30 Spørgsmål og svar til samtale med administrativ assistent
Her er Administrative Assistant-interviewspørgsmål og svar til nyuddannede såvel som erfarne kontorchefer og administratorassistentkandidater til at få deres drømmejob.
1) Hvad er administrativ assistent?
En administrativ assistent er en person, der er ansvarlig for at udføre forskellige opgaver. Disse omfatter at hjælpe med at føre optegnelser, lave aftaler og udføre lignende opgaver. Personen, der ønsker at arbejde som administrativ assistent, arbejder også med maskinskrivning, arkivering og kontorrelaterede aktiviteter.
Gratis PDF-download: Administrative Assistant Interview Spørgsmål og Svar
2) Hvad er de vigtigste egenskaber, der skal til for at blive administrativ assistent?
De vigtige egenskaber, der skal til for at blive administrativ assistent, er:
- Koordinering af teamet: Det er en aktivitet, der sikrer, at den rigtige handling bliver truffet på det rigtige tidspunkt.
- Tidsstyringskvalitet: Det er en måde, hvordan en kandidat planlægger og styrer aktiviteter.
- Mødeplanlægningskvalitet: Denne kvalitet omfatter opgaver relateret til at organisere forretnings- eller projektmøder.
- Kommunikationskvalitet: Denne kvalitet omfatter både verbal og non-verbal samtale blandt kontorkolleger.
- Kendskab til tekstbehandling: Det er nødvendigt for at lave rapporten, oprette og redigere dokumenter mv.
- Håndtering af mails og telefonopkald: E-mails og opkald kan være fra kontorkolleger og kunder.
- Oprettelse og vedligeholdelse af registreringer i systemet: Dette kan være vigtig information relateret til forretning, som admin bør administrere.
- Arrangering af aftaler: Det omfatter aktiviteter relateret til udnævnelsen af klientkandidat og anden ressource i organisationen
3) Hvordan håndterer man flere supervisorer som adminassistent?
Adminassistent kan håndtere flere supervisorer ved at yde den nødvendige support. Det kan også omfatte uddeling af en arbejdsdel til kolleger. Hvis der dukker nogle prioriterede opgaver op, skal administratorassistenten tage fat på dem.
4) Hvordan arbejder man som administrativ assistance, når man møder pres?
Når administrativ bistand udsættes for pres, kan den håndteres ved hjælp af:
- organisatoriske færdigheder
- Omdirigere stressenergi til nyttig kreativ energi.
5) Hvordan kan administrativ assistance klare den daglige Opgave?
Administrativ assistance kan klare den daglige opgave ved at:
- At lave en huskeliste.
- Rangering af listen fra vigtigst til mindst.
- At sætte opgavelisten et sted, hvor medarbejderen kan se.
- Undgå opgaver, der ikke er nødvendige.
- Sæt deadline for prioriterede opgaver.
6) Forklar den grundlæggende software, der er nødvendig for det administrative arbejde
Den grundlæggende software, der er nødvendig til det administrative arbejde, er:
- Planlægningssoftware: Outlook og Google Kalender.
- E-mail apps og software: Gmail, Yahoo, Hotmail osv.
- Regnearkssoftware: Excel og Google Sheet.
- Præsentationssoftware: Microsoft PowerPoint og Slideshare.
- Software til oprettelse af dokumenter: MS Word, Google Doc.
7) Hvorfor er verbal kommunikation vigtig i administrative assistancejob?
Verbal kommunikation er vigtig i et administrativt assistentjob, fordi:
- Administrative assistenter skal støtte hele arbejdspladsen. Personen korresponderer løbende med ledere og kolleger.
- Det er nyttigt, når du har en samtale i telefonen eller med en person, der deltager i mødet og taler med kunder.
- Verbal kommunikation omfatter at lytte og reagere korrekt. Det kan gøres ved at bruge den korrekte tone til situationen.
8) Hvem er kontorchefen?
En kontorchef er en person, der sikrer, at kontoropgaver udføres effektivt såvel som effektivt. Denne person tildeler også opgaven til andre medarbejdere.
9) Hvad er fordelene ved at have en administrativ assistent?
Fordelene ved at have en specifik administrativ assistent er:
- En administrativ assistent kan frigøre sindet.
- Den person, der arbejder som administrativ, kan effektivisere kontoropgaverne.
- Velkommen andre mennesker kommer på kontoret.
- Det kan udfylde virksomhedens svaghed eller hul.
10) Hvordan jonglerer man konkurrerende opgaver i en administrativ assistentrolle?
Administrativ assistance kan jonglere med konkurrerende opgaver ved at styre tiden korrekt og prioritere arbejdet. En person kan også gøre dette ved at involvere flere medlemmer fra et team til at udføre opgaven.
11) Hvorfor er det vigtigt at adoptere adaptive færdigheder i administrativ assistent?
At adoptere adaptive færdigheder i administrativ assistent er vigtigt, fordi:
- Det giver fleksibilitet til at ændre og tilpasse arbejdet derefter.
- En person kan styre og bestille modstridende prioriteter på en sammensat måde.
- Det giver administrative assistenter en positiv indstilling til deres opgaver.
12) Hvad er de fælles udfordringer for administrative assistenter?
De almindelige udfordringer for administrative assistenter er:
- Beskæftige dig med forskellige arbejdsstrategier:
Det refererer til arbejdsplanen, hvor forskellige situationer kræver forskellige strategier at gennemføre.
- Afbrydelse i arbejdet:
Medarbejdere i virksomheden forventer at være tilgængelige til enhver tid. Mange gange modtager administrativ assistent e-mails på alle arbejdstider. Denne situation kan føre til en afbrydelse i udførelsen af vigtige opgaver.
- Vedtagelse af nyt projektarbejde:
En administrativ assistent skal levere mange tjenester til forskellige personer i virksomheden. Derfor kan det i dette scenarie blive udfordrende at vedtage nyt projektarbejde og prioritere opgaver.
- Lake of privacy på kontoret:
Administrative assistenter har sjældent deres kontorplads, som er personlig. Generelt skal de sidde i nærheden af fællesrum. Så der er store chancer for en sø af privatliv på kontoret.
13) Hvad skal man gøre, hvis en medarbejder ikke kom ud af det med andre kolleger?
Hvis en medarbejder ikke kom ud af det med andre kolleger, så se på handlingerne for at se at gøre noget, der kan bidrage til den aktuelle situation.
14) Hvad er berøringstastning?
Berøringstastning er en evne til at bruge hukommelse uden at bruge synssans til at finde tastaturtaster.
15) Hvordan besvarer man spørgsmål om adfærdsadministrativ assistentinterview med STAR?
Følg den følgende proces for at besvare interviewspørgsmål ved hjælp af STAR-teknikken.
- Find et passende eksempel.
- Lav et layout, der nemt kan beskrive en bestemt situation.
- Fremhæv den opgave, som personen var involveret i.
- Fortæl, hvilken handling en person foretog.
- Del resultatet administrativ assistent fik.
16) Forklar om en holdspiller
En holdspiller er en person, der nemt kan arbejde med et medlem af en gruppe eller et team. Forretningshold kræver holdspillere for at nå deres mål.
17) Forklar karakteristika for en holdspiller i administrativt assistentarbejde
Karakteristikaene for en teamplayer i administrativt assistentarbejde er:
- Forstå rollen: Teammedlemmer af organisationer bør levere gode resultater og lønsomhed. Dette kan tydeliggøre forventningen om målene.
- Tager beslutning: En administrativ assistent er ansvarlig for at beslutte, om teamet skal være funktionelt, dysfunktionelt eller højtydende.
- Engageret i teamet: Teamet en gruppe af kompetente og dedikerede mennesker. Lederen af dette team bør forhindringer relateret til færdigheder, træning og præstationsstyring.
- Fremtidsfokuseret og optimistisk: Holdet bør se sig selv som optimistisk. En god teamtilgang kan arbejde strategisk og forudse forskellige handlinger for virksomhedens vækst.
18) Hvad er en juridiske admin assistent?
Juridiske assistenter er professionelle mennesker, der støtter advokater i et juridisk miljø.
19) Nævn de vigtige egenskaber ved juridisk adminassistent
de vigtige egenskaber ved juridisk administratorassistent er:
- Den juridiske adminassistent udfører juridisk analyse og research.
- Fortolke kendelser, love og regler i dokumenterne.
- Opret, korrekturlæs og revider udkast til juridiske dokumenter.
- Journalføring med papirkopi og elektronisk kopi af dokumenter.
- Indhent nødvendige oplysninger fra andre bureauer eller virksomheder for at fuldføre opgaven.
- Opret og administrer information, og generer også referenceværktøjer, der kan gøre arbejdet nemt.
- Udarbejde og formatere juridiske rapporter relateret til ledelse.
- Vedligeholder og opdaterer løbende sporingssystemer og databaser.
- Besvar forespørgsler, der er relateret til en retssag.
- Sørg for effektiv og effektiv administrativ information og assistance.
20) Hvad er kravene til en juridisk administrativ assistent?
Kravene til juridisk administrativ assistent er:
- Analytisk tænker og forskningsfærdighed.
- Evne til at forstå og fortolke dokumenter, der anvendes til juridiske formål.
- Gode organisatoriske evner.
- Evne til at overholde deadlines.
- Du skal arbejde selvstændigt eller som en del af et team.
- Skriftlige og kommunikative færdigheder.
- Dygtig i Lexis-Nexis, USAO, Microsoft Office og planlægningssoftware.
21) Hvad er de bedste projektledelse nødvendige applikationer til adminassistenten?
De bedste projektstyringsapplikationer, der er nødvendige for adminassistent, er:
- Rationel plan: RationalPlan er en nem at bruge softwarepakke, der bruges til at planlægge, administrere og spore forretningsprojekter. Det er en desktop-applikation udviklet af Stand By Soft.
- Jeg Trello: Trello er et webbaseret projektstyringsværktøj skabt af Fog Creek Software i 2011. Dette samarbejdsværktøj hjælper adminassistenten med at organisere projekter ombord.
- Airtable: Det er en projektstyringsløsning, som er velegnet til organisationer og virksomheder i alle størrelser. Det tilbyder organisations- og samarbejdsfunktioner i en effektiv og mobilvenlig tabelløsning
- Efterslæb: En backlog er en fremragende projektstyringssoftware, der er rig på funktioner, samtidig med at den er nem at bruge. Planerne er omkostningseffektive med flere abonnementsmuligheder og faktureres pr. virksomhed i stedet for pr. bruger. Både cloud-hostede og on-premise versioner er tilgængelige, samt en gratis plan.
22) Hvordan kan man forudse forretningsbehov?
Adminassistent kan forudse forretningsbehov ved at:
- At tage initiativ til at støtte en virksomhed i stedet for at vente på retning eller godkendelse.
- At løse den afgørende opgave uden at skulle spørge nogen.
- Lær, hvordan du løser problemer og deres komplikationer.
23) Forklar opfindsomhed
Opfindsomhed refererer til evnen til at overvinde vanskeligheder. Den person, der kan lide at arbejde som adminassistent, bør vide de ting, der er nødvendige for at adoptere. Forretningskravene ændrer sig i et hurtigt tempo, og derfor er en person nødt til at adoptere dem hurtigt.
24) Forklar vigtigheden af følelsesmæssig intelligens i admin assistent job
Vigtigheden af følelsesmæssig intelligens i admin assistent job er:
- Det hjælper personen til nemt at arbejde sammen med andre medarbejdere i virksomheden.
- Følelsesmæssig intelligens kan give en person mulighed for at forstå andres følelser.
- Det gør det muligt for adminassistenten at styre kollegernes følelser.
- Følelsesmæssig intelligens kan hjælpe adminassistenten med at finde og håndtere stress.
25) Forklar effektiv kommunikation
Dette er et vigtigt spørgsmål stillet af intervieweren. Effektiv kommunikation betyder kommunikation mellem personer på en måde, hvor budskabet er:
- Korrekt kodet og modtaget
- Lever gennem den rigtige kanal
- Korrekt afkodet samt forstået af modtageren.
I en virksomhed kaldes kommunikation effektiv, når de data eller informationer, der deles mellem medarbejdere, fører til forretningssucces.
26) Nævn den kvalifikation, der kræves en juridisk administrativ assistent?
De nødvendige kvalifikationer juridisk administrativ assistent er:
- Advokatattest.
- Bacheloruddannelse i jura.
- Erfaring i et juridisk miljø.
27) Hvad mener du med at faxe dokumentation?
Faxdokumentation refererer til enten at sende eller modtage Word-dokumenter af en faxmaskine.
28) Hvad er meningen med at screene et opkald?
Screening af et opkald er processen med at evaluere telefonopkaldene, før man beslutter sig for, om man skal besvare eller ej.
29) Hvorfor er dagbogsstyring vigtig?
Dagbogsstyring er vigtig for at holde styr på begivenheder eller aftaler.
30) Hvad er Microsoft Excel?
MS Excel er et gitterprogram, der bruges til at oprette et gitter af formler, tal og tekst, der specificerer beregninger.
Disse interviewspørgsmål vil også hjælpe i din viva(orals)
Du kan lide:
