17 câu hỏi phỏng vấn nhân viên văn phòng hàng đầu và câu trả lời (2025)

Dưới đây là những câu hỏi phỏng vấn nhân viên văn phòng và câu trả lời dành cho ứng viên thư ký cấp dưới và thư ký hành chính để có được công việc mơ ước của mình.

---

1) Nhiệm vụ của nhân viên văn phòng là gì?

Nhiệm vụ của một nhân viên văn phòng bao gồm

• Đếm, thu và chi tiền, thực hiện sổ sách kế toán cơ bản và hoàn tất các giao dịch ngân hàng
• Giao tiếp với nhân viên, khách hàng và những cá nhân khác để trả lời các câu hỏi
• Giải thích thông tin và giải quyết khiếu nại
• Trả lời điện thoại, cuộc gọi trực tiếp và ghi chú tin nhắn
• Lưu trữ, sao chép, sắp xếp và biên soạn hồ sơ về các hoạt động văn phòng, giao dịch kinh doanh và các hoạt động khác
• Nộp hóa đơn, hợp đồng, hóa đơn, séc và chính sách
• Vận hành các máy văn phòng như máy photocopy, máy quét, máy fax, máy tính, v.v.

Tải xuống PDF miễn phí: Câu hỏi và câu trả lời phỏng vấn nhân viên

---

2) Nhân viên văn phòng cần có những kỹ năng gì?

Kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng là

• Hoạt động Nghe
• Speaking
• Writing
• Hiểu về phong cách làm việc của văn phòng
• Nhận thức xã hội
• Đọc hiểu
• Kỹ năng máy tính cơ bản

---

3) Liệt kê những lĩnh vực khác nhau mà một nhân viên có thể làm việc?

Một nhân viên có thể làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau như

• Nhân viên y tế
• Nhân viên văn phòng
• Chính sách Nhân viên phụ trách thẩm quyền
• Thư ký giáo xứ
• Doanh thu Kiểm toán Clerk
• Nhân Viên Kế Toán
• Thư ký quản trị
• Thư ký trường cao đẳng và đại học, v.v.

---

4) Kiến thức chuyên môn nào có thể giúp ích thêm cho nhân viên văn phòng?

Kiến thức chủ đề như

• Kinh tế kế toán
• Toán học
• Ngôn ngữ tiếng Anh
• Thư ký
• Tùy chỉnh và Kế toán

---

5) Trách nhiệm của nhân viên kế toán là gì?

• Duy trì hồ sơ kế toán
• Duy trì cơ sở dữ liệu kế toán bằng cách nhập dữ liệu vào máy tính
• Xác minh hồ sơ tài chính bằng phần mềm
• Xác định giá trị của tài sản khấu hao bằng sự trợ giúp của chương trình phần mềm
• So sánh các báo cáo ngân hàng với sổ cái chung

---

6) Giải thích kế toán là gì?

Kế toán là quá trình theo dõi tất cả tiền vào và ra trong khi xử lý quy trình kinh doanh. Là một nhân viên văn phòng, bạn phải sắp xếp hồ sơ theo thứ tự thời gian trong sổ kế toán bao gồm giao dịch tín dụng và ghi nợ. Nếu bạn đã đăng ký VAT, bạn cũng phải lưu giữ hồ sơ VAT.

---

7) Tại sao việc ghi sổ kế toán lại quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào?

• Quy trình ghi sổ kế toán là một yêu cầu pháp lý
• Nó giúp theo dõi dòng tiền chảy vào và chảy ra cả
• Hữu ích trong việc hiểu tài chính kinh doanh

---

8) Giải thích công việc của nhân viên văn thư là gì?

Nhân viên văn thư làm việc như nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu điện tử và soạn thảo. Nhân viên văn thư duy trì các tài liệu văn phòng và đảm bảo rằng chúng được chuyển giao cho đúng người. Họ cũng tạo ra các bản thảo thô hoặc phác thảo mà họ phải phát triển thành các báo cáo phù hợp và giúp các đồng nghiệp khác trong việc sắp xếp tài liệu. Nhân viên văn phòng cũng làm việc với bộ phận CNTT để tạo điều kiện giao tiếp giữa chi nhánh và trụ sở chính. Một số công ty tuyển dụng nhân viên văn phòng ngay sau khi tốt nghiệp trung học trong khi một số có bằng cử nhân.

---

9) Những kỹ năng máy tính nào có thể hữu ích cho nhân viên văn phòng?

Nhân viên văn phòng phải biết kỹ năng máy tính như

• Photoshop CS3 hoặc CS4
• Kiến thức về Từ MS, PowerPoint, Access, Outlook, Excel và PowerPoint
• AutoCAD cho văn phòng thiết kế hoặc kiến ​​trúc sư
• Quickbooks nếu được yêu cầu

---

10) Hãy cho biết tốc độ đánh máy tốt của một nhân viên văn phòng là bao nhiêu?

Đối với một nhân viên văn phòng, tốc độ đánh máy từ 50-60 từ một phút là hoàn hảo với độ chính xác cao.

---

11) Nhân viên văn phòng giải quyết những thách thức trong văn phòng như thế nào?

• Hãy lạc quan: Luôn có điều gì đó ở văn phòng mà bạn không thể làm được, nhưng với thái độ tích cực và nhờ sự giúp đỡ của đồng nghiệp, bạn có thể giải quyết được vấn đề.
• Tìm kiếm các lựa chọn: Thật tự nhiên khi bạn có thể phải đối mặt với các vấn đề liên quan đến công việc, vì vậy việc giữ lại lựa chọn cho công việc đang diễn ra của bạn luôn khả thi, đặc biệt là khi bạn đang xử lý các nhiệm vụ phức tạp.
• Đặt khung thời gian: Quản lý thời gian là một kỹ năng khác mà nhân viên văn phòng phải giỏi. Một nhân viên văn phòng giỏi phải có khả năng làm nhiều việc cùng lúc và đồng thời phải quản lý thời gian tốt.

---

12) Nêu sự khác biệt giữa nhân viên văn phòng và trợ lý hành chính?

• Nhân viên văn phòng: Về phần mình, nhân viên văn phòng phải giao tiếp với tất cả các cấp quản lý và phải làm việc với họ. Nhiệm vụ của họ thường bao gồm trả lời điện thoại, chạy việc vặt, lưu trữ, gửi thư, đánh máy, duy trì giấy tờ pháp lý, v.v.
• Trợ lý hành chính: Trợ lý hành chính giao tiếp với chủ công ty hoặc cấp cao nhất điều hành. Vai trò và trách nhiệm của họ không chỉ là một nhân viên văn phòng; họ giám sát nhân viên, sắp xếp các hội nghị, xem xét hồ sơ, sắp xếp các cuộc họp, v.v.

---

13) Nhân viên văn phòng làm việc ở phòng pháp lý là ai?

• Xem xét và nộp đơn kiến ​​nghị
• Xem xét đơn kiện và các tài liệu khác
• Lên lịch họp giữa các chuyên gia pháp lý và luật sư
• Giao tiếp và hòa giải tranh chấp
• Nộp hồ sơ pháp lý
• Chuẩn bị bản thảo dựa trên các lập luận hoặc tóm tắt, tài liệu cá nhân và kháng cáo
• Chuẩn bị bản tuyên thệ của các tài liệu

---

14) Nhân viên kiểm toán doanh thu làm gì?

• Kiểm toán báo cáo tài chính của công ty
• Kiểm tra sổ sách kế toán và hệ thống kế toán
• Chuẩn bị báo cáo chi tiết về phát hiện kiểm toán
• Báo cáo với ban quản lý về kết quả kiểm toán và việc sử dụng tài sản
• Xem lại dữ liệu về vốn cổ phần, thu nhập, chi tiêu và vốn cổ phần
• Phân tích và báo cáo báo cáo thường niên
• Duy trì kiểm toán biên chế và hồ sơ nhân sự để xác định mức bồi thường bảo hiểm của người lao động
• Cập nhật báo cáo tài chính bằng hệ thống phần mềm, v.v.

---

15) Giải thích hệ thống lưu trữ hồ sơ mà bạn sử dụng trong văn phòng?

Hầu hết các tệp mở rộng được sử dụng để lưu trữ trong văn phòng. Tệp này cho phép mở rộng kích thước bằng cách chèn thêm các tờ giấy vào. Các tệp này có vẻ ngoài hẹp, nhưng có thể mở rộng tệp này vì nó sử dụng thiết kế accordion.

---

16) Giải thích công việc của nhân viên lưu trữ hồ sơ y tế là gì?

Nhân viên y tế sẽ kiểm tra

• Xem bệnh nhân nào có cuộc hẹn
• Gửi báo cáo của bệnh nhân cho bác sĩ
• Cập nhật hồ sơ bệnh án của bệnh nhân sau khi thăm khám
• Đặt lịch hẹn cho bệnh nhân qua điện thoại
• Gửi báo cáo y tế đến bảo hiểm công ty
• Chuyển hồ sơ y tế sang dạng kỹ thuật số
• Hỗ trợ nhân viên lập hóa đơn y tế trong việc chuẩn bị các biểu mẫu bảo hiểm
• Nhắc nhở bệnh nhân thu thập báo cáo y tế

---

17) Bạn có thể sắp xếp hồ sơ và tài liệu trong văn phòng như thế nào?

Thông thường, giấy tờ không mong muốn sẽ gây bừa bộn, vì vậy trước khi sắp xếp hồ sơ, bạn có thể vứt bỏ những giấy tờ không mong muốn.

• Lưu giữ những giấy tờ này trong một thư mục riêng của hồ sơ có mục đích sử dụng lâu dài như hợp đồng bảo hiểm, giấy tờ liên quan đến thuế, hồ sơ y tế, giấy tờ về hưu và đầu tư, v.v.
• Các thư mục Manilla rất tiện dụng khi sắp xếp các tập tin
• Sắp xếp giấy tờ hoặc hóa đơn theo ngày
• Thường xuyên kiểm tra các tập tin để loại bỏ các hóa đơn hoặc tài liệu, bạn có thể không cần nữa
• Ghi nhãn chính xác cho từng tệp và sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, ví dụ, tệp kế toán sẽ nằm trong thư mục A, tương tự hóa đơn tiện ích sẽ nằm trong thư mục U.