19 Pertanyaan dan Jawaban Wawancara Resepsionis (2025)

Baik Anda seorang pemula yang baru terjun ke bidang ini atau kandidat berpengalaman yang ingin mengasah keterampilan Anda, panduan tentang Pertanyaan Wawancara Resepsionis ini menyatukan pengetahuan penting. Meliputi segala hal mulai dari etiket dasar hingga respons situasional, panduan ini menawarkan wawasan berharga tentang peran tersebut. Jelajahi pertanyaan dan jawaban wawancara ini untuk posisi resepsionis guna memperoleh kiat praktis yang akan membantu Anda menavigasi wawancara dengan percaya diri dan menonjolkan kekuatan Anda secara efektif.

 

---

Pertanyaan dan Jawaban Wawancara Resepsionis untuk Karyawan Baru

1) Jelaskan peran dan tanggung jawab resepsionis?

Tanggung jawab seorang resepsionis adalah

• Memelihara dan mengatur sistem pengarsipan yang terkini dan akurat
• Memantau penggunaan peralatan dan perlengkapan
• Pantau perbaikan dan pemeliharaan peralatan kantor
• Menangani semua panggilan masuk dan pertanyaan
• Catat pesan yang memadai dan arahkan kembali panggilan jika perlu
• Menyapa dan membantu para pengunjung
• Memberikan pelayanan administrasi untuk Tim Management staf
• Memberikan dukungan pengolah kata dan kesekretariatan
• Membantu dalam perencanaan dan persiapan konferensi, rapat, dll.

Unduh PDF Gratis: Pertanyaan dan Jawaban Wawancara Resepsionis

---

2) Sebutkan keterampilan yang dibutuhkan untuk seorang resepsionis?

Keterampilan yang dibutuhkan untuk menjadi resepsionis adalah

• Keterampilan manajemen waktu
• Keterampilan komputer dasar
• Komunikasi yang baik
• Membangun tim, keterampilan analitis dan pemecahan masalah
• Keterampilan manajemen stres

3) Sebutkan tantangan apa saja yang mungkin dihadapi resepsionis seiring berjalannya waktu?

Tantangan yang mungkin dihadapi resepsionis dari waktu ke waktu meliputi,

• Harus mengelola beberapa proyek secara bersamaan
• Mungkin sering terganggu untuk memenuhi persyaratan dan permintaan anggota
• Perlu berurusan dengan lingkungan yang sibuk dan bising kadang-kadang
• Perlu organisasi yang unggul
• Bekerja lebih lama di depan komputer

---

4) Sebutkan Tujuan Kinerja Utama seorang Resepsionis?

Tujuan Kinerja Utama seorang Resepsionis adalah,

• Keteguhan
• Efisiensi
• Penggunaan sumber daya yang cerdas
• Keterampilan Teknis
• Sikap ramah dan positif and
• Menjaga moral kantor

---

5) Sebutkan apa yang membuat pekerjaan seorang resepsionis bermakna?

Pekerjaan seorang resepsionis menjadi bermakna ketika memberikan yang terbaik pelayanan pelanggan dan menampilkan wajah positif perusahaan.

---

6) Sebutkan peralatan kantor dasar apa yang dapat Anda operasikan?

Peralatan kantor dasar yang dapat saya operasikan

• scanner
• Mesin fotokopi
• plotter grafik
• Printer
• Penghancur dan sebagainya

---

7) Jelaskan pendekatan apa yang Anda gunakan dalam mengoordinasikan pertemuan kelompok?

Untuk mengoordinasikan pertemuan kelompok, pendekatan saya adalah,

• Menggunakan Outlook atau portal khusus perusahaan untuk menghubungi koresponden
• Memanggil personel masing-masing untuk konfirmasi rapat/janji dan mengingatkan manajemen tentang mereka
• Sebelum mengadakan rapat pastikan semua yang diperlukan berfungsi misalnya proyektor, koneksi internet, dll.
• Mengkomunikasikan dan menyesuaikan hal-hal khusus tentang pertemuan (waktu dan tanggal)

---

8) Jelaskan bagaimana Anda menangani pengunjung atau klien yang kesal?

Untuk menangani pengunjung atau klien yang kesal, daripada berdebat dengan klien

• Saya pertama-tama akan mendengarkan masalah mereka dengan sabar
• Cobalah untuk menyelesaikan masalah mereka jika saya bisa, jika tidak, temui manajer perusahaan

---

9) Apakah Anda familiar dengan EPABX dan VOIP?

Ya, saya akrab dengannya

• VOIP: Protokol Suara Melalui Internet. (Skype, Whatsapp, dll.)
• EPABX: Ini adalah sistem pertukaran telepon multiline

---

10) Jelaskan apa yang akan Anda lakukan ketika klien atau pengunjung menanyakan pertanyaan yang Anda tidak tahu jawabannya?

Ketika klien atau pengunjung menanyakan pertanyaan yang Anda tidak punya jawabannya, mintalah pengunjung untuk menunggu. Sehingga Anda bisa mengetahui jawabannya atau bisa mengarahkan ke orang yang tepat.

---

Pertanyaan dan Jawaban Wawancara Resepsionis untuk yang Berpengalaman

11) Jelaskan bagaimana jika rekan kerja Anda mengeluh tentang Anda?

Saya akan merasa tidak nyaman, namun tanpa menganggapnya sebagai urusan pribadi, saya akan meminta klarifikasi kepada rekan kerja dan mengakui masalahnya. Saya akan menerapkan tindakan lebih lanjut untuk memperbaiki situasi.

---

12) Klien tidak menerima solusi Anda terhadap masalah tersebut. Apa yang akan kamu lakukan?

Saya akan menunjukkan kesediaan untuk memberikan alternatif atau akan memanggil personel yang berpengalaman untuk menanganinya.

---

13) Sebagai seorang resepsionis, menurut Anda keterampilan apa yang paling penting?

Sebagai seorang resepsionis, keterampilan yang paling penting adalah merasa nyaman bertemu dan berinteraksi dengan orang-orang dari berbagai latar belakang. Dia harus selalu bersikap menyenangkan dan ceria kepada siapa pun.

---

14) Sebutkan aspek atau tip penting apa yang harus diingat oleh resepsionis yang baik?

• Tersenyumlah saat Anda menjawab telepon
• Selalu jawab telepon dengan sambutan atau sapaan yang pantas
• Jawab telepon secepat mungkin
• Sebelum mentransfer panggilan, tanyakan nama penelepon
• Umumkan penelepon dengan nama kepada orang yang Anda transfer panggilan
• Sebelum menahan seseorang, selalu tanyakan
• Untuk mencatat atau mencatat pesan, simpanlah buku catatan di meja Anda
• Tanyakan kepada manajer apakah mereka lebih suka menerima panggilan melalui pesan suara atau menerima pesan tertulis

---

15) Jelaskan apa perbedaan antara resepsionis dan an Asisten administratif?

Perbedaannya sangat sedikit dan persamaannya lebih banyak. Namun, asisten administrasi akan memiliki tugas yang lebih kompleks untuk ditangani daripada resepsionis.

• Resepsionis membutuhkan pengetahuan dasar keterampilan komputer seperti MS office, Software Akuntansi, copy, pencatatan file dan dokumen.
• Peran asisten administrasi meliputi penyusunan memo rutin, penagihan, dan pengeditan korespondensi perusahaan untuk memastikan semuanya teratur. Selain itu, mereka juga harus membeli perlengkapan, melakukan pembukuan dasar, dan mengelola perlengkapan kantor jika memungkinkan
• Dalam beberapa kasus diperlukan sertifikat keahlian kesekretariatan, namun sertifikat khusus tidak diperlukan

---

16) Bagaimana Anda menilai pentingnya seorang resepsionis dari Satu hingga Sepuluh, jika kita berbicara tentang kesan keseluruhan bagi perusahaan?

Resepsionis adalah wajah perusahaan, dan merupakan orang pertama yang ditemui saat mengunjungi perusahaan. Saya akan memberi nilai 10 dari 10 jika mempertimbangkan pentingnya resepsionis.

---

17) Keterampilan komputer apa yang akan berguna bagi seorang resepsionis?

Pengetahuan tentang spreadsheet, sistem grafis, perangkat lunak akuntansi, keterampilan pengoperasian desktop dasar dan MS office akan sangat membantu resepsionis.

---

18) Apa bidang utama pekerjaan resepsionis yang harus menjadi fokus setiap resepsionis?

Setiap resepsionis harus fokus pada dua aspek,

• Etiket Telepon
• Layanan Klien

---

19) Bagaimana Anda bisa tampil menonjol sebagai resepsionis yang lebih baik?

• Tanyakan kepada rekan kerja apakah mereka memerlukan bantuan
• Di waktu luang Anda, lihat apakah Anda dapat membantu manajer Anda dengan tugas tambahan
• Tulis pesan dalam buku duplikat dan berikan satu salinan kepada orang yang menerima pesan tersebut
• Temukan seseorang untuk mengambil meja untuk istirahat, rapat, dll.
• Bersikaplah sopan, bahkan kepada klien Anda yang sedang marah

Kesimpulan

Keakraban dengan pertanyaan wawancara resepsionis dapat meningkatkan kesiapan dan kepercayaan diri Anda dalam wawancara. Baik Anda baru memulai atau sudah mahir, berlatih menjawab pertanyaan-pertanyaan ini akan meningkatkan keterampilan Anda. Jangan ragu untuk membagikan pertanyaan berkesan yang pernah Anda hadapi di kolom komentar untuk membantu orang lain mempersiapkan diri secara efektif.