Top 19 des questions et réponses d'entretien de réceptionniste (2023)

Voici les questions et réponses d'entretien de réceptionniste pour les nouveaux arrivants ainsi que les candidats expérimentés à la direction de la réception pour obtenir l'emploi de leurs rêves.

1) Expliquez le rôle et la responsabilité du réceptionniste ?

La responsabilité d'un réceptionniste est

Maintenir et organiser un système de classement actuel et précis
Surveiller l’utilisation du matériel et des fournitures
Surveiller la réparation et d'entretien du matériel de bureau
Gérer tous les appels et demandes entrants
Notez les messages adéquats et redirigez les appels le cas échéant
Accueillir et assister les visiteurs
Fournir des services administratifs aux Directrice D'USINE
Assurer le traitement de texte et le secrétariat
Aider à la planification et à la préparation de conférences, réunions, etc.

Téléchargement gratuit du PDF : Questions et réponses pour l'entretien avec la réceptionniste

2) Mentionner la compétence requise pour un réceptionniste ?

Les compétences requises pour devenir réceptionniste sont

Compétence en gestion du temps
compétences informatiques de base
Bonne communication
Esprit d'équipe, aptitude à l'analyse et à la résolution de problèmes
Compétences en gestion du stress

3) Mentionnez quels sont les défis auxquels la réceptionniste pourrait être confrontée au fil du temps ?

Les défis auxquels le réceptionniste pourrait être confronté au fil du temps comprennent :

Doit gérer plusieurs projets en même temps
Peut être interrompu fréquemment pour répondre aux besoins et aux demandes des membres
Besoin parfois de gérer un environnement occupé et bruyant
Besoin d'une excellente organisation
Travailler de plus longues heures sur ordinateur

4) Énumérez les principaux objectifs de performance d'un réceptionniste ?

Les principaux objectifs de performance d'un réceptionniste sont :

FIABILITÉ
Efficacité
Utilisation intelligente des ressources
Compétences techniques
Attitude amicale et positive
Maintenir le moral du bureau

5) Mentionnez ce qui donne du sens au travail d'un réceptionniste ?

Le travail d'un réceptionniste prend tout son sens lorsqu'il fournit une excellente Service Client et présenter un visage positif de l'entreprise.

Questions d'entretiens chez Receptionist

6) Mentionnez quels sont les équipements de bureau de base que vous pouvez utiliser ?

L'équipement de bureau de base que je peux utiliser

Scanners
Photocopieurs
Traceurs graphiques
Imprimantes
Déchiqueteuses et ainsi de suite

7) Expliquez quelle sera votre approche pour coordonner les réunions de groupe ?

Pour coordonner les réunions de groupe, mon approche serait la suivante :

Utilisation d'Outlook ou du portail spécifique à l'entreprise pour s'adresser au correspondant
Appeler le personnel respectif pour la confirmation des réunions / rendez-vous et rappeler à la direction à ce sujet
Avant d'organiser la réunion, assurez-vous que tout ce qui est nécessaire est fonctionnel, par exemple le projecteur, la connexion Internet, etc.
Communiquer et ajuster les détails sur les réunions (heure et date)

8) Expliquez comment pouvez-vous gérer les visiteurs ou les clientèles agacés ?

Pour gérer les visiteurs ou clientèles agacés, au lieu de discuter avec le client

Je voudrais d'abord écouter leur problème patiemment
Essayez de résoudre leur problème si je peux, sinon consultez le responsable de l'entreprise.

9) Connaissez-vous l'EPABX et la VOIP ?

Oui je le connais

VOIP : Voix sur protocole Internet. (Skype, Whatsapp, etc.)
EPBX : Il s'agit d'un système de central téléphonique multiligne

10) Expliquez ce que vous feriez lorsqu'un client ou un visiteur vous poserait une question à laquelle vous n'auriez pas la réponse ?

Lorsqu'un client ou un visiteur vous pose une question à laquelle vous n'avez pas de réponse, demandez simplement au visiteur d'attendre. Pour que vous puissiez trouver la réponse ou vous orienter vers la bonne personne.

11) Expliquez que se passe-t-il si votre collègue se plaint de vous ?

Je me sentirais mal à l'aise, mais sans considérer cela comme une affaire personnelle, je demanderais des éclaircissements à un collègue et je m'approprierais le problème. Je mettrais en œuvre d’autres actions pour améliorer la situation.

12) Un client n'accepte pas votre solution au problème. Que feriez-vous?

Je montrerais ma volonté de présenter des alternatives ou j'appellerais un personnel expérimenté pour s'en occuper.

13) En tant que réceptionniste, quelle est selon vous la compétence la plus importante ?

En tant que réceptionniste, la compétence la plus importante est d’être à l’aise pour rencontrer et interagir avec des personnes d’horizons divers. Il doit toujours avoir une attitude agréable et joyeuse envers toute personne.

Questions posées lors d'un entretien d'embauche de Réceptionniste à la réception

14) Mentionnez quels sont les aspects ou conseils clés dont un bon réceptionniste devrait se souvenir ?

Souriez quand vous répondez au téléphone
Toujours répondre au téléphone avec un accueil ou un message d'accueil approprié
Répondez au téléphone le plus rapidement possible
Avant de transférer l'appel, demandez le nom de l'appelant
Annoncez l'appelant par son nom à la personne à qui vous transférez l'appel
Avant de mettre quelqu'un en attente, demandez toujours
Pour prendre ou noter un message, gardez un bloc-notes sur votre bureau
Demandez aux managers s'ils préfèrent recevoir des appels par messagerie vocale ou recevoir un message écrit

15) Expliquez quelle est la différence entre un réceptionniste et un assistant administratif?

Il y a moins de différences et plus de similitudes dans leur rôle. Cependant, l’adjoint administratif aura une tâche plus complexe à gérer qu’un réceptionniste.

Les réceptionnistes copient et classent uniquement les enregistrements et les documents
Le rôle d'assistant administratif comprend la rédaction de mémos de routine, la facturation et la modification de la correspondance de l'entreprise pour garantir qu'elles sont en ordre. En outre, ils doivent acheter des fournitures, faire la comptabilité de base et gérer les fournitures du bureau, le cas échéant.
Dans certains cas, un certificat de compétences en secrétariat est requis, un certificat spécifique n'est pas requis

16) Comment évalueriez-vous l'importance d'un réceptionniste de un à dix, si nous parlons de l'impression générale de l'entreprise ?

Une réceptionniste est le visage de l'entreprise, et c'est la première personne que certains rencontrent en visitant l'entreprise. J'attribuerai une note de 10 sur 10 si l'on considère l'importance d'une réceptionniste.

17) Quelles compétences informatiques seront utiles pour une réceptionniste ?

Une connaissance du tableur, du système graphique, un logiciel de comptabilité, des compétences de base en matière d'utilisation d'ordinateurs de bureau et de MS Office seront utiles au réceptionniste.

18) Quels sont les domaines clés du travail de réceptionniste sur lesquels chaque réceptionniste devrait se concentrer ?

Chaque réceptionniste doit se concentrer sur deux aspects,

Étiquette téléphonique
Service client

19) Comment pouvez-vous vous démarquer en tant que meilleur réceptionniste ?

Demandez à vos collègues s'ils ont besoin d'aide
Pendant votre temps libre, voyez si vous pouvez aider vos managers avec des tâches supplémentaires
Écrivez les messages dans un livre en double et remettez-en un exemplaire à la personne à laquelle le message est destiné.
Trouvez quelqu'un pour prendre le bureau pendant les pauses, les réunions, etc.
Soyez poli, même envers votre client en colère

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