19 perguntas e respostas para entrevistas de recepcionistas (2025)

Seja você um novato entrando na área ou um candidato experiente que busca refinar suas habilidades, este guia sobre Perguntas de Entrevista de Recepcionista reúne conhecimento essencial. Abrangendo tudo, desde etiqueta básica até respostas situacionais, ele oferece insights valiosos sobre a função. Explore essas perguntas e respostas de entrevista para cargos de recepcionista para obter dicas práticas que ajudarão você a navegar com confiança em sua entrevista e destacar seus pontos fortes de forma eficaz.

 

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Perguntas e respostas da entrevista de recepcionista para calouros

1) Explique o papel e a responsabilidade da recepcionista?

A responsabilidade de uma recepcionista é

• Manter e organizar um sistema de arquivamento atual e preciso
• Monitore o uso de equipamentos e suprimentos
• Monitore o reparo e manutenção de equipamentos de escritório
• Lidar com todas as chamadas recebidas e consultas
• Anote mensagens adequadas e redirecione as chamadas conforme apropriado
• Cumprimentar e ajudar os visitantes
• Prestar serviços administrativos para o Diretor Executivo para
• Fornecer processamento de texto e suporte de secretariado
• Auxiliar no planejamento e preparação de conferências, reuniões, etc.

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2) Mencionou as habilidades exigidas de uma recepcionista?

As habilidades necessárias para se tornar recepcionista são

• Habilidade de gerenciamento de tempo
• Habilidades básicas de computação
• Boa comunicação
• Formação de equipe, habilidades analíticas e de resolução de problemas
• Habilidades de gerenciamento de estresse

3) Mencione quais são os desafios que a recepcionista pode enfrentar ao longo do tempo?

Os desafios que a recepcionista pode enfrentar ao longo do tempo incluem,

• Tem que gerenciar alguns projetos ao mesmo tempo
• Pode ser interrompido com frequência para atender aos requisitos e solicitações dos membros
• Precisa lidar com o ambiente ocupado e barulhento às vezes
• Precisa de excelente organização
• Trabalhar mais horas no computador

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4) Liste os principais objetivos de desempenho de uma recepcionista?

Os principais objetivos de desempenho de uma recepcionista são,

• Confiança
• Eficiência
• Uso inteligente de recursos
• Habilidades Técnicas
• Atitude amigável e positiva
• Mantendo o moral do escritório

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5) Mencione o que torna o trabalho de uma recepcionista significativo?

O trabalho de uma recepcionista torna-se significativo quando fornece excelente atendimento ao cliente e apresentar uma face positiva da empresa.

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6) Mencione quais são os equipamentos básicos de escritório que você pode operar?

O equipamento básico de escritório que posso operar

• Scanners
• Fotocopiadoras
• Plotters de gráfico
• Impressoras
• Trituradores e assim por diante

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7) Explique qual será a sua abordagem para coordenar reuniões de grupo?

Para coordenar reuniões de grupo, minha abordagem seria,

• Usando o Outlook ou o portal específico da empresa para abordar o correspondente
• Chamar o respectivo pessoal para a confirmação de reuniões / compromissos e lembrar a gerência sobre eles
• Antes de organizar a reunião, certifique-se de que tudo o que é necessário está funcional, por exemplo, o projetor, a ligação à Internet, etc.
• Comunicar e ajustar quaisquer detalhes sobre as reuniões (hora e data)

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8) Explique como você pode lidar com visitantes ou clientelas irritados?

Para lidar com visitantes ou clientelas irritados, em vez de discutir com o cliente

• Eu ouvia primeiro o problema deles pacientemente
• Tentar resolver o problema deles se puder, caso contrário, consulte o gerente da empresa

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9)Você conhece EPABX e VOIP?

Sim estou familiarizado com isso

• VOIP: Voz sobre protocolo de Internet. (Skype, Whatsapp, etc.)
• EPABX: É um sistema de central telefônica multilinha

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10) Explique o que você faria quando um cliente ou visitante lhe fizesse uma pergunta para a qual você não tem a resposta?

Quando um cliente ou visitante lhe fizer uma pergunta para a qual você não tem resposta, basta pedir ao visitante que espere. Para que você possa descobrir a resposta ou encaminhar para a pessoa certa.

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Perguntas e respostas da entrevista de recepcionista para profissionais experientes

11) Explique o que aconteceria se seu colega de trabalho reclamasse de você?

Eu me sentiria desconfortável, mas sem ver como um assunto pessoal, pediria esclarecimentos a um colega de trabalho e assumiria o problema. Eu implementaria outras ações para melhorar a situação.

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12) Um cliente não aceita sua solução para o problema. O que você faria?

Eu mostraria disposição para apresentar alternativas ou chamaria um pessoal experiente para lidar com isso.

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13) Como recepcionista, qual você acha que é a habilidade mais importante?

Como recepcionista, a habilidade mais importante é sentir-se confortável ao conhecer e interagir com pessoas de diversas origens. Ele deve sempre ter uma atitude agradável e alegre com qualquer pessoa.

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14) Mencione quais são alguns aspectos ou dicas importantes que uma boa recepcionista deve lembrar?

• Sorria ao atender o telefone
• Sempre atenda o telefone com uma saudação de boas-vindas ou apropriada
• Atenda o telefone o mais rápido possível
• Antes de transferir a chamada, peça o nome do chamador
• Anuncie o chamador pelo nome para a pessoa para quem você está transferindo a chamada
• Antes de colocar alguém em espera, pergunte sempre
• Para anotar ou anotar uma mensagem, mantenha um bloco de rascunho em sua mesa
• Pergunte aos gerentes se eles preferem receber chamadas no correio de voz ou receber uma mensagem escrita

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15) Explique qual é a diferença entre uma recepcionista e um Assistente Administrativo?

Há muito menos diferenças e mais semelhanças em suas funções. Porém, o assistente administrativo terá uma tarefa mais complexa do que a recepcionista.

• Os recepcionistas precisam de conhecimentos básicos de informática, como MS office, software de contabilidade, cópia, arquivos de registros e documentos.
• A função de assistente administrativo inclui a elaboração de memorandos de rotina, cobrança e edição da correspondência da empresa para garantir que estejam em ordem. Além disso, eles precisam comprar suprimentos, fazer a contabilidade básica e gerenciar os suprimentos do escritório, se aplicável.
• Em alguns casos, é necessário um certificado de habilidades de secretariado, não é necessário um certificado específico

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16) Como você avaliaria a importância de uma recepcionista de Um a Dez, se falarmos de impressão geral para a empresa?

A recepcionista é a cara da empresa e é a primeira pessoa que alguém encontra ao visitar a empresa. Darei nota 10 em 10 se a importância de uma recepcionista for considerada.

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17) Quais conhecimentos de informática serão úteis para uma recepcionista?

Conhecimento em planilha, sistema gráfico, software de contabilidade, habilidades operacionais básicas de desktop e MS Office serão úteis para a recepcionista.

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18) Quais são as principais áreas do trabalho de recepcionista nas quais todo recepcionista deve se concentrar?

Toda recepcionista deve se concentrar em dois aspectos,

• Etiqueta telefônica
• Atendimento ao Cliente

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19) Como você pode se destacar como uma recepcionista melhor?

• Pergunte aos colegas de trabalho se eles precisam de ajuda
• No seu tempo livre veja se você pode ajudar seus gerentes com tarefas adicionais
• Escreva mensagens em um livro duplicado e dê uma cópia para a pessoa a quem a mensagem se destina
• Encontre alguém para ocupar a mesa nos intervalos, reuniões, etc.
• Seja educado até mesmo com seu cliente irritado

Conclusão

A familiaridade com perguntas de entrevistas de recepcionistas pode aumentar sua prontidão e confiança em entrevistas. Não importa se você está começando ou avançando, praticar essas perguntas melhorará suas habilidades. Sinta-se à vontade para compartilhar quaisquer perguntas memoráveis ​​que você tenha enfrentado nos comentários para ajudar outros a se prepararem efetivamente.