc của bạn
• Hỏi người quản lý xem họ thích nhận cuộc gọi qua thư thoại hay nhận tin nhắn văn bản

---

15) Giải thích sự khác biệt giữa nhân viên lễ tân và nhân viên trợ lý hành chính?

Có rất ít sự khác biệt và nhiều điểm tương đồng trong vai trò của họ. Tuy nhiên, trợ lý hành chính sẽ có nhiệm vụ phức tạp hơn để xử lý so với nhân viên lễ tân.

• Nhân viên lễ tân cần có kiến ​​thức cơ bản về kỹ năng máy tính như MS Office, phần mềm kế toán, sao chép, lưu trữ hồ sơ và tài liệu.
• Vai trò trợ lý hành chính bao gồm Soạn thảo bản ghi nhớ thường lệ, lập hóa đơn và biên tập thư từ của công ty để đảm bảo chúng theo đúng trình tự. Ngoài ra, họ phải mua vật tư, thực hiện sổ sách kế toán cơ bản và quản lý vật tư của văn phòng nếu có
• Trong một số trường hợp, chứng chỉ về kỹ năng thư ký là bắt buộc, không yêu cầu chứng chỉ cụ thể

---

16) Bạn đánh giá mức độ quan trọng của nhân viên lễ tân từ Một đến Mười như thế nào nếu chúng ta nói về ấn tượng chung đối với công ty?

Lễ tân là bộ mặt của công ty và là người đầu tiên mà mọi người gặp khi đến công ty. Tôi sẽ đánh giá 10/10 nếu xét đến tầm quan trọng của lễ tân.

---

17) Những kỹ năng máy tính nào sẽ hữu ích cho nhân viên lễ tân?

Kiến thức về bảng tính, hệ thống đồ họa, phần mềm kế toán, kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản và MS Office sẽ hữu ích cho nhân viên lễ tân.

---

18) Những lĩnh vực chính nào trong công việc lễ tân mà mỗi lễ tân cần tập trung vào?

Mỗi nhân viên lễ tân nên tập trung vào hai khía cạnh,

• Nghi thức điện thoại
• Dịch vụ khách hàng

---

19) Làm thế nào để bạn trở thành một nhân viên lễ tân giỏi hơn?

• Hỏi đồng nghiệp xem họ có cần giúp đỡ không
• Trong thời gian rảnh rỗi, hãy xem liệu bạn có thể giúp quản lý của mình thực hiện các nhiệm vụ bổ sung hay không
• Viết tin nhắn vào một cuốn sổ sao chép và đưa một bản cho người nhận tin nhắn đó
• Tìm người thay thế vào bàn làm việc khi nghỉ giải lao, họp hành, v.v.
• Hãy lịch sự, ngay cả với khách hàng tức giận của bạn

Kết luận

Sự quen thuộc với các câu hỏi phỏng vấn lễ tân có thể giúp bạn sẵn sàng và tự tin hơn trong các cuộc phỏng vấn. Cho dù bạn mới bắt đầu hay đang tiến bộ, việc thực hành các câu hỏi này sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng. Hãy thoải mái chia sẻ bất kỳ câu hỏi đáng nhớ nào mà bạn đã gặp phải trong phần bình luận để giúp những người khác chuẩn bị hiệu quả.