คำถามและคำตอบในการสัมภาษณ์เสมียน 17 อันดับสูงสุด (2025)

ต่อไปนี้เป็นคำถามและคำตอบในการสัมภาษณ์ Office Clerk สำหรับเสมียนรุ่นเยาว์และผู้สมัครเสมียนผู้ดูแลระบบเพื่อให้ได้งานในฝัน

---

1) เสมียนสำนักงานมีหน้าที่อะไรบ้าง?

หน้าที่ของเสมียนสำนักงานประกอบด้วย

• นับ เก็บ และจ่ายเงิน ทำบัญชีขั้นพื้นฐาน และทำธุรกรรมทางธนาคารให้เสร็จสิ้น
• สื่อสารกับพนักงาน ลูกค้า และบุคคลอื่นเพื่อตอบคำถาม
• อธิบายข้อมูลและแก้ไขปัญหาข้อร้องเรียน
• รับโทรศัพท์ โทรสายตรง และบันทึกข้อความ
• จัดเก็บไฟล์ คัดลอก จัดเรียงและรวบรวมบันทึกกิจกรรมสำนักงาน ธุรกรรมทางธุรกิจ และกิจกรรมอื่น ๆ
• การยื่นใบแจ้งหนี้ สัญญา ตั๋วเงิน เช็ค และกรมธรรม์
• ควบคุมการทำงานของเครื่องสำนักงาน เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร สแกนเนอร์ เครื่องแฟกซ์ คอมพิวเตอร์ ฯลฯ

ดาวน์โหลดไฟล์ PDF ฟรี: คำถามและคำตอบในการสัมภาษณ์เสมียน

---

2) พนักงานออฟฟิศจำเป็นต้องมีทักษะอะไรบ้าง?

ทักษะที่พนักงานออฟฟิศต้องการคือ

• การฟังที่ใช้งานอยู่
• การพูด
• การเขียน
• เข้าใจรูปแบบการทำงานของสำนักงาน
• การรับรู้ทางสังคม
• อ่านวิเคราะห์
• ทักษะคอมพิวเตอร์ขั้นพื้นฐาน

---

3) ระบุพื้นที่ต่างๆ ที่พนักงานสามารถทำงานได้?

เสมียนสามารถทำงานในภาคส่วนต่างๆ เช่น

• เสมียนการแพทย์
• เสมียนบริษัท
• กฎหมาย เสมียนเขตอำนาจศาล
• เสมียนเขต
• รายได้ กรรมการตรวจสอบ เสมียน
• พนักงานบัญชี
• เสมียนธุรการ
• เสมียนวิทยาลัยและมหาวิทยาลัย ฯลฯ

---

4) ความรู้เรื่องใดที่สามารถช่วยเพิ่มเติมให้กับพนักงานออฟฟิศได้?

วิชาความรู้เช่น

• เศรษฐศาสตร์และการบัญชี
• คณิตศาสตร์
• ภาษาอังกฤษ
• เกี่ยวกับพระ
• กำหนดเองและการบัญชี

---

5) งานเสมียนบัญชีมีหน้าที่รับผิดชอบอะไรบ้าง?

• เก็บรักษาบันทึกทางบัญชี
• ดูแลรักษาฐานข้อมูลทางบัญชีโดยการป้อนข้อมูลลงในคอมพิวเตอร์
• การตรวจสอบบันทึกทางการเงินโดยใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์
• กำหนดมูลค่าของสินทรัพย์ที่เสื่อมราคาโดยใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์
• เปรียบเทียบใบแจ้งยอดธนาคารกับบัญชีแยกประเภททั่วไป

---

6) อธิบายว่าการเก็บหนังสือคืออะไร?

การเก็บรักษาบัญชีหมายถึงกระบวนการติดตามเงินเข้าและออกทั้งหมดในขณะที่จัดการกระบวนการทางธุรกิจ ในฐานะเสมียนสำนักงาน คุณจะต้องจัดทำบันทึกตามลำดับเวลาในสมุดบัญชี รวมถึงธุรกรรมด้านเครดิตและเดบิต หากคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว คุณจะต้องเก็บรักษาบันทึกภาษีมูลค่าเพิ่มด้วย

---

7) เหตุใดการทำบัญชีจึงมีความสำคัญสำหรับธุรกิจทุกประเภท?

• กระบวนการทำบัญชีเป็นข้อกำหนดทางกฎหมาย
• ช่วยติดตามการไหลของเงินเข้าและออกทั้งสองอย่าง
• มีประโยชน์ในการทำความเข้าใจการเงินของธุรกิจ

---

8) อธิบายว่าพนักงานเอกสารทำอะไร?

พนักงานเอกสารทำงานเหมือนกับการป้อนข้อมูล การประมวลผลข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ และการร่าง พนักงานเอกสารเก็บรักษาเอกสารในสำนักงานและตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่งมอบให้กับบุคคลที่ถูกต้อง พวกเขายังสร้างร่างหรือโครงร่างคร่าวๆ ที่ต้องพัฒนาเป็นรายงานที่เหมาะสม และช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ในการจัดระเบียบเอกสาร พนักงานออฟฟิศยังทำงานร่วมกับแผนกไอทีเพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างสาขาย่อยและสำนักงานใหญ่ บางบริษัทจ้างพนักงานออฟฟิศโดยตรงจากโรงเรียนมัธยมปลาย ในขณะที่บางบริษัทจบปริญญาตรี

---

9) ทักษะด้านคอมพิวเตอร์ใดบ้างที่สามารถเป็นประโยชน์สำหรับพนักงานออฟฟิศได้?

เสมียนสำนักงานควรรู้ทักษะด้านคอมพิวเตอร์เช่น

• Photoshop CS3 หรือ CS4
• ความรู้เกี่ยวกับ คำว่า MS, พาวเวอร์พอยท์, การเข้าถึง, Outlook, Excel และ พาวเวอร์พอยท์
• AutoCAD สำหรับออกแบบหรือสำนักงานสถาปนิก
• ฃ ถ้าจำเป็น

---

10) พูดถึงความเร็วการพิมพ์ที่ดีสำหรับพนักงานออฟฟิศคือเท่าใด?

สำหรับพนักงานออฟฟิศ อัตราความเร็วระหว่าง 50-60 คำต่อนาทีถือว่าสมบูรณ์แบบและมีระดับความแม่นยำสูง

---

11) พนักงานออฟฟิศจัดการกับความท้าทายในสำนักงานอย่างไร

• มองโลกในแง่ดี: มีบางอย่างในออฟฟิศที่คุณทำไม่ได้เสมอ แต่กรอบความคิดเชิงบวกและการขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงานสามารถแก้ไขปัญหาของคุณได้
• มองหาตัวเลือก: เป็นเรื่องปกติที่คุณอาจประสบปัญหาเกี่ยวกับงาน ดังนั้นการรักษาทางเลือกสำหรับงานต่อเนื่องของคุณจึงเป็นไปได้เสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณจัดการกับงานที่ซับซ้อน
• กำหนดกรอบเวลา: การบริหารเวลาเป็นอีกทักษะหนึ่งที่พนักงานออฟฟิศต้องมีเป็นเลิศ พนักงานออฟฟิศที่ดีควรทำงานหลายอย่างพร้อมกันและในขณะเดียวกันก็เป็นผู้จัดการเวลาที่ดีด้วย

---

12) พูดถึงความแตกต่างระหว่างพนักงานออฟฟิศกับ ผู้ช่วยผู้บริหาร?

• เสมียนสำนักงาน: ในส่วนของเสมียนสำนักงานจะต้องสื่อสารกับผู้บริหารทุกระดับและต้องทำงานร่วมกับพวกเขา โดยปกติหน้าที่ของพวกเขา ได้แก่ รับโทรศัพท์ ทำธุระ ยื่นเอกสาร ส่งไปรษณีย์ พิมพ์ ดูแลรักษาเอกสารทางกฎหมาย ฯลฯ
• ผู้ช่วยผู้บริหาร: ผู้ช่วยธุรการสื่อสารกับเจ้าของบริษัทหรือระดับบนสุด ผู้บริหารงาน- บทบาทและความรับผิดชอบของพวกเขาเป็นมากกว่าพนักงานออฟฟิศ ดูแลพนักงาน จัดการประชุม ทบทวนการส่งเรื่อง จัดการประชุม ฯลฯ

---

13) เสมียนคนไหนทำงานในแผนกกฎหมาย?

• พิจารณาและยื่นคำร้อง
• การตรวจคำให้การและเอกสารอื่นๆ
• กำหนดการประชุมระหว่างนักกฎหมายและนักกฎหมาย
• สื่อสารและไกล่เกลี่ยข้อพิพาท
• การยื่นเอกสารทางกฎหมาย
• เตรียมร่างโดยอิงตามข้อโต้แย้งหรือบทสรุป เอกสารส่วนตัว และการอุทธรณ์
• จัดทำหนังสือรับรองเอกสาร

---

14) พนักงานตรวจสอบรายได้ทำอะไร?

• การตรวจสอบรายงานทางการเงินของบริษัท
• ตรวจสอบสมุดบัญชีและระบบบัญชี
• จัดทำรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับผลการตรวจสอบ
• รายงานต่อฝ่ายบริหารเกี่ยวกับผลการตรวจสอบและการใช้สินทรัพย์
• สอบทานข้อมูลเกี่ยวกับสต๊อกทุน รายได้ รายจ่าย และสต๊อกทุน
• วิเคราะห์และรายงานรายงานประจำปี
• การบำรุงรักษาการตรวจสอบ บัญชีเงินเดือน และบันทึกบุคลากรเพื่อกำหนดค่าตอบแทนของพนักงาน
• การอัปเดตรายงานทางการเงินโดยใช้ระบบซอฟต์แวร์ ฯลฯ

---

15) อธิบายว่าคุณใช้ระบบการจัดเก็บเอกสารแบบใดในสำนักงาน?

การขยายไฟล์ส่วนใหญ่จะใช้ในการยื่นในสำนักงาน ไฟล์นี้อนุญาตให้ขยายขนาดได้โดยการใส่กระดาษเพิ่มเติมลงไป ไฟล์เหล่านี้มีลักษณะที่แคบ แต่สามารถขยายไฟล์นี้ได้เนื่องจากใช้การออกแบบหีบเพลง

---

16) อธิบายว่าพนักงานเวชระเบียนทำหน้าที่อะไร?

เสมียนแพทย์จะตรวจ

• ดูว่าคนไข้คนไหนมีการนัดหมาย
• การส่งรายงานผู้ป่วยไปยังแพทย์
• การอัพเดตเวชระเบียนของผู้ป่วยภายหลังการนัดตรวจ
• นัดหมายคนไข้ทางโทรศัพท์
• ส่งรายงานทางการแพทย์ไปที่ ประกัน บริษัท
• ถอดเสียงเวชระเบียนในรูปแบบดิจิทัล
• ช่วยเหลือผู้เรียกเก็บเงินทางการแพทย์ในการจัดเตรียมแบบฟอร์มประกันภัย
• เตือนผู้ป่วยให้รวบรวมรายงานทางการแพทย์

---

17) คุณจะจัดระเบียบไฟล์และเอกสารในสำนักงานได้อย่างไร?

โดยปกติแล้ว กระดาษที่ไม่ต้องการจะเลอะเทอะ ดังนั้นก่อนที่จะจัดระเบียบไฟล์ คุณสามารถทิ้งกระดาษที่ไม่ต้องการทิ้งไปเสียก่อน

• เก็บกระดาษเหล่านั้นไว้ในโฟลเดอร์แยกต่างหากของไฟล์ที่ใช้งานถาวร เช่น กรมธรรม์ประกันภัย กระดาษเกี่ยวกับภาษี เวชระเบียน เอกสารการเกษียณอายุและการลงทุน เป็นต้น
• โฟลเดอร์ Manilla มีประโยชน์เมื่อต้องจัดระเบียบไฟล์
• จัดระเบียบกระดาษหรือใบเสร็จตามวันที่
• ตรวจดูไฟล์ต่างๆ เป็นประจำเพื่อกำจัดบิลหรือเอกสาร คุณอาจไม่ต้องการอีกต่อไป
• ติดป้ายกำกับแต่ละไฟล์ให้ถูกต้องและจัดเรียงตามลำดับตัวอักษร เช่น ไฟล์บัญชีควรอยู่ในโฟลเดอร์ A เช่นเดียวกันค่าสาธารณูปโภคของคุณควรอยู่ในโฟลเดอร์ U