30 въпроса и отговора за интервю за административен асистент
Ето въпроси и отговори за интервю за административен асистент за новокурсници, както и за опитни кандидати за ръководители и администратори, за да получат мечтаната работа.
1) Какво е административен асистент?
Административният асистент е лице, което отговаря за изпълнението на различни задачи. Те включват помощ при водене на записи, уговаряне на срещи и извършване на подобни задачи. Лицето, което иска да работи като административен асистент, също работи за машинопис, архивиране и свързани с офис дейности.
Безплатно изтегляне на PDF: Въпроси и отговори за интервю за административен асистент
2) Кои са най-важните качества, необходими, за да станете административен асистент?
Важните качества, необходими, за да станете административен асистент, са:
- Координиране на екипа: Това е дейност, която гарантира предприемането на правилното действие в точното време.
- Качество на управление на времето: Това е начин, по който кандидатът планира и управлява дейности.
- Качество на планиране на срещи: Това качество включва задачи, свързани с организиране на бизнес срещи или срещи по проекти.
- Качество на комуникацията: Това качество включва както вербален, така и невербален разговор между колеги в офиса.
- Познания в текстообработката: Необходим е за изготвяне на справка, създаване и редактиране на документи и др.
- Работа с имейли и телефонни обаждания: Имейлите и обажданията могат да бъдат на колеги от офиса и клиенти.
- Създаване и поддържане на записи в системата: Това може да е важна информация, свързана с бизнеса, която администраторът трябва да управлява.
- Уреждане на срещи: Включва дейности, свързани с назначаването на кандидат-клиент и друг ресурс на организацията
3) Как да се справя с множество супервайзори като администраторски асистент?
Асистентът на администратора може да работи с множество супервайзори, като предоставя необходимата поддръжка. Може също да включва разпределяне на част от работата на колегите. В случай, че се появят приоритетни задачи, тогава администраторът трябва да се справи с тях.
4) Как да работим като административен помощник, когато сме изправени пред натиск?
Когато административната помощ е изправена пред натиск, тя може да се управлява с помощта на:
- организационни умения
- Пренасочване на енергията на стреса в полезна творческа енергия.
5) Как административната помощ може да управлява ежедневната задача?
Административната помощ може да управлява ежедневната задача чрез:
- Изготвяне на списък със задачи.
- Класиране на списъка от най-важното към най-малкото.
- Поставяне на списъка със задачи някъде, където служителят може да го види.
- Избягвайте задачи, които не са задължителни.
- Поставете крайния срок за приоритетни задачи.
6) Обяснете основния софтуер, необходим за административната работа
Основният софтуер, необходим за административната работа е:
- Софтуер за планиране: перспектива и Google Календар.
- Имейл приложения и софтуер: Gmail, Yahoo, Hotmail и др.
- Софтуер за електронни таблици: Excel и Google Sheet.
- Софтуер за презентации: Microsoft PowerPoint и Slideshare.
- Софтуер за създаване на документи: MS Word, Google Doc.
7) Защо вербалната комуникация е важна в работните места за административна помощ?
Вербалната комуникация е важна в работата на административен асистент, защото:
- Административните асистенти трябва да поддържат цялото работно място. Човекът поддържа редовна кореспонденция с мениджъри и колеги.
- Полезно е при разговор по телефона или с човек, който участва в срещата и разговаря с клиенти.
- Вербалната комуникация включва изслушване и подходящо реагиране. Може да се направи с правилния тон за ситуацията.
8) Кой е офис мениджърът?
Офис мениджърът е човек, който гарантира, че задълженията в офиса се изпълняват ефективно и ефикасно. Този човек също така разпределя задачата на други членове на персонала.
9) Какви са предимствата да имате административен асистент?
Предимствата на конкретен административен асистент са:
- Административен асистент може да освободи ума.
- Лицето, което работи като администратор, може да рационализира чиновническите задължения.
- Добре дошли, други хора идват в офиса.
- Може да запълни слабостта или празнината на бизнеса.
10) Как да жонглираме с конкуриращи се задачи в ролята на административен асистент?
Административната помощ може да жонглира с конкуриращи се задачи чрез правилно управление на времето и приоритизиране на работата. Човек може също да направи това, като включи повече членове от екип, за да изпълни заданието.
11) Защо усвояването на адаптивни умения в административния асистент е важно?
Приемането на адаптивни умения в административния асистент е важно, защото:
- Осигурява гъвкавост при промяна и съответно адаптиране на работата.
- Човек може да управлява и подрежда конфликтни приоритети по композиран начин.
- Това дава на административните асистенти положително отношение към техните задачи.
12) Какви са често срещаните предизвикателства пред административните асистенти?
Често срещаните предизвикателства пред административните асистенти са:
- Справете се с различни работни стратегии:
Отнася се до плана за работа, където различните ситуации изискват различни стратегии за изпълнение.
- Прекъсване на работата:
Сътрудниците на компанията очакват да бъдат на разположение по всяко време. Много пъти административният асистент получава имейли през цялото работно време. Тази ситуация може да доведе до прекъсване на изпълнението на важни задачи.
- Приемане на нова работа по проекта:
Административният асистент трябва да предоставя много услуги на различни хора от бизнеса. Следователно при този сценарий приемането на нова работа по проекта и приоритетни задачи може да стане предизвикателство.
- Езерото на уединението в офиса:
Административните асистенти рядко имат свое офис пространство, което е лично. Обикновено те трябва да седят близо до общите помещения. Така че има големи шансове за езеро на поверителност в офиса.
13) Какво да направите, ако един служител не се разбира с други колеги?
В случай, че един служител не се разбира с други колеги, тогава погледнете действията, за да видите да правите нещо, което може да допринесе за текущата ситуация.
14) Какво е писане с докосване?
Писането с докосване е способност за използване на паметта без използване на зрението за намиране на клавишите на клавиатурата.
15) Как да отговаряте на въпроси за интервю с административен асистент с помощта на STAR?
Следвайте следния процес, за да отговорите на въпроси за интервю с помощта на техниката STAR.
- Намерете подходящ пример.
- Направете оформление, което може лесно да опише конкретна ситуация.
- Маркирайте задачата, в която лицето е участвало.
- Споделете какво действие е предприел човек.
- Споделете резултата, получен от административния асистент.
16) Обяснете за отборен играч
Екипният играч е човек, който може лесно да работи с член на група или екип. Бизнес екипите изискват екипни играчи, за да постигнат целите си.
17) Обяснете характеристиките на екипен играч в работата на административен асистент
Характеристиките на екипния играч в работата на административен асистент са:
- Разберете ролята: Членовете на екипа на организацията трябва да осигуряват добри резултати и рентабилност. Това може да изясни очакванията за целите.
- Вземане на решение: Административният асистент е отговорен за вземането на решение дали екипът ще бъде функционален, дисфункционален или високоефективен.
- Отдаден на екипа: Екипът е група от компетентни и всеотдайни хора. Лидерът на този екип трябва да пречи на уменията, обучението и управлението на изпълнението.
- Фокусиран в бъдещето и оптимист: Екипът трябва да гледа на себе си оптимистично. Добрият екипен подход може да работи стратегически и да предвижда различни действия за растеж на бизнеса.
18) Какво е a правен администраторски асистент?
Правните асистенти са професионални хора, които подпомагат адвокатите в правна среда.
19) Споменете важните характеристики на асистента на правния администратор
важните характеристики на юридическия администратор са:
- Юридическият помощник-администратор извършва правен анализ и проучване.
- Тълкувайте решения, закони и разпоредби в документите.
- Създавайте, коригирайте и преработвайте чернови на правни документи.
- Водене на деловодство с хартиено и електронно копие на документи.
- Получете необходимата информация от други агенции или компании, за да изпълните задачата.
- Създавайте и управлявайте информация, а също така генерирайте референтни инструменти, които могат да улеснят работата.
- Изготвяне и форматиране на правни доклади, свързани с управлението.
- Редовно поддържайте и актуализирайте системи за проследяване и бази данни.
- Отговорете на запитвания, които са свързани с правен казус.
- Осигурете ефективна и ефикасна административна информация и помощ.
20) Какви са изискванията за правен административен асистент?
Изискванията за правен административен асистент са:
- Аналитичен мислител и изследователски умения.
- Способност за разбиране и тълкуване на документи, използвани за правни цели.
- Добри организационни умения.
- Способност да спазвате крайните срокове.
- Трябва да се работи самостоятелно или като част от екип.
- Писмени и комуникативни умения.
- Владеене на Lexis-Nexis, USAO, Microsoft Office и софтуер за планиране.
21) Кои са най-добрите управление на проекти приложения, необходими за администраторския асистент?
Най-добрите приложения за управление на проекти, необходими за администраторски асистент, са:
- RationalPlan: RationalPlan е лесен за използване софтуерен пакет, използван за планиране, управление и проследяване на бизнес проекти. Това е десктоп приложение, разработено от Stand By Soft.
- Аз Trello: Trello е уеб базиран инструмент за управление на проекти, създаден от Fog Creek Software през 2011 г. Този инструмент за сътрудничество помага на асистента на администратора да организира проекти на борда.
- Въздушна маса: Това е решение за управление на проекти, което е подходящо за организации и фирми от всякакъв размер. Предлага функции за организация и сътрудничество в ефективни и удобни за мобилни устройства решения за маса
- Натрупване: Backlog е отличен софтуер за управление на проекти, който е богат на функции, като същевременно е лесен за използване. Плановете са рентабилни с множество опции за абонамент и се таксуват на компания, а не на потребител. Предлагат се както хоствани в облак, така и локални версии, както и безплатен план.
22) Как да предвидим нуждите на бизнеса?
Асистентът на администратора може да предвиди бизнес нужди чрез:
- Поемане на инициатива за подкрепа на бизнес, вместо да чакате указания или одобрение.
- Завършване на решаващата задача, без да е необходимо да питате никого.
- Научете как да решавате проблеми и техните усложнения.
23) Обяснете находчивостта
Находчивостта се отнася до способността да се преодоляват трудностите. Човекът, който обича да работи като администраторски асистент, трябва да знае нещата, които трябва да приеме. Изискванията на бизнеса се променят с бързи темпове и следователно човек трябва бързо да ги приеме.
24) Обяснете значението на емоционалната интелигентност в работата като администраторски асистент
Значението на емоционалната интелигентност в работата на асистент администратор е:
- Помага на човека да работи лесно с други колеги от компанията.
- Емоционалната интелигентност може да позволи на човек да разбере емоциите на другите.
- Позволява на асистента на администратора да управлява емоциите на колегите.
- Емоционалната интелигентност може да помогне на администраторския асистент да открие и управлява стреса.
25) Обяснете ефективната комуникация
Това е важен въпрос, зададен от интервюиращия. Ефективната комуникация означава комуникация между хора по начин, по който съобщението е:
- Правилно кодиран и получен
- Доставете чрез подходящ канал
- Правилно декодиран, както и разбран от получателя.
В бизнеса комуникацията се нарича ефективна, когато данните или информацията, споделени между служителите, водят до бизнес успех.
26) Споменете необходимата квалификация за правен административен асистент?
Необходимата квалификация на юридическия административен асистент е:
- Сертификат за параюрист.
- Диплома за бакалавър по право.
- Опит в юридическа среда.
27) Какво имате предвид под изпращане на документация по факс?
Документацията за изпращане на факс се отнася до предаване или получаване на текстови документи от факс машина.
28) Какво е значението на скрининга на повикване?
Проверката на обаждане е процес на оценка на телефонните обаждания, преди да се реши дали да се отговори или не.
29) Защо управлението на дневника е важно?
Управлението на дневника е важно за следене на събития или срещи.
30) Какво е Microsoft Excel?
MS Excel е програма за грид, която се използва за създаване на мрежа от формули, числа и текст, определящи изчисления.
Тези въпроси за интервюто също ще ви помогнат във вашата viva (устна)
Може да харесате:
