30 Pertanyaan dan Jawaban Wawancara Asisten Administrasi

Berikut adalah pertanyaan dan jawaban wawancara Asisten Administrasi untuk calon asisten eksekutif kantor dan admin yang baru serta berpengalaman untuk mendapatkan pekerjaan impian mereka.

1) Apa itu asisten administrasi?

Asisten administrasi adalah orang yang bertanggung jawab untuk melakukan berbagai tugas. Ini termasuk membantu dalam menyimpan catatan, membuat janji, dan melakukan tugas serupa. Orang yang ingin bekerja sebagai asisten administrasi juga bekerja untuk kegiatan pengetikan, pengarsipan, dan perkantoran.

Unduh PDF Gratis: Pertanyaan dan Jawaban Wawancara Asisten Administrasi

2) Kualitas apa yang paling penting yang dibutuhkan untuk menjadi asisten administrasi?

Kualitas penting yang dibutuhkan untuk menjadi asisten administrasi adalah:

Mengkoordinasikan tim: Ini adalah aktivitas yang memastikan bahwa tindakan yang tepat diambil pada waktu yang tepat.
Kualitas manajemen waktu: Ini adalah cara seorang kandidat merencanakan dan mengelola aktivitas.
Kualitas penjadwalan rapat: Kualitas ini mencakup tugas-tugas yang berkaitan dengan pengorganisasian pertemuan bisnis atau proyek.
Kualitas komunikasi: Kualitas ini mencakup percakapan verbal dan nonverbal antar rekan kantor.
Pengetahuan dalam pengolah kata: Diperlukan untuk membuat laporan, membuat dan mengedit dokumen, dll.
Berurusan dengan email dan panggilan telepon: Email dan panggilan dapat berasal dari rekan kantor dan klien.
Membuat dan memelihara catatan dalam sistem: Ini bisa menjadi informasi penting terkait bisnis yang harus dikelola admin.
Mengatur janji temu: Ini mencakup kegiatan yang berkaitan dengan penunjukan calon klien dan sumber daya organisasi lainnya

3) Bagaimana cara menangani banyak supervisor sebagai asisten admin?

Asisten admin dapat menangani banyak supervisor dengan memberikan dukungan yang diperlukan. Bisa juga mencakup pembagian porsi pekerjaan kepada rekan kerja. Jika ada tugas prioritas yang muncul, asisten admin harus menanganinya.

4) Bagaimana cara bekerja sebagai asisten administratif ketika menghadapi tekanan?

Ketika bantuan administratif dihadapkan pada tekanan, maka dapat dikelola dengan cara:

keterampilan organisasi
Mengarahkan energi stres menjadi energi kreatif yang bermanfaat.

5) Bagaimana bantuan administratif dapat mengelola Tugas sehari-hari?

Bantuan administratif dapat mengatur tugas sehari-hari dengan cara:

Membuat daftar tugas.
Urutkan daftar dari yang paling penting hingga yang paling tidak penting.
Meletakkan daftar tugas di tempat yang dapat dilihat oleh karyawan.
Hindari tugas-tugas yang tidak diperlukan.
Tetapkan tenggat waktu untuk tugas-tugas prioritas.

Pertanyaan Wawancara Asisten Administrasi

6) Menjelaskan perangkat lunak dasar yang diperlukan untuk pekerjaan administrasi

Perangkat lunak dasar yang diperlukan untuk pekerjaan administrasi adalah:

Perangkat Lunak Penjadwalan: Outlook dan Google Kalender.
Aplikasi dan Perangkat Lunak Email: Gmail, Yahoo, Hotmail, dll.
Perangkat Lunak Lembar Bentang: Excel dan Google Lembar.
Perangkat Lunak Presentasi: Microsoft PowerPoint dan Berbagi Slide.
Perangkat lunak pembuatan dokumen: MS Word, Google Dokumen.

7) Mengapa komunikasi verbal penting dalam pekerjaan bantuan administratif?

Komunikasi verbal penting dalam pekerjaan asisten administrasi karena:

Asisten administrasi perlu mendukung seluruh tempat kerja. Orang tersebut berkorespondensi dengan manajer dan rekan kerja secara teratur.
Hal ini berguna ketika melakukan percakapan melalui telepon atau dengan orang yang berpartisipasi dalam pertemuan dan percakapan dengan pelanggan.
Komunikasi verbal mencakup mendengarkan dan merespons dengan tepat. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan nada yang tepat untuk situasi tersebut.

8) Siapa manajer kantornya?

Manajer kantor adalah seseorang yang memastikan tugas kantor diselesaikan secara efektif dan efisien. Orang ini juga mengalokasikan Tugas kepada anggota staf lainnya.

9) Apa keuntungan memiliki asisten administrasi?

Keuntungan memiliki asisten administrasi khusus adalah:

Seorang asisten administrasi dapat membebaskan pikiran.
Orang yang bekerja sebagai administrasi dapat mengefektifkan tugas-tugas administrasi.
Selamat datang orang lain datang ke kantor.
Hal ini dapat mengisi kelemahan atau kesenjangan bisnis.

10) Bagaimana cara menangani tugas yang bersaing dalam peran asisten administrasi?

Bantuan administratif dapat menangani tugas-tugas yang bersaing dengan mengatur waktu dengan benar dan memprioritaskan pekerjaan. Seseorang juga dapat melakukan ini dengan melibatkan lebih banyak anggota dari sebuah tim untuk menyelesaikan tugas.

11) Mengapa penting untuk menerapkan keterampilan adaptif pada asisten administrasi?

Penerapan keterampilan adaptif pada asisten administrasi penting dilakukan karena:

Ini memberikan fleksibilitas dalam mengubah dan menyesuaikan pekerjaan.
Seseorang dapat mengelola dan mengatur prioritas yang bertentangan dengan cara yang tenang.
Ini memberi asisten administrasi sikap positif terhadap Tugas mereka.

12) Apa saja tantangan umum yang dihadapi oleh asisten administrasi?

Tantangan umum yang dihadapi oleh asisten administrasi adalah:

Menangani berbagai strategi kerja:

Ini mengacu pada rencana kerja di mana situasi yang berbeda memerlukan strategi yang berbeda untuk diselesaikan.

Gangguan dalam pekerjaan:

Rekan kerja perusahaan berharap untuk selalu tersedia setiap saat. Seringkali asisten administrasi menerima email di semua jam kerja. Situasi ini mungkin menyebabkan terganggunya penyelesaian tugas-tugas penting.

Mengadopsi pekerjaan proyek baru:

Seorang asisten administrasi harus memberikan banyak layanan kepada berbagai orang dalam bisnis. Oleh karena itu, dalam skenario ini, mengadopsi pekerjaan proyek baru dan tugas-tugas prioritas dapat menjadi tantangan.

Danau privasi di kantor:

Asisten administrasi jarang memiliki ruang kantor yang bersifat pribadi. Umumnya, mereka harus duduk di dekat ruang komunal. Jadi, ada kemungkinan besar terciptanya danau privasi di kantor.

13) Apa yang harus dilakukan jika salah satu karyawan tidak akur dengan rekan kerja lainnya?

Jika salah satu karyawan tidak akur dengan rekan kerja lainnya, lihatlah tindakan yang diambil untuk melihat tindakan apa saja yang dapat berkontribusi pada situasi saat ini.

14) Apa itu pengetikan sentuh?

Pengetikan sentuh adalah kemampuan untuk menggunakan memori tanpa menggunakan indera penglihatan untuk menemukan tombol keyboard.

15) Bagaimana menjawab pertanyaan wawancara asisten administrasi perilaku menggunakan STAR?

Ikuti proses berikut untuk menjawab pertanyaan wawancara menggunakan teknik STAR.

Temukan contoh yang sesuai.
Buatlah tata letak yang dapat dengan mudah menggambarkan situasi tertentu.
Sorot Tugas di mana orang tersebut terlibat.
Bagikan tindakan apa yang diambil seseorang.
Bagikan hasil yang didapat asisten administrasi.

16) Jelaskan tentang pemain tim

Pemain tim adalah orang yang dapat dengan mudah bekerja dengan anggota kelompok atau tim. Tim bisnis memerlukan pemain tim untuk mencapai tujuan mereka.

17) Menjelaskan ciri-ciri pemain tim dalam pekerjaan asisten administrasi

Ciri-ciri pemain tim dalam pekerjaan asisten administrasi adalah:

Pahami perannya: Anggota tim organisasi harus memberikan hasil yang baik dan kinerja profitabilitas. Hal ini dapat memperjelas ekspektasi terhadap tujuan.
Mengambil keputusan: Asisten administratif bertanggung jawab untuk memutuskan apakah tim akan fungsional, disfungsional, atau berkinerja tinggi.
Berkomitmen pada tim: Tim adalah sekelompok orang yang kompeten dan berdedikasi. Pemimpin tim ini harus menghadapi kendala terkait keterampilan, pelatihan, dan manajemen kinerja.
Berfokus pada masa depan dan optimis: Tim harus memandang dirinya secara optimis. Pendekatan tim yang baik dapat bekerja secara strategis dan mengantisipasi berbagai tindakan untuk pertumbuhan bisnis.

18) Apa itu a sah asisten admin?

Asisten Hukum adalah orang-orang profesional yang mendukung pengacara di lingkungan hukum.

19) Sebutkan ciri-ciri penting asisten admin hukum

ciri-ciri penting asisten admin hukum adalah:

Asisten admin hukum melakukan analisis dan penelitian hukum.
Menafsirkan keputusan, undang-undang, dan peraturan dalam dokumen.
Membuat, mengoreksi, dan merevisi rancangan dokumen hukum.
Pencatatan dengan hard copy dan salinan dokumen elektronik.
Mendapatkan informasi yang dibutuhkan dari instansi atau perusahaan lain untuk menyelesaikan Tugas.
Membuat dan mengelola informasi, serta menghasilkan alat referensi yang dapat memudahkan pekerjaan.
Membuat dan memformat laporan hukum terkait manajemen.
Memelihara dan memperbarui sistem pelacakan dan basis data secara teratur.
Menanggapi pertanyaan yang terkait dengan kasus hukum.
Pastikan informasi dan bantuan administratif efektif dan efisien.

20) Apa saja persyaratan untuk menjadi asisten administrasi hukum?

Persyaratan untuk asisten administrasi hukum adalah:

Pemikir analitis dan keterampilan penelitian.
Kemampuan untuk memahami dan menafsirkan dokumen yang digunakan untuk tujuan hukum.
Keahlian berorganisasi yang baik.
Kemampuan untuk memenuhi tenggat waktu.
Harus bekerja secara mandiri atau sebagai bagian dari tim.
Keterampilan menulis dan komunikasi.
Mahir dalam Lexis-Nexis, USAO, Microsoft Office, dan perangkat lunak penjadwalan.

21) Apa yang terbaik manajemen proyek aplikasi yang dibutuhkan untuk asisten admin?

Aplikasi manajemen proyek terbaik yang dibutuhkan untuk asisten admin adalah:

Rencana Rasional: RationalPlan adalah rangkaian perangkat lunak yang mudah digunakan yang digunakan untuk merencanakan, mengelola, dan melacak proyek bisnis. Ini adalah aplikasi desktop yang dikembangkan oleh Stand By Soft.
Trello: Trello adalah alat manajemen proyek berbasis web yang dibuat oleh Fog Creek Software pada tahun 2011. Alat kolaborasi ini membantu asisten admin untuk mengatur proyek.
Meja udara: Ini adalah solusi manajemen proyek yang cocok untuk organisasi dan bisnis dari semua ukuran. Ini menawarkan fungsionalitas organisasi dan kolaborasi dalam solusi Tabel yang efektif dan ramah seluler
Jaminan simpanan: Backlog adalah perangkat lunak manajemen proyek luar biasa yang kaya fitur dan mudah digunakan. Paket ini hemat biaya dengan beberapa opsi berlangganan dan ditagih per perusahaan, bukan per pengguna. Tersedia versi yang dihosting di cloud dan di lokasi, serta paket gratis.

22) Bagaimana mengantisipasi kebutuhan bisnis?

Asisten admin dapat mengantisipasi kebutuhan bisnis dengan:

Mengambil inisiatif untuk mendukung bisnis daripada menunggu arahan atau persetujuan.
Menyelesaikan tugas penting tanpa perlu bertanya kepada siapa pun.
Pelajari cara memecahkan masalah dan komplikasinya.

23) Jelaskan akal

Kecerdasan mengacu pada kemampuan untuk mengatasi kesulitan. Orang yang suka bekerja sebagai asisten admin harus mengetahui hal-hal yang diperlukan untuk mengadopsi. Persyaratan bisnis berubah dengan cepat, dan oleh karena itu, seseorang perlu mengadopsinya dengan cepat.

24) Jelaskan pentingnya Kecerdasan emosional dalam pekerjaan asisten admin

Pentingnya Kecerdasan Emosional dalam pekerjaan asisten admin adalah:

Ini membantu orang tersebut untuk bekerja dengan rekan kerja lain di perusahaan dengan mudah.
Kecerdasan Emosional dapat membuat seseorang mampu memahami emosi orang lain.
Ini memungkinkan asisten admin untuk mengelola emosi rekan kerja.
Kecerdasan Emosional dapat membantu asisten admin dalam menemukan dan mengelola stres.

25) Menjelaskan komunikasi yang efektif

Ini adalah pertanyaan penting yang ditanyakan oleh pewawancara. Komunikasi yang efektif berarti komunikasi antara orang-orang dengan cara yang pesannya adalah:

Dikodekan dan diterima dengan benar
Kirim melalui saluran yang tepat
Diuraikan dengan benar serta dipahami oleh penerima.

Dalam sebuah bisnis, komunikasi disebut efektif ketika data atau informasi yang dibagikan antar karyawan berujung pada kesuksesan bisnis.

26) Sebutkan kualifikasi yang dibutuhkan asisten administrasi hukum?

Kualifikasi yang dibutuhkan asisten administrasi hukum adalah:

Sertifikat paralegal.
Sertifikat sarjana hukum.
Pengalaman di lingkungan hukum.

27) Apa yang Anda maksud dengan faks dokumentasi?

Dokumentasi faks mengacu pada pengiriman atau penerimaan dokumen word melalui mesin faks.

28) Apa yang dimaksud dengan menyaring panggilan?

Menyaring panggilan adalah proses mengevaluasi panggilan telepon sebelum memutuskan apakah akan dijawab atau tidak.

29) Mengapa pengelolaan buku harian itu penting?

Manajemen buku harian penting untuk melacak acara atau janji temu.

30) Apa itu Microsoft Excel?

MS Excel adalah program grid yang digunakan untuk membuat grid rumus, angka, dan perhitungan penentuan teks.

Pertanyaan wawancara ini juga akan membantu dalam viva Anda (lisan)

Anda mungkin ingin: