วิธีการขอจดหมายแนะนำ
เมื่อถึงเวลาที่คุณจะได้รับจดหมายรับรอง ไม่ว่าจะเป็นการรับเข้าวิทยาลัยหรือการสมัครงาน คุณต้องแน่ใจว่าได้ใช้ความพยายามอย่างมากในกระบวนการนี้ ไม่ใช่ความคิดที่ดีที่จะขอให้บุคคลที่สุ่มเขียนจดหมายแนะนำตัวแก่คุณ คุณต้องเลือกผู้เขียนจดหมายเหล่านี้อย่างชาญฉลาด คุณต้องวางแผนเวลาและเข้าใกล้ให้ดีเพื่อให้ได้การตอบรับที่ดี
ถามคนที่คุณรู้จักดี

นักศึกษาและพนักงานมักจะทำผิดพลาดในการเข้าหาผู้สอน/หัวหน้างานเพื่อขอจดหมายแนะนำตัว ผู้สอนหรือนายจ้างจำเป็นต้องรู้จักคุณและงานของคุณเป็นอย่างดี เพื่อให้สามารถจัดทำจดหมายที่จริงใจและเชื่อถือได้
ในกรณีของจดหมายแนะนำงาน คุณสามารถติดต่อบุคคลอื่นที่ไม่ใช่นายจ้างของคุณได้ ซึ่งรวมถึงคนรู้จักทางธุรกิจ ลูกค้า และผู้ขาย โดยที่คุณแน่ใจว่าพวกเขาจะเสนอการแนะนำผลิตภัณฑ์ที่แข็งแกร่ง ในทำนองเดียวกัน ในกรณีของจดหมายแนะนำตัวจากนักเรียน ขอแนะนำให้สมัครสำหรับนักวิชาการที่ได้รับการรับรองว่าจะให้คำแนะนำที่ชัดเจนมากกว่าการตอบกลับที่ไม่อบอุ่น
ดาวน์โหลดไฟล์ PDF ฟรี: วิธีขอจดหมายแนะนำ
ถามก่อน
ในกรณีของจดหมายแนะนำตัวนักศึกษา ไม่ควรรอจนถึงสิ้นภาคเรียนจึงจะได้รับจากอาจารย์ของตน ผู้สอนส่วนใหญ่ได้รับคำขอดังกล่าวอย่างท่วมท้นในช่วงเวลานี้ของปี ดังนั้นจดหมายของคุณอาจต้องทนทุกข์ทรมานด้วยเหตุนี้ เมื่อคุณเข้าหาอาจารย์ก่อนถึงกำหนดเวลา คุณกำลังลดความกดดันให้กับพวกเขาและยังให้เวลาพวกเขาอย่างเพียงพอในการคิดถึงความสำเร็จของคุณ
อาจารย์และนายจ้างที่มีงานยุ่งจำนวนมากมักจะเก็บจดหมายไว้กับพวกเขาสักพัก เมื่อคุณปล่อยให้ระยะขอบของเวลากว้างขึ้น คุณสามารถส่งการแจ้งเตือนอย่างอ่อนโยนเกี่ยวกับกำหนดเวลาที่กำลังจะเกิดขึ้นได้
ถามเป็นการส่วนตัวและให้รายละเอียดของคุณ
เมื่อขอจดหมายรับรอง จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องถามเป็นการส่วนตัว แทนที่จะฝากข้อความเสียงหรือส่งอีเมล สิ่งนี้บ่งบอกถึงความสำคัญที่คุณแนบไปกับจดหมาย
หัวหน้างานและอาจารย์วิทยาลัยส่วนใหญ่เต็มไปด้วยคำขอดังกล่าวหลายร้อยคำขอ พวกเขาจะไม่จดจำความสำเร็จของคุณแม้ว่าคุณจะมีผลงานที่โดดเด่นก็ตาม ดังนั้นคุณต้องส่งเอกสารบางส่วนพร้อมกับแบบฟอร์มขอคำแนะนำเพื่อเตือนผู้เขียนเกี่ยวกับความสำเร็จในอดีตของคุณ คุณอาจรวมของคุณ เรซูเม่ และเนื้อหาที่เกี่ยวข้องซึ่งทำให้คุณได้รับการยอมรับ/เกรดที่สูงขึ้นตั้งแต่แรก นอกจากนี้ คุณต้องระบุแผนและเป้าหมายของคุณอย่างชัดเจนเพื่อให้ผู้เขียนทราบถึงหลักสูตร/ตำแหน่งงานที่คุณสมัคร และเน้นคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องในจดหมาย
จัดหาวัสดุที่เหมาะสม
บ่อยครั้งที่นักเรียนจะต้องส่งจดหมายแนะนำตัวหลายฉบับไปยังโรงเรียนต่างๆ ในกรณีเช่นนี้ ผู้เขียนต้องจัดเตรียมซองประทับตราในจำนวนที่เพียงพอแก่ผู้เขียน คุณต้องจัดระเบียบแบบฟอร์มอย่างดีในโฟลเดอร์แยกกันหากจำเป็น และรวมหน้าปกพร้อมรายชื่อโรงเรียนที่คุณสมัครด้วย ซองจดหมายจะต้องมีขนาดที่เหมาะสม และคุณต้องประเมินค่าไปรษณีย์สูงเกินไป
เป็นที่รู้กันว่าพนักงาน/นักเรียนบางคนจัดหาดิสเก็ตต์/เมมโมรี่สติ๊กให้ผู้เขียนเพื่อช่วยเก็บรักษาสำเนาจดหมายเหล่านี้ ซึ่งช่วยลดความยุ่งยากที่อาจเกิดขึ้นในกรณีที่จดหมายสูญหายทางไปรษณีย์ได้อย่างมาก
รับรองการรักษาความลับ
จดหมายแนะนำที่เป็นความลับและยังไม่ได้เปิดจะมีน้ำหนักมากกว่าจดหมายที่เข้าถึงได้ กฎหมายระบุว่าคุณมีสิทธิ์อ่านจดหมายแนะนำของคุณ แต่หากเป็นไปได้ คุณต้องสละสิทธิ์เหล่านี้ สิ่งนี้ทำให้ผู้อ่านมั่นใจว่าจดหมายแนะนำนั้นตรงไปตรงมาและซื่อสัตย์ เป็นที่ทราบกันดีว่านักเขียนจะรู้สึกสบายใจกว่าในการเขียนจดหมายเมื่อรู้ว่าผู้สมัครจะไม่สามารถเข้าถึงได้ ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะไม่ติดต่อกับนายจ้าง/อาจารย์ที่คุณรู้สึกว่าอาจให้คำติชมเชิงลบแก่คุณในจดหมาย
ขอบคุณผู้เขียน
เมื่อผู้เขียนส่งจดหมายแนะนำตัวแล้ว อย่าลืมส่งข้อความขอบคุณไปให้เขาด้วย
จดหมายแนะนำตัวไม่ว่าจะเป็นสำหรับงานหรือเข้าศึกษาในวิทยาลัยเป็นส่วนที่ขาดไม่ได้ในขั้นตอนการสมัครและเป็นองค์ประกอบสำคัญในอาชีพการงาน หวังว่าเคล็ดลับข้างต้นจะช่วยให้คุณได้รับจดหมายแนะนำตัวที่โดดเด่น
รูปภาพเอื้อเฟื้อโดย ณัฐดนัย อภิโขบุญวารุต/adamr/ David Castillo Dominici/ Stuart miles/ photostock/ Freedigitalphotos.net